Automatska likvidacija računa i 3-Way Matching
Digitalizovana obrada primljenih faktura
Rješenje omogućava potpuno digitalno snimanje i obradu primljenih faktura i automatizaciju procesa likvidacije. Fakture se automatski unose u sistem za upravljanje dokumentima (DMS) iz različitih izvora, kao što su:
- e-mail,
- PDF dokumenti,
- eSlog e-računi,
- OCR prepoznavanje,
- Prikupljanje podataka pomoću umjetne inteligencije.
Sistem osigurava brzu, tačnu i sljedivu obradu dokumenata bez ručnog prepisivanja podataka.
Automatski 3-Way Matching
Suština rješenja je automatska provjera usklađenosti između ključnih dokumenata poslovnih procesa:
- narudžbi
- potvrda o prijemu ili otpremnica,
- Račun.
Sistem provjerava količine, cijene, iznose i ostale ključne podatke i automatski utvrđuje da li se dokumenti podudaraju.
Automatska likvidacija bez intervencije korisnika
Kada se svi podaci poklapaju, sistem automatski izračunava:
- potvrdi,
- likvidira,
- povezuje se sa svim povezanim dokumentima,
- priprema za knjiženje.
Cijeli proces se odvija bez dodatnog administrativnog posla, što značajno skraćuje vrijeme potrebno za obradu faktura.
Inteligentno upravljanje tolerancijom
U praksi, mogu postojati minimalne razlike između dokumenata zbog zaokruživanja, troškova dostave ili drugih manjih razlika.
Sistem vam omogućava da postavite finansijske i procentualne tolerancije, na primjer:
- odstupanje do 2%,
- do 5 eura razlike.
Ako su odstupanja unutar dozvoljenih granica, račun se automatski likvidira, a razlika se automatski knjiži na unaprijed definirani račun odstupanja.
Prednosti
- manje nepotrebne obrade faktura,
- brža obrada dokumenata,
- smanjenje administrativnog posla,
- veća efikasnost računovodstva i nabavke.
Pametno odstupanje od rute
Kada sistem otkrije neslaganje, faktura se automatski preusmjerava odgovornoj osobi na osnovu vrste greške.
Razlika u cijeni
Fakturu prima odgovorni kupac koji upravlja određenom narudžbom.
Razlika u količini
Dokument se šalje odgovornoj osobi u skladištu, gdje se provjerava prijem robe.
Netačni poslovni podaci
Greške u podacima kompanije, poreskim brojevima ili bankovnim računima se automatski prosljeđuju računovodstvu.
Takav pristup osigurava brže rješavanje neslaganja i eliminira nepotrebno prebacivanje odgovornosti između odjela.
Vizuelna kontrolna ploča za brzo donošenje odluka
Za fakture sa neslaganjima, sistem prikazuje jasnu kontrolnu tablu koja omogućava poređenje:
Narudžba | Preuzimanje | Faktura
Odstupajući podaci su vizualno istaknuti, tako da korisnik odmah vidi uzrok problema.
Primjer:
- Naručena cijena: 10 EUR,
- Naplaćena cijena: 12 EUR.
Klikom na dugme, odgovorna osoba može:
- potvrditi odstupanje,
- podnijeti zahtjev za knjižno odobrenje,
- vrši djelimičnu likvidaciju računa.
Automatski proces rješavanja odstupanja
Kada sistem otkrije neslaganje, pokreće se standardizirana procedura:
1. Zapisivanje grešaka
Faktura je privremeno zadržana i označena odgovarajućim statusom. Sistem također bilježi detaljno objašnjenje neslaganja u dnevniku događaja.
2. Obavještavanje odgovornih osoba
Kroz tokove rada, odgovorne osobe se automatski obavještavaju o potrebnim aktivnostima.
3. Brzi tretman
Jednim klikom, korisnik može:
- potvrditi odstupanje,
- zahtjevati knjižno odobrenje,
- provoditi djelimičnu likvidaciju.
Sve aktivnosti se automatski bilježe i ostaju dio revizorskog traga.
Potpuna sljedivost i sigurnost revizije
Svaki korak obrade fakture je dokumentovan:
- ko je pregledao račun,
- ko je odobrio odstupanje,
- kada je donesena odluka,
- zašto je odstupanje odobreno ili odbijeno.
Sistem osigurava potpunu transparentnost i pojednostavljuje interne i eksterne revizije.
RECADV – ključ za gotovo potpuno automatsku likvidaciju
Korištenjem RECADV elektronske razmjene dokumenata, proces je dodatno automatiziran.
Kako to funkcioniše?
1. Nabava šalje narudžbu dobavljaču.
2. Po prijemu robe, skladište evidentira stvarnu količinu.
3. Sistem automatski šalje RECADV – potvrdu prijema – dobavljaču.
4. Dobavljač priprema fakturu na osnovu potvrđenih količina.
5. Faktura se automatski uparuje s narudžbom i preuzimanjem.
Rezultat je znatno manje pritužbi, manje ručnog usklađivanja i gotovo potpuno automatizirani proces likvidacije faktura.
Poslovne pogodnosti
- Do 70-80% manje faktura za ručnu obradu
- Brže ukidanje i knjiženje faktura
- Automatska identifikacija i usmjeravanje odstupanja
- Potpuna veza između narudžbi, računa i faktura
- Veća efikasnost u nabavci, skladištenju i računovodstvu
- Potpuna revizijska evidencija svih odluka
- Smanjenje administrativnih troškova
- Veća tačnost i manje grešaka u knjiženju
Sa automatizovanom likvidacijom faktura i naprednim 3-Way Matching-om, kompanija dobija brže procese, bolju kontrolu nad troškovima i znatno manje administrativnog posla, uz osiguranje potpune sljedivosti i usklađenosti poslovanja.
BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke
X
