PANTHEON Workflow – šta može da uradi za vas?

25. 6. 2018. | BLOG BA, PANTHEON, Poduzetništvo, Poslovna rješenja |

Da li vam je poznata sljedeća situacija: svaki dan radite iste, dosadne ponavljajuće aktivnosti i zadatke na koji Vam ode veći dio dana, dok za „prave“ stvari, nikad nemate vremena? Svako se u svom radu sreo sa ovim užasnim potrošačima najdragocjenijeg resursa: vremena. Zar ne bi bilo idealno, kada već u poslovanju koristimo računare, da te poslove prepustiti njima?

“U svojoj osnovi radni proces (workflow) je jednostavno recept za obavljanje određenih aktivnosti i zadataka. Za svaki dobar recept potrebni su vam ulazni podaci (sastojci), aktivnosti kojim se ti podaci pripremaju (mješaju, kuhaju) i koji na kraju proizvode rezultate (ukusan obrok). Sve što treba da uradite jeste da PANTHEON nahranite receptima svojih poslovnih procesa.”

Šta je PANTHEON Workflow i šta omogućava?

PANTHEON Workflow je nova funkcionalnost PANTHEON ERP rješenja koja će svim korisnicima omogućiti sljedeće: vizuelizaciju funkcija i procesa, mjerenje, analizu, poboljšanje i kontrolu svakog pojedinačnog procesa. Zatim, jednostavnu primjenu odredbi GDPR-a, bezpapirno odobravanje i potvrđivanje dokumenata kroz cijelu organizaciju, automatsko prosljeđivanje radnih zadataka odgovornim osobama, automatsko obavještavanje putem email-a o statusima i aktivnostima procesa, izvršavanje specifičnih akcija nad podacima u bazi podataka kao i analizu uspješnosti izvršenja zadataka. Dodatno, na raspolaganju je moćan sistem praćenja trajanja svakog pojedinačnog zadatka i aktivnosti kako bi se precizno utvrdilo „gdje je zapelo“ tokom izvršavanja aktivnosti procesa.

Dalje, primjenom elektronskih računa biće moguće automatizovati slanje elektronski potpisanih računa kupcima, a primenom OCR (Optical Characher Recognition) tehnologije koja je u pripremi PANTHEON će ubuduće, prepoznavanjem ključnih elemenata računa, „prekucavati“ dokumente umjesto vas. Još jedan dosadan posao za koji softver neće tražiti ljudski angažman.

U teoriji, vizuelizacija bi trebalo da omogući grafičko predstavljanje (dijagram) toka poslovnog procesa i povezanih aktivnosti samog procesa. Mjerenje bi trebalo da omogući utvrđivanje adekvatnih vrijednosti ciljanih rezultata. Analiza bi trebalo da omogući poređenje različitih varijacija koraka istog poslovnog procesa kako bi se odredilo optimalno poboljšanje. Poboljšanje kao posljedica analize znači da treba da se izabere najefikasniji način da se neki proces obavlja i da se taj način primjeni na analizirani proces ili procese. Kontrola bi trebalo da omogući provjeru da li se sve aktivnosti odvijaju u skladu sa definisanim procesom.

Sve to zajedno donosi prednosti mogućnosti analize i optimizacije poslovnih procesa zasnovanih na podacima iz svakodnevnog rada.

 „Nevidljivi“ procesi i podaci

Ako pogledate bilo koju kompaniju, nećete vidjeti procese, a često ni podatke. Vidjećete ljude koji obavljaju svoje svakodnevne aktivnosti. Te aktivnosti generišu podatke, a odvijaju se po određenim pisanim (i nepisanim!) pravilima i zakonitostima. Dakle, poslovni procesi su prisutni svuda, samo su nekako „nevidljivi golim okom“. Ovaj problem je rješavan primenom poslovnih standarda, pisanjem uputstava ili procedura, internih pravilnika i sl. Opisi procesa i dijagrami tokova su uglavnom svoje mjesto nalazili van poslovnog softvera u dokumentima na dijeljenim folderima na serverima ili u internim uputstvima na Internet portalu. Takve dokumente uglavnom niko nije čitao ili ih je čitao vrlo rijetko kad to postane neophodno ili kad je potrebno utvrditi zašto nešto nije ili jeste urađeno.

Sami procesi su se odvijali uglavnom po nepisanim pravilima koja nigdje nisu opisivana, sa koracima koje znaju samo pojedinci, te je mogućnost kontrole, a posebno unaprijeđenja bila dosta ograničena. Primjenom PANTHEON Workflow alata ovi i slični problemi bi mogli postati prošlost. Kako?

Praktična primjena u PANTHEON-u

U svojoj osnovi radni proces (workflow) je jednostavno recept za obavljanje određenih aktivnosti i zadataka. Za svaki dobar recept potrebni su vam ulazni podaci (sastojci), aktivnosti kojim se ti podaci pripremaju (mešaju, kuvaju) i koji na kraju proizvode rezultate (ukusan obrok). Sve što treba da uradite jeste da PANTHEON nahranite receptima svojih poslovnih procesa.

U PANTHEON-u se svaki poslovni proces može predstaviti vizualno kao dijagram izvršavanja zadataka. Zadaci mogu biti različiti: otvaranje neke forme, odobravanje dokumenata, skeniranje, slanje elektronske pošte, izvršavanje programskog koda ili zadavanja daljih zadataka i uputstava o tome kako izvršiti određene poslove. Unapred definisani poslovni procesi na taj način mogu olakšati i ubrzati rad i, što je najbitnije, mogu sniziti troškove rada.

Dodatno, vizualno prikazani poslovni procesi se lako sagledavaju, čak i najkompleksniji. To omogućava da se i novim zaposlenima lako i brzo objasni kako se i šta radi. Čak se ne mora ni mnogo objašnjavati (u teoriji, naravno). PANTHEON automatizacijom svakog korisnika „vodi“ kroz unaprijed definisan dijagram toka poslovnog procesa. Na taj način se eliminiše „problem čitanja uputstava“.

Uz PANTHEON i kroz PANTHEON definisane poslovne procese, program jednostavno kontroliše redoslijed koraka, a na sljedeći korak se može preći samo ako su za to ispunjeni uslovi. Na taj način, korisnici mogu biti sigurni da će se proces uvijek odvijati na isti način, bez nepotrebnih improvizacija.

Malo tehnike – bez toga danas ne može

Svaki zadatak se pokreće kao posebna instanca i automatski izvršava zadatke ili korisničke zadatke, može slati obavještenja na definisanu email adresu o prethodnim i sljedećim koracima. Može vršiti promjene u bazi definisane zadatkom. Ono što je posebno važno jeste da promjene radnog procesa ne utiču na zadatke koji se već izvršavaju. Definicije radnih procesa se čuvaju u PANTHEON bazi podataka. Tako da je sve na jednom mjestu. Ukratko: prednosti koje kompanije mogu imati koristeći PANTHEON Workflow jesu veća kontrola, niži troškovi, jednostavniji i brži pristup podacima.

PANTHEON Workflow – prvi koraci

Najprije treba pripremiti poslovni proces. To znači pripremiti spisak dokumenata koji se koriste ili kreiraju u nekom poslovnom procesu i njihovo kretanje kroz firmu. Najbolja preporuka je da se na papiru prvo skicira kako teče poslovni proces, koji su koraci i zadaci. Zatim treba odrediti gdje svaki proces počinje i gdje se završava.

U ovom dijelu se najčešće utvrdi da svi rade slično, ali ne isto. Odnosno svi su u skladu sa svojim navikama modifikovali poslovni proces kako im odgovara. Zbog toga je ovaj prvi korak veoma značajan jer se na ovom mestu prave i prve promjene i optimizacije koje će u budućnosti olakšati rad.

Važna napomena na ovom mjestu jeste, da čak i ako se ne uspije iz prvog pokušaja dostizanje idealnog toka procesa, treba znati da postoji mogućnost da se kasnije izmjeni bilo koji proces koji je definisan u PANTHEON-u.

Ovde treba malo razraditi detalje oko toga kako je ovo na prvi pogled jednostavno, ali kada se počne stavljati na papir, vidi se zapravo da ima mnogo sitnih koraka koje treba napraviti kako bi se jednostavan proces kao što je na primjer prijem ulaznog računa jednostavno uradio.

A podaci? A GDPR?

Ako imate neku arhivu, papirnih dokumenta, opisa procesa, podataka van ERP-a i slično, sada je krajnje vreme za čišćenje, a prostor u kome se nalazila arhiva sada se može upotrijebiti u druge svrhe.

Zašto je ovo važno? U maju je stupio na snagu novi zakon tzv. opšta uredba o zaštiti podataka o ličnosti (GDPR). Ovaj zakon nam određuje i brisanje podataka. Da korisnik ne bi trebalo da razmišlja kada će brisati podatke, može pripremiti poslovni proces koji će se pokrenuti na dan brisanja podataka.

Problem je to što ćete pogrešno unešen predračun lako izmjeniti ili obrisati, ali šta sa podacima o ličnosti koji se nalaze svuda u sistemu i povezani su sa mnogim aktivnostima i operacijama. Uzmimo samo najjednostavniji primjer, a to je da treba ukloniti podatke o komercijalisti koji je te dokumente radio i bio zaposlen u kompaniji prije 10 godina? Ima li jednostavnog rješenja? Ima, ako koristite PANTHEON.

U ovome u velikoj meri pomaže klasifikacijski plan. Kada se priprema klasifikacijski plan važno je da za sve dokumente i podatke u njima definišemo period čuvanja odnosno skladištenja koji je definisan zakonom, kao i lokaciju skladištenja podataka.

Ono što je važno naglasiti, a u skladu je sa idejom bezbjednog upravljanja informacijama jeste da se u klasifikacijskom planu eksplicitno definiše gdje se čuvaju podaci dobijeni u svakom poslovnom procesu. Ovo je važno napomenuti ako skenirate dokumenta ili ih primate putem email-a, dakle dokumenata čije je mjesto nastanka van PANTHEON baze podataka, a to je najčešći slučaj sa primljenim računima.

Nijedan proces nije ostrvo

Svi poslovni procesi se mogu međusobno povezati, odnosno koristiti druge definisane procese unutar jednog procesa. To znači da se mogu napraviti složeni procesi koji će se sastojati iz više potprocesa. Zato je važno kada se definišu procesi da se prvo razmotre osnovne operacije koje se kasnije mogu koristi i u drugim procesima.

Primjera radi, ako smo definisali radni proces skeniranje računa koji ima neke svoje korake, taj isti osnovni proces možemo pridružiti bilo kojem drugom procesu koji sadrži u sebi skeniranje računa. Vrlo je jednostavno, bilo koji račun (ulazni ili izlazni) procesiramo na isti način: skeniramo, klasifikujemo i sačuvamo na za to definisanom mjestu. Može se primjetiti da je i klasifikacija novi potproces koji ima neke svoje aktivnosti. Na kraju svaki skenirani i klasifikovani dokument će se (u početku) morati pregledati jednostavno zbog toga da se vizuelno utvrdi da li je sve prošlo kako treba. I taj proces: proces pregleda dokumenta je proces za sebe koji se opet može pokretati i koristiti iz drugih poslovnih procesa.

Međusobna povezanost svih „stvari“

Ideja je jasna, sve procese treba popisati, videti procese koji se ponavljaju u svim drugim procesima i zatim i njih definisati kao procese. Svi procesi su međusobno povezani, i potprocesi se aktiviraju na za to predviđenim mjestima. Svi procesi se mogu pokretati ručno, ali i automatski u određeno vrijeme, ili u skladu sa definisanim događajima, aktivnostima ili zadacima („okidačima“).

Sve je povezano, samo je sada uz PANTHEON Workflow vidljivo – „holistički“ pristup poslovanju, podacima i procesima. I na ovaj način možete napraviti sve što želite. Ostaje samo pitanje: Šta Vi želite automatizovati kroz PANTHEON Workflow?

Izvor: PC Press/Maj 2018.

untitleddatalabDatalab tim

Simboličnim potpisom želimo da obuhvatimo sve pojedince, zaposlene, saradnike, partnere i korisnike sa kojima svakodnevno učimo, stičemo i razmenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih zajedno, svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovno i javite koje vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad važi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli sa vama! Podijelite dalje…

X