Koliko dnevnih zadataka u kompaniji može biti automatizovano?
Svaka kompanija ima zadatke koji se ponavljaju iz dana u dan. Provjera zaliha, obrada narudžbi, odobravanje faktura, slanje dokumenata, praćenje plaćanja, priprema izvještaja, organiziranje dokumentacije zaposlenika. Svaki zadatak može trajati samo nekoliko minuta, ali zajedno predstavljaju značajan dio radnog dana.
Problem često nije jedan veliki, složeni proces, već mnogo malih koraka koji i dalje zahtijevaju ručnu verifikaciju, unos podataka ili dijeljenje informacija s kolegama. Tu automatizacija može najznačajnije ublažiti teret svakodnevnog rada.
Pored standardnih funkcionalnosti, PANTHEON nudi i dodatna rješenja za različite poslovne procese. U novom smo ih sakupili više od 40. Katalog rješenja gdje ih možete pregledavati za vaše područje rada.
Od narudžbe i zaliha do isporuke
Kada je u pitanju robno poslovanje, veliki dio svakodnevnog rada vrti se oko istog pitanja: šta se naručuje, šta je trenutno na lageru, šta je već rezervisano i šta treba naručiti od dobavljača?
Rješenja u katalogu stoga pokrivaju, između ostalog, obradu narudžbi, rezervacije i pregled zaliha, planiranje nabavke i pripremu pošiljki. Na primjer, Prodajni asistent na jednom mjestu objedinjuje informacije o narudžbama kupaca, izdanim količinama, trenutnim nivoima zaliha po skladištu, serijskim brojevima, datumima isteka i povezanim narudžbama dobavljača.
Drugi primjer je automatsko kreiranje narudžbi za primarnog dobavljača. Kada zalihe pojedinačnog artikla padnu ispod određene minimalne količine, PANTHEON može pokrenuti proces kupovine bez potrebe da zaposlenik stalno ručno provjerava zalihe.
U praksi, to znači da prodaja može lakše provjeriti da li je roba dostupna, skladište ima bolju kontrolu nad otpremom, a nabavka može pravovremeno riješiti nedostajuće količine.
Finansije bez stalnog provjeravanja rokova i statusa
Čak i u finansijama, zadaci koji nisu zahtjevni, ali se moraju dosljedno obavljati, oduzimaju mnogo vremena. Jedan takav primjer je praćenje dospjelih faktura.
Umjesto ručne provjere, sistem može pratiti rokove dospijeća izdatih faktura i, ako su ispunjeni uslovi, pokrenuti daljnji proces, kao što je SMS obavještenje kupcu. Slično tome, moguće je sistematski pratiti i rješavati reklamacije na fakture.
Automatizacija ne znači samo uštedu vremena. Važno je da proces ne zavisi od toga da li se neko sjetio da provjeri određeni zapis ili je na vrijeme završio sljedeći korak.
Dokument stiže do prave osobe
Mnogo vremena se također može izgubiti u procesima gdje isti dokument mora proći kroz više ruku.
Dobar primjer su primljene fakture. Ako kompanija ima više nivoa odobrenja, dokument može automatski ući u unaprijed definirani proces odobrenja po prijemu. Odgovorna osoba se određuje na osnovu postavki kod dobavljača, a korisnici mogu pratiti da li je dokument još uvijek u procesu odobrenja, odbijen ili je već završen.
Sličan princip se može primijeniti i na druge dokumente i procese. Umjesto slanja priloga putem e-pošte i provjere ko je već pregledao dokument, odgovornosti i statusi procesa se definišu unutar sistema.
HR procesi se ne završavaju obračunom plata
S velikim brojem zaposlenika, brzo se javlja još jedan skup repetitivnih zadataka. Dokumenti se moraju pripremiti, poslati, odobriti i pravilno pohraniti, a kada zaposlenik stigne ili ode, nekoliko različitih ljudi mora pravovremeno završiti svoj dio procesa.
Rješenja u katalogu stoga uključuju i procese za zapošljavanje i otpuštanje zaposlenika, slanje i arhiviranje dokumentacije o osoblju i obračunu plaća te slanje i potvrđivanje sigurnosnih procedura.
Na primjer, kada zaposlenik odlazi, potrebno je osigurati povrat opreme, zatvoriti evidenciju osoblja i deaktivirati korisničke račune, licence, e-poštu i druge pristupe. S unaprijed definiranim procesom, mnogo je lakše osigurati da se nijedan od potrebnih koraka ne previdi.
Podaci su korisni samo kada ih možemo brzo upotrijebiti.
Automatizacija nije ograničena samo na obavljanje zadataka. Pristup informacijama je također važan dio efikasnog poslovanja.
Sistemska i izvještajna rješenja pružaju bolji pregled podataka koji su već generirani u PANTHEON-u. Na primjer, APOLON objedinjuje ključne pokazatelje iz područja prodaje, finansija, fakturiranja, nabavke i zaliha na jednoj kontrolnoj ploči. Umjesto pregleda različitih izvještaja, važne informacije se prikupljaju na jednom mjestu.
Druga rješenja u katalogu imaju isti cilj: smanjiti broj međukoraka između podataka koji su vam potrebni i odluke ili zadatka koji trebate izvršiti.
Počnite s procesom koji oduzima najviše vremena.
Automatizacija poslovanja ne mora biti ogroman projekat koji zahtijeva promjenu svih procesa u kompaniji odjednom. Često je razumnije prvo pogledati svakodnevne zadatke i identificirati gdje zaposlenici gube najviše vremena ručnim unosom, provjerom podataka, pretraživanjem dokumenata ili komuniciranjem informacija.
Zato smo dodatna rješenja za PANTHEON prikupili u Katalogu rješenja , gdje ih možete pregledavati po područjima: Roba, Novac, Kadrovi i obračun plata, Proizvodnja, Sistem i Transakcije.
Možda proces koji svakodnevno oduzima najviše vremena ne mora se obaviti na isti način sutra.
