Digitalno skladištenje i upravljanje dokumentacijom u preduzeću te sigurnosne kopije

Datalab BH organizuje 29.1.2020. u Sarajevu konferenciju pod nazivom “Dan PANTHEON računovođa“. Poseban naglasak će biti na PANTHEON uslugama za ePoslovanje (PANTHEON Workflow, eDokumentacija, Sigurnosna kopija, eKnjiženje) koje do krajnjih korisnika pružamo u saradnji sa našim partnerom kompanijom BH Telecom, ujedno i generalnim sponzorom konferencije. Na konferenciji pored predavanja, očekuju vas demonstracijske radionice kao i mnogi primjeri iz prakse. Tim povodom, obavili smo intervju sa jednim od predavača na temu “Digitalizacija preuzimanja i prepoznavanja dokumenata te njihova elektronska obrada i izdavanje”.

U računovodstvu i preduzeću svakodnevno kruži puno dokumentacije, za koju morate imati različita arhivska mjesta. Podatkovne baze radi razne dokumentacije stalno rastu. Za njih moramo kreirati sigurnosne kopije, koje se nalaze obično na lokalnim serverima. Radi sve češćih nezgoda i raznih virusa ste tako u stalnom riziku gubitka podataka. eDokumentacija i Sigurnosna kopija/Backup su zato prava rješenja.

Šta podrazumijeva usluga eDokumentacija?

Usluga eDokumentacija je modul u PANTHEON-u koji nam omogućava skladištenje i upravljanje svim dokumentima preduzeća na jednom mjestu što nam u konačnici omogućava lakšu i bržu pretragu dokumenata, digitalni oblik dokumentacije, lakši prijenos dokumenata unutar preduzeća i bezpapirno poslovanje.

U dokumentaciju pohranjujemo primljenu i izdatu poštu (zajedno s vođenjem knjige pošte), svu računovodstvenu dokumentaciju (npr. kontne ispise, zaključke godine, opomene…), komercijalnu dokumentaciju (npr. ugovori, aneksi…), tehničku dokumentaciju (npr. upute za upotrebu, garantne listove). Ukratko – SVE dokumente koje smo odlagali u registratore ili koji su kružili po preduzeću.

Također, bitno je naglasiti da je eDokumentacija usluga pohrane dokumentacije u Cloud BH Telecoma, čime je zagarantovana sigurnost i nemogućnost gubitka podataka ili nekog dokumenta.

Kako izgleda optimiziran proces prijema i izdavanja dokumenata uz servis eDokumentacije?

U sklopu moga predavanja na praktičnim primjerima će biti prezentovan način rada eDokumentacije i sve prednosti ovog alata koje će omogućiti velike uštede vremena svakom knjigovođi koji u svoj radni proces uvrsti usluge eDokumentacija i Workflow. Akcenat ću staviti na praktične primjere prijema dokumenata, ulaznih faktura, klasifikacije dokumenata te mogućnosti slanja dokumenata ka korisniku i evidenciji izlaza tih dokumenata. Dosadašnji problemi izgubljenih dokumenata, nesporazumi u komunikaciji da klijent tvrdi da nije dobio neki dokument ili vam je isti zaboravio poslati, korištenjem usluge eDokumentacija će biti prošlost.

Na koji način eDokumentacija može olakšati rad računovodstvene agencije odnosno njenih klijenata?

Prednosti korištenja centralizovanog alata za manadžment dokumenata su mnogostruke i ogledaju se u vidu uštede vremena, troškova, smanjenju utrošenih sati rada na administrativno-operativne poslove što doprinosi tome da se računovođe mogu posvetiti savjetovanju i izvještavanju klijenata.

Klijenti često svoju dokumentaciju skupljaju fizički i šalju dokumente u računovodstvo. Neki klijenti ipak tu dokumentaciju pojedinačno skeniraju i pohranjuju na USB stick, šalju e-mailom u računovodstvo. Računovodstvo preuzima tu dokumentaciju i ručno je unosi u PANTHEON.

Korištenjem eDokumentacije ovaj proces je ubrzan i pojednostavljen. Digitalizacijom prijema i obrade dokumenata klijenti knjigovodstvene agencije mogu da slikaju račun i da ga pošalju knjigovodstvenoj agenciji. Sa druge strane, klijent može kompletnu dokumentaciju poslati računovodstvu uz pomoć masovnog skeniranja. Računovodstvo prima dokumente iz različitih izvora i oni se već nalaze u PANTHEON-u gdje se jednostavno obrađuju. Računovodstvo digitalizacijom izdavanja također pojednostavljuje izdavanje dokumenata. Ono može izdavati dokumente uz pomoć dokumentacijskog sistema. Na taj način se zadržava revizijski trag i rješava se problem da li smo neki dokument poslali ili ne.

Također, uslugom eKnjiženja koja je vezana i integrisana uz eDokumentaciju imamo opciju automatskog unosa ulaznih fakura u PANTHEON, tj. da izvršimo masovno skeniranje svih ulaznih faktura, OCR tehnologijom se izvrši prepoznavanje teksta na fakturama te se one automatski generišu u PANTHEON-u i ti dokumenti su automatski spremni za knjiženje.

Ukoliko imamo potrebu da izvezemo veliku količinu dokumenata to ćemo moći uraditi na nekoliko klikova. Ako vam se pojavi ili najavi inspekcija, uz samo nekoliko klikova dobit ćete sve potrebne dokumente i možete ih exportovati recimo na USB stick i dati traženu dokumentaciju na uvid i kontrolu.

Gdje se nalazi digitalni arhiv i ko brine za sigurnost podataka?

Digitalni arhiv se nalazi na posebnom DMS skladištu u Cloud-u, u sigurnom data centru partnera BH Telecom čime je obezbijeđena sigurnost svih podataka. Ono što je bitno naglasiti jeste da se vrši svakodnevni backup podataka što u konačnici znači da se klijenti ne moraju brinuti za sigurnost svojih podataka i imati strah od gubitka dokumentacije. Čak i oni korisnici koji ne koriste PANTHEON u Cloud-u, u slučaju incidenta će izvršiti instalaciju, podešavanje PANTHEON-a na novom računaru i na nekoliko klikova učitati sve svoje dokumente sa Cloud-a.

Da li smo u obavezi skeniranu dokumentaciju i dalje čuvati i u papirnom obliku?

PANTHEON je već spreman za bezpapirno poslovanje, a čuvanje dokumentacije zavisi od zakonskih okvira te su korisnici obavezni čuvati papirnu dokumentaciju onih dokumenata koji proizilaze iz zakonske obaveze, tj. onih dokumenata koji nisu definisani zakonom o elektronskom dokumentu FBiH/BiH. Kada se izvrše izmjene zakonskih regulativa, PANTHEON je spreman da podrži stopostotno bezpapirno poslovanje svojim korisnicima i doprinese enormnoj uštedi kako fizičkog prostora za arhiviranje tako i smanjenju troškova (troškovi nabavke papira, printera, održavanje i servisiranje printera, potrošnog materijala itd…).

Kome je usluga eDokumentacija dostupna?

Servis je dostupan svim korisnicima PANTHEON-a bez obzira na licencu. Uslugu je moguće koristiti kako na najmanjim blagajničkim licencama RT do MF licenci, a jedini preduslov za korištenje eDokumentacije je narudžba/aktivacija usluge preko našeg web portala i odabir paketa usluge koji nam je u tom momentu dovoljan. Paketi su definisani po količini skladišnog prostora na Cloud Hosting-u. Servis eDokumentacija je dostupan na build-u od verzije 10.17.20. Za više informacija Vam stojimo na raspolaganju na 033 652 101 ili prodaja@datalab.ba.

Usluge eDokumentacije mogu koristiti svi korisnici PANTHEON-a na Cloud-u, kojima je uvijek omogućena i zagarantovana zadnja verzija našeg software-a i on-premise korisnici koji imaju validan Ugovor o nadogradnji PANTHEON-a.

Više o konferenciji, mogućnost prijave i detaljan program na https://acckonferencija.datalab.ba/program/.