Kontrola vremena isporuke i sljedivost
Automatsko snimanje potvrda narudžbi
Rješenje omogućava automatsko prikupljanje potvrda narudžbi dobavljača i njihovo povezivanje s originalnim narudžbama. Na taj način kompanija dobija potpuni pregled potvrđenih datuma isporuke, količina i mogućih odstupanja u ranoj fazi procesa kupovine.
Potvrde narudžbi mogu se prikupiti iz različitih izvora:
- PDF dokumenti,
- e-pošta,
- EDI poruke,
- drugim elektronskim formatima.
Svaki dokument se automatski pohranjuje u sistem za upravljanje dokumentima (DMS) i odgovarajuće klasificira kao potvrda narudžbe dobavljača.
Automatski link do narudžbenice
Sistem automatski pronalazi odgovarajuću narudžbenicu u ERP sistemu na osnovu broja narudžbe, reference dobavljača ili drugih identifikatora.
Nakon uspješne identifikacije, potvrda se automatski povezuje s originalnom narudžbom, što korisnicima omogućava trenutni pregled svih povezanih dokumenata i aktivnosti.
Prednosti povezivanja dokumenata
- nema više ručnog pretraživanja dokumentacije,
- brži pristup informacijama,
- manje administrativnog posla,
- veća transparentnost cijelog procesa.
Automatsko ažuriranje vremena isporuke
Na osnovu primljene potvrde, sistem automatski prikuplja ključne podatke kao što su:
- potvrđen datum isporuke,
- potvrđene količine,
- promjene prvobitne narudžbe,
- dodatni uslovi i odredbe dobavljača.
Podaci se bilježe direktno prilikom naručivanja, što omogućava ažuran pregled stvarnog statusa isporuke.
Kontrola nad rokovima isporuke
Jedna od ključnih funkcionalnosti rješenja je automatsko poređenje naručenog i potvrđenog vremena isporuke.
Sistem prati:
- naručeni datum isporuke,
- potvrđen datum isporuke,
- odstupanje ili kašnjenje u danima.
U slučaju promjene ili kašnjenja, narudžba se automatski označava, a odgovorne osobe dobijaju upozorenje za pravovremeno djelovanje.
Proaktivno upravljanje zalihama
Uz pravovremena upozorenja, kompanija:
- brže otkriva kašnjenja dobavljača,
- smanjuje rizik od prekida proizvodnje,
- poboljšava dostupnost materijala,
- olakšava planiranje daljih aktivnosti.
Potpuna sljedivost dokumenata
Cjelokupnoj historiji povezanih dokumenata može se pristupiti iz pojedinačne narudžbe u bilo kojem trenutku.
Korisnici imaju pregled nad:
- originalna narudžbenica,
- potvrda narudžbe dobavljača,
- otpremnica,
- preuzimanje robe,
- faktura dobavljača.
Svi dokumenti su međusobno povezani i dostupni na jednom mjestu.
Revizorski trag bez kompromisa
Sistem bilježi sve događaje i promjene tokom cijelog procesa kupovine:
- prijem dokumenta,
- veza s narudžbom,
- promjene u rokovima isporuke,
- korisničke potvrde,
- daljnje korake procesa.
Ovo osigurava potpuni revizorski trag, što omogućava jednostavan dokaz procedura tokom internih kontrola, revizija ili eksternih inspekcija.
Veća pouzdanost lanca snabdijevanja
Automatizacijom praćenja potvrđenih narudžbi, kompanija dobija bolju kontrolu nad cijelim lancem snabdijevanja.
Ovo omogućava:
- pravovremeno djelovanje u slučaju promjena u zalihama,
- preciznije planiranje proizvodnje,
- bolje upravljanje zalihama,
- smanjenje rizika uzrokovanih kašnjenjima.
Poslovne pogodnosti
- Automatsko snimanje i snimanje potvrda narudžbi
- Brže otkrivanje kašnjenja i promjena u rokovima isporuke
- Kontinuirana kontrola nad procesima isporuke
- Potpuna povezanost svih dokumenata u lancu snabdijevanja
- Veća transparentnost i sljedivost operacija
- Manje ručnog rada i administrativnih zadataka
- Bolje planiranje proizvodnje i zaliha
- Potpuni revizorski trag za potrebe kontrole i revizije
Digitalizacijom potvrde narudžbi i automatskom sljedivošću dokumenata, kompanija poboljšava pouzdanost procesa kupovine, povećava transparentnost poslovanja i osigurava pravovremeno i efikasno upravljanje lancem snabdijevanja.
BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke
X
Automatska likvidacija računa i 3-Way Matching