Od fakture do potpisa: kako PANTHEON pojednostavljuje svakodnevni život računovođe

Početak mjeseca. Fakture i ostala dokumentacija pristižu u računovodstvo, rokovi se približavaju, neki dokumenti čekaju potpisivanje, a podatke treba na vrijeme pripremiti za daljnju obradu. Uz profesionalni računovodstveni posao, brzo se nagomila mnoštvo manjih zadataka: skladištenje dokumenata, prepisivanje podataka, praćenje rokova, pretraživanje datoteka i prijenos informacija između različitih sistema.

Svaki od ovih zadataka može trajati samo nekoliko minuta, ali kada se ponavljaju svaki dan, s velikim brojem dokumenata i klijenata, predstavljaju značajan dio vašeg radnog vremena.

Zato digitalizacija računovodstva nije samo pitanje da li koristimo elektronske dokumente umjesto papirnih. Važnije je koliko koraka u svakodnevnom procesu možemo obaviti bez nepotrebnog ručnog rada. Pogledajmo kako može izgledati put dokumenta kroz takav proces u PANTHEON-u.

Stiže dokument. Šta se s njim dešava?

Svaki računovodstveni proces počinje dokumentom. Fakturom, ugovorom, kreditnim memorandumom ili drugom dokumentacijom koja prvo mora biti primljena i pravilno evidentirana.

U tradicionalnom načinu rada, ovaj prvi korak može biti prilično administrativni zadatak. Dokument treba preuzeti, pohraniti na pravo mjesto i učiniti dostupnim onome kome je kasnije potreban.

Sa eProtokolom omogućeno je digitalno snimanje dolaznih dokumenata. Dokument tako postaje dio digitalnog procesa po dolasku, što predstavlja prvi korak ka uređenijem toku dokumentacije.

Umjesto pretraživanja po folderima – dokumenti na jednom mjestu

Nakon što primimo dokument, postavlja se sljedeće pitanje: gdje ćemo ga pronaći kada nam ponovo zatreba?

Ako se dio dokumentacije nalazi u e-mailu, dio se pohranjuje lokalno, a dio se nalazi u različitim mapama i sistemima, samo pronalaženje prave verzije dokumenta može potrajati duže nego što biste očekivali.

PANTHEON DMS omogućava centralno digitalno spremište dokumenata. Umjesto raspršene dokumentacije, moguće je pohraniti dokumente u digitalnom okruženju i smanjiti vrijeme potrebno za njihovo pretraživanje.

U računovodstvu, gdje velika količina dokumentacije prođe kroz proces svakog mjeseca, takva organizacija nije samo pitanje transparentnosti. Ona također znači manje nepotrebnih koraka u svakodnevnom radu.

Faktura je stigla. Da li je zaista trebam ponovo kucati?

Sljedeći korak je obrada podataka. A ručni unos je jedan od onih zadataka koje često prihvatamo kao neophodan dio računovodstvenog posla, iako se uglavnom radi o repetitivnoj administraciji.

Kod eRačuna nije potreban ručni unos, jer se podaci direktno uvoze u sistem.

Ovo ne samo da štedi vrijeme na prekucavanje, već i manje ručnog unosa znači manje mogućnosti za greške koje se mogu pojaviti prilikom prenosa podataka iz jednog dokumenta ili sistema u drugi.

Ovo omogućava računovođi da se fokusira na obradu i provjeru podataka, umjesto na njihovo kopiranje.

Ali šta ako drugom sistemu trebaju isti podaci?

Digitalizacija brzo gubi smisao ako imamo više digitalnih rješenja između kojih se podaci i dalje prenose ručno.

Ako informacije koje već postoje u jednom sistemu treba ponovo unijeti u drugi, nismo eliminisali dupliranje posla – samo smo papir zamijenili ekranom.

Stoga su važne i veze s drugim sistemima putem kojih se podaci mogu prenositi bez dupliranja.

Cilj povezanog poslovnog okruženja je jednostavan: podaci koji su već dostupni trebaju se kroz proces prenijeti tamo gdje su potrebni, bez nepotrebnog ponovnog unosa.

U međuvremenu, novi rok se približava…

Dokumenti se obrađuju, podaci se pripremaju, ali računovođa ima i niz drugih obaveza. S velikim brojem klijenata, praćenje rokova može brzo postati zadatak sam po sebi.

Šta treba uraditi danas? Šta predstoji sljedeće sedmice? Je li neki određeni zadatak već završen?

PANTHEON omogućava automatsko evidentiranje rokova i zadataka , a korisnik dobija upozorenje.

Umjesto da praćenje rokova bude još jedan zadatak na listi, sistem može pomoći u ukazivanju na ono što zahtijeva pažnju.

I kada dokument još uvijek treba biti potpisan?

Proces može biti gotovo u potpunosti digitalan, ali u završnom koraku se ipak nalazimo ispred štampača.

Štampamo dokument, neko ga potpiše, zatim ga skeniramo i elektronski sačuvamo. To je mali korak, ali dobar primjer zadatka koji nepotrebno prekida digitalni tok dokumentacije.

BetrSign omogućava potpuno digitalno potpisivanje dokumenata. Ovo omogućava da potpis ostane dio digitalnog procesa, bez međuštampanja i ponovnog snimanja dokumenta.

Jedan dokument, mnogo malih koraka

Ako pogledamo cijeli put dokumenta, brzo postaje jasno gdje se vrijeme gubi u svakodnevnom računovodstvenom radu.

Dokument treba biti primljen. Sačuvan. Pronađen. Podaci uneseni u sistem. Prebačeni negdje drugdje ako je potrebno. Rokovi se moraju pratiti. Dokument možda još uvijek treba biti potpisan.

Jedan korak nije velika stvar. Ali mnoštvo ovih malih i ponavljajućih zadataka može predstavljati važan dio radnog dana.

PANTHEON povezuje rješenja koja pomažu u pojednostavljenju takvih koraka: eVlošče za digitalno snimanje dolaznih dokumenata, DMS za njihovo centralno pohranjivanje, eFakture bez ručnog unosa, veze s drugim sistemima za prijenos podataka, automatske podsjetnike za praćenje rokova i BetrSign za digitalno potpisivanje dokumenata.

Naravno, računovodstveni posao neće nestati, ali dio administracije oko njega može nestati.

I upravo je to poenta računovodstva budućnosti: manje vremena za rutinske zadatke, a više vremena za posao koji zahtijeva znanje i iskustvo računovođe.

Isprobajte PANTHEON

Želite li provjeriti kako PANTHEON može pojednostaviti svakodnevne procese u vašem računovodstvu ili računovodstvenoj službi?

Kontaktirajte nas za demonstraciju i konsultacije.