Šta je DMS i zašto ga sve više bosanskohercegovačkih kompanija implementira?

Poslovna dokumentacija je prije nekoliko godina bila prilično jednostavna stvar. Fakture su bile u računovodstvu, ugovori u fasciklama, otpremnice u skladištu, a važnije datoteke su se čuvale na zajedničkom disku. Danas se većina dokumenata kreira ili stiže u digitalnom obliku, ali to ne znači da kompanije zaista njima upravljaju digitalno.

Ugovor stiže e-poštom, neko ga sačuva na svom računaru, kolega pošalje revidiranu verziju kao prilog, konačna verzija završi u zajedničkoj mapi, a mjesecima kasnije niko nije sasvim siguran koja je datoteka zapravo potpisana. Slični scenariji se ponavljaju svaki dan s fakturama, ponudama, otpremnicama, zapisnicima i ostalom dokumentacijom.

Tu nastupa DMS, ili sistem za upravljanje dokumentima. Njegova svrha nije samo zamjena papirnih fascikli digitalnim fasciklama, već i organizacija cijelog načina na koji dokumenti dolaze u kompaniju, gdje se pohranjuju, ko radi s njima i kako se kasnije mogu ponovo pronaći.

Šta DMS zapravo znači?

DMS je skraćenica za Document Management System, sistem za upravljanje dokumentima. U svom najosnovnijem smislu, to je okruženje u kojem kompanija centralno pohranjuje svoju poslovnu dokumentaciju, organizira je i čini je dostupnom korisnicima kojima je potrebna za njihov rad.

Ali moderni dokumentni sistem je više od digitalne arhive.

Dokument nije vrijedan samo zato što je negdje sigurno pohranjen. Važno je i da ga možete brzo pronaći, znati na šta se odnosi, pratiti njegov status i uključiti ga u poslovni proces. Ako samo premjestite ugovor iz mape u mapu na zajedničkom disku, uklonili ste papir, ali niste nužno riješili probleme rada s dokumentacijom.

Stoga, pored centralnog skladištenja,  PANTHEON DMS omogućava i sortiranje i pretraživanje poslovnih dokumenata, praćenje promjena i pristupa na osnovu korisničkih prava, te povezivanje dokumentacije sa drugim dijelovima PANTHEON sistema.

Dijeljena mapa još nije sistem za dokumente

Razlika postaje najočiglednija kada broj dokumenata više nije nekoliko desetina, već nekoliko hiljada.

U tipičnoj strukturi foldera, zaposlenik obično treba znati gdje je dokument pohranjen i kako je nazvan. Vremenom se pojavljuju različite konvencije imenovanja, duplicirane datoteke i folderi, čiju strukturu najbolje razumije osoba koja ju je kreirala. Ako vam dokument zatreba dvije godine kasnije, brzo može postati pitanje nagađanja da li se nalazi među ugovorima, s određenim klijentom, na zajedničkom disku ili u staroj e-pošti.

U DMS-u, dokument je dio organiziranog sistema. U PANTHEON eDokumentaciji, dokumenti se mogu sortirati po vrsti, partneru, datumu i drugim kriterijima, a dokumentacija je dostupna direktno u PANTHEON sistemu.

S većim količinama dokumentacije, važno je ne znati uvijek naziv datoteke. PANTHEON DMS uključuje pretraživanje cijelog teksta, a pomoću eOCR-a , sadržaj skeniranih i slikovnih dokumenata također se može uključiti u pretragu. To korisniku omogućuje pretraživanje dokumenta na temelju riječi ili fraza u njegovom sadržaju.

 

Dokument mora negdje ići čak i nakon što ga sačuvate.

Prilikom upravljanja dokumentima, najviše pažnje se često posvećuje arhivi, iako se veliki dio administracije odvija prije nego što dokument u nju uđe.

Razmotrite fakturu. Neko je primi, zatim je mora pregledati, proslijediti odgovornoj osobi, potvrditi je ako je potrebno, obraditi podatke na odgovarajući način i na kraju sačuvati dokument. Ako svaki korak zahtijeva e-poštu, ručni unos ili prijenos datoteke iz jednog okruženja u drugo, sam digitalni dokument nije donio mnogo uštede.

Zato PANTHEON DMS kombinuje sistem za dokumente sa mogućnostima elektronske razmjene dokumenata, automatizovanim čitanjem primljenih faktura i poslovnim procesima za obradu i odobravanje dokumenata. Takođe podržava masovni uvoz dokumenata iz fascikli i direktno preuzimanje dokumenata u dokumentaciju.

Ovo je ujedno i jedna od glavnih razlika između digitalnog arhiviranja i stvarnog upravljanja dokumentima. Cilj nije samo znati gdje se dokument nalazi, već i upravljati njegovim putem kroz kompaniju.

Manje pretraživanja, a prije svega, manje prekida

Kada govorimo o prednostima DMS-a, brzo dolazimo do uštede vremena prilikom pretraživanja dokumenata. Ovo je važno, ali nešto drugo postaje očigledno u svakodnevnom radu: manja ovisnost o tome ko je primio dokument, gdje ga je sačuvao i ko zna šta se s njim trenutno dešava.

Ako se dokumentima upravlja centralno i zaposlenici imaju odgovarajuća prava pristupa, mogu sami pronaći informacije. Nema potrebe čekati da se kolega vrati sa sastanka, tražiti staru e-poštu ili tražiti od nekoga da ponovo pošalje prilog.

Istovremeno, moguće je pratiti promjene i pristup dokumentima, što kompaniji daje veću kontrolu nad dokumentacijom nego što je ima s datotekama koje slobodno cirkuliraju između elektronskih poštanskih sandučića i dijeljenih mapa.

Ovaj način rada postaje sve važniji kako kompanija raste. Sistem koji nesmetano funkcioniše sa pet zaposlenih može postati prilično netransparentan kada iste dokumente koristi više odjeljenja, a nove verzije, odobrenja i povezani podaci se kreiraju svaki dan.

DMS je najkorisniji kada nije odvojen od ostatka poslovanja.

Sistem za dokumentaciju može postojati kao samostalno rješenje, ali njegova korisnost značajno raste kada dokumentacija nije odvojena od podataka i procesa na koje se odnosi.

PANTHEON DMS radi unutar PANTHEON sistema i povezan je s drugim modulima, tako da dokumentacija nije još jedan zaseban sistem između kojeg zaposleni moraju prelaziti.

Čak se i rad s običnim uredskim dokumentima može integrirati u takvo okruženje. Dodatak PANTHEON DMS za Microsoft omogućuje pristup dokumentaciji direktno iz Microsoft Worda i Excela, gdje korisnici mogu otvarati, uređivati ​​i spremati dokumente natrag u PANTHEON DMS bez ručnog izvoza i prijenosa datoteka.

Ovo je važan dio digitalizacije koji se lako može previdjeti. Dobar sistem ne prisiljava zaposlenike da potpuno promijene način rada za svaki dokument, već pokušava eliminirati nepotrebne korake između alata koje već koriste.

Kada je kompaniji zapravo potreban DMS?

Ne postoji određena veličina kompanije ili broj dokumenata potreban za implementaciju sistema upravljanja dokumentima. PANTHEON DMS se može prilagoditi i manjim organizacijama i većim sistemima.

Bolji pokazatelj je način na koji radite. Ako zaposleni redovno pretražuju dokumente na više mjesta, ako postoji više verzija istih datoteka, ako se dokumentacija šalje između kolega kao prilozi, ako je teško utvrditi status dokumenta ili ako važne informacije ostaju u ličnim fasciklama i elektronskim inboxima, vjerovatno ima smisla razmotriti organizovaniji sistem.

DMS nije namijenjen samo kompanijama koje žele eliminirati papir iz svojih ureda. Njegova prava vrijednost se otkriva kada dokumentacija postane dio pojednostavljenog poslovnog procesa: od trenutka kada je dokument kreiran ili stigao u kompaniju, do njegove obrade, korištenja i skladištenja.

PANTHEON DMS povezuje upravljanje dokumentima, poslovne procese i druga e-poslovanja rješenja na jednom mjestu, omogućavajući kompanijama da osiguraju da dokumenti više nisu nešto što treba stalno tražiti i ručno prenositi, već da postanu organizirani dio svakodnevnog poslovanja.