Prednosti e-Računa i ostalih e-Dokumenata

Oct 5, 2018 | BLOG BA, Opšte teme |

„Izgubljeno vrijeme se nikada više ne može pronaći.”

- Bendžamin Frenklin

Brojne su prednosti digitalnog poslovanja i računovodstva ‘u oblaku’, a kao jedna od prednosti primjene suvremenih tehnologija je mogućnost kreiranja e-Računa i ostalih e-Dokumenata, te njihova razmjena unutar odgovarajuće IT infrastrukture i mreže poslovnih kontakata.  Ova prednost naročito je važna za poslovanje međunarodnih grupacija: pri digitalnoj komunikaciji preduzeća majke i preduzeća kćerki.

Savremeni oblik računa, koji se izdaje digitalnim putem i ne zahtjeva fizički ispis kako bi bio pravovoljan, naziva se e-Račun. S obzirom na to, moguće je slanje i primanje računa digitalnim putem. Danas možemo reći da su e-Računi sve učestaliji te se sve više primjenjuju zbog svoje jednostavnosti, ali i veće kontrole. e-Računi su jednostavniji u usporedbi s dosadašnjim oblicima kreiranja i slanja računa putem pošte koji su zahtijevali brojne korake prije nego što bi račun došao u ruke klijenta. e-Računi prije svega štede vrijeme računovođama olakšavajući im posao kreiranja i slanja računa te praćenja njihove naplate.

Kreiranje e-Računa i ostalih e-Dokumenata za poslovne potrebe omogućava učinkovitije i kvalitetnije poslovanje međunarodnih grupacija, ali i svih drugih poslovnih subjekata bez obzira na njihovu veličinu i djelatnost. Jednostavnost pri kreiranju e-Računa rezultat je automatizacije poslovnih procesa primjenom odgovarajućih softvera, što preduzećima omogućava da na jednostavan način mogu kreirati veliki broj e-Računa, a zatim pratiti i stepen njihove naplate od kupaca putem odgovarajućih izvještaja. Korištenjem usluga računovodstva ‘u oblaku’ u svakom trenutku može se provjeriti kada je kreiran e-Račun, kada i ko je digitalno potpisao e-Račun, kada je e-Račun ispostavljen ili preuzet od strane primatelja.  Automatizacijom poslovnih procesa pri kreiranju e-Računa obostrane koristi imaju i pošiljatelj odnosno dobavljač i primatelj računa odnosno kupac.

Standardni način kreiranja računa u papirnoj formi odnosno izdavanje računa manuelnim putem zahtijeva veći broj uposlenika koji će obavljati isključivo ove poslove (npr. kreiranje, pakovanje, slanje računa i druge papirne dokumentacije putem službe za fakturisanje i/ili službe ekspedita), gdje je istovremeno potreban znatno duži vremenski period da kreirani računi u papirnoj formi i druga poslovna dokumentacija budu isporučeni na željeno odredište tj. poslovnu adresu kupca itd.

Pri kreiranju e-Računa i ostalih e-Dokumenata ne smiju se zanemariti ekološki faktori koji omogućavaju uštede pri korištenju papira i drugog potrošnog materijala, te samim time očuvanja okoliša ukoliko je riječ o velikim poslovnim sistemima i međunarodnim korporacijama, koje pri svom poslovanju imaju potrebu za kreiranjem većeg obima papirne dokumentacije odnosno arhiviranja iste.

U tom smislu poseban značaj ima računovodsvo okoliša. Računovodstvo okoliša predstavlja kombinirani pristup koji omogućuje prijenos podataka iz financijskog računovodstva, računovodstva troškova i tokova materijala, u svrhu povećanja učinkovitosti materijala, smanjenja ekološkog utjecaja i rizika, te smanjenja troškova ekološke zaštite. Računovodstvo okoliša je postupak identifikacije, prikupljanja, procjene, analize i prezentiranja informacija o troškovima okoliša i o uštedama, kao i o s njima povezanim prihodima, u procesu poslovnog odlučivanja u poslovnom sustavu, na način da se informacije internog obračuna mogu uključiti u sistem eksternog izvještavanja.

Pri kreiranju e-Računa i ostalih e-Dokumenata moguće je postaviti pitanje sigurnosti i zaštite elektronskih dokumenata, naročito kada je u pitanju dugogodišnje zakonski obavezno čuvanje digitalnih arhiva sa finansijskim i drugim podacima, a koji mogu biti predmet otuđenja ili zloupotrebe. Svi softveri koji se koriste za kreiranje i arhiviranje e-Računa i ostalih e-Dokumenata imaju odgovarajući stepen zaštite na nivou administracije informacionog sistema odnosno ovlaštenja pri upravljanju elektronskim dokumentima. Kako ne postoji ‘savršena’ sigurnost, to ipak postoje adekvatni načini zaštite elektronskih baza podataka i arhive elektronske dokumentacije, kako bi se eventualni rizici pri elektronskom upravljanju finansijskom i poslovnom dokumentacijom mogli svesti na minimum. Jedna od preventivnih mjera je informiranje krajnjih korisnika softvera o mogućim bezbjedonosnim rizicima, kako bi blagovremeno mogli prepoznati eventualne rizične situacije prilikom korištenja usluga npr. računovodstva ‘u oblaku’ za kreiranje e-Računa i ostalih e-Dokumenata.

Zaključak

Ukoliko se, u najkraćem, žele prezentirati prednosti primjene e-Računa i ostalih e-Dokumenata za međunarodno poslovanje, onda se kao najznačajnije prednosti može izdvojiti slijedeće:

  1. Jednostavnost i brzina pri upravljanju finansijskom i poslovnom dokumentacijom.
  2. Automatizacija poslovnih procesa sa ciljem povećanja produktivnost rada.
  3. Ušteda vremenskih, materijalnih i finansijskih resursa.
  4. Povećanje stepena učinkovitosti i kvalitete poslovnih procesa.
  5. Veći stepen finansijske kontrole i kontrole pristupa povjerljivim informacijama.
  6. Ekološki aspekti poslovanja i zaštita okoliša.
  7. Kvalitetnije izvještavanje o stepenu naplate potraživanja od kupaca i finansijskom upravljanju odnosima sa kupcima.
  8. Brzo pronalaženje dokumenata u centralizovanoj elektronskoj arhivi.
  9. Automatizirana distribucija i razmjena finansijskih dokumenata u skladu sa odgovarajućim ovlaštenjima unutar organizacijske strukture.
  10. Poboljšanje interne i eksterne poslovne komunikacije primjenom savremenih IT alata.

Savremeno poslovanje podrazumijeva sve veću količinu dokumenata. Da li će se međunarodna grupacija opredjeliti da upravljanje finansijskom i poslovnom dokumentacijom vrši na konvencionalan način tj. u papirnoj formi ili će se opredjeliti da koristi usluge npr. računovodstva ‘u oblaku’ za kreiranje e-Računa i ostalih e-Dokumenata zavisi od definiranih strateških ciljeva na nivou grupacije. Donosioci odluka opredjeliti će se da automatiziraju upravljanje finansijskom i poslovnom dokumentacijom onda kada budu imali potrebne informacije o prednostima kreiranja e-Računa i ostalih e-Dokumenata.

Elektronsko arhiviranje i upravljanje dokumentima je složen proces čijom primjenom svi korisnici u poslovno-informacijskom sistemu odnosno međunarodnoj grupaciji postižu veću efikasnost poslovanja i značajne finansijske uštede u radu međunarodne grupacije.

SoftConsulting sp Tuzla je prije 8 godina započeo sa realizacijom misije pružanja suvremenog poslovnog savjetovanja primjenom IT alata i na taj način se na BH tržištu pozicionirao kao prva virtualna kancelarija za poslovno savjetovanje.

Prigodnim poklonima SoftConsulting nagrađuje Vaše ukazano povjerenje u proteklom periodu,

Ostavljanjem svojih podataka, ispunjavanjem obrazca dobijate dva e-Priručnika!

lejla-softic

Autor: Lejla Softić, dipl.oec.  –  SoftConsulting s.p. 

Smatra da razvoj karijere bez kontinuiranog ulaganja u osobni razvoj i unapređenje znanja i vještina nije moguće postići u 21. stoljeću. Konstantno usavršavanje i stjecanje novih znanja i vještina podjednako važno, za uspješnu karijeru, koliko je značajno disanje za naš život i zdravlje.

X