Sistem za upravljanje dokumentacijom – DMS – prirodan dodatak ERP sistemu

Koliko puta vam se desilo da provedete sate u pronalaženju nekog važnog dokumenta? A sigurni ste da je bio baš u tom i tom registratoru? Koliko puta ste bili sigurni da nešto imate i baš kada vam je zatrebalo niste mogli da pronađete? Ili ste pronašli baš onda kada vam nije trebalo u gomili papira koja već danima skuplja prašinu na stolu u iščekivanju slobodnog vremena za sređivanje stola?

Već smo ranije pisali o tome šta je sistem za upravljanje dokumentacijom ili DMS skraćenica od Document Management System i opisali neke od ključnih karakteristika i prednosti. U ovom tekstu obradićemo konkretnije prednosti digitalne dokumentacije i digitalizacije postojećih papirnih dokumenata i njihove upotrebe u svakodnevnom poslovanju.

Djeluje malo neobično ali ako bolje razmislite i dalje je problem digitalizacija postojećih i novih papirnih dokumenata. Budimo realni dobar dio dokumenata je i dalje u papirnom obliku. Čak iako imamo i danas elektronske dokumente, razumijemo njihov značaj i sl. I dalje još uvijek dosta dokumenata imamo u papirnom obliku.

Uzmimo samo za primjer ulazne račune troškova, sitne račune iz restorana, sitne nabavke kancelarijskog materijala i sl. Svi ti dokumenti uzeti na licu mjesta jesu papirni.

Dodatno, ugovori, dopisi i mnogi drugi dokumenti i dalje inicijalno nastaju elektronski, ali se po okončanju procesa kom služe postaju papirni, pečatiraju se i potpisuju i zatim arhiviraju.

Sve to je kasnije jako teško pretražiti, pronaći pravi podatak ili čak cijeli dokument. Ali to nisu jedini problemi koje DMS rješava. Pogledajmo malo detaljnije još neke prednosti koje DMS nudi firmama.

Fizički prostor – oslobodite se papira i registratora

Počnimo od najočiglednije prednosti: prostor koji zauzimaju papiri. Fizički prostor koji zauzimaju papirni dokumenti i registratori u kojima se čuvaju tokom godina zna poprilično da naraste. Imajući u vidu cijene poslovnog prostora po kvadratu mjesečno i količinu registratora prednost je jasna. Ipak neke dokumente su kompanije u obavezi da čuvaju u svojim prostorijama. Ugovore o radu, odluke, promjene cijena u maloprodaji i sl. Sa DMS-om i centralizovanom digitalnom arhivom svi neophodni dokumenti su vam dostupni na klik. Fizičku papirnu arhivu u tom slučaju možete izmjestiti van prostorija firme i na taj način osloboditi prostor za nešto pametnije od papira koji „čuvaju prašinu da ne pobjegne“ 😊.

Bolji backup, povećana sigurnost i bezbjednost informacija

Koliko vrijedi dokument? Onoliko koliko vrijedi informacija na njemu… U tom svjetlu DMS omogućava bolju kontrolu pristupa dokumentima, te samim tim i bolju sigurnost za pristup informacijama.

Sa digitalnom arhivom u oblaku odnosno van fizičkih prostorija vaše firme dobijate posebnu pogodnost da ćete u slučaju bilo kakvog problema imati sigurnu lokaciju za svoja dokumenta. Zamislite situaciju u kojoj vaša kompanija bude poplavljena (npr. pukne vodovodna cijev u arhivi, ništa dramatično), sva papirna arhiva može biti uništena. Sa skeniranim digitalnim dokumentima u oblaku ovo nije više toliki problem. Tačno je da se može desiti da izgubite papirnu dokumentaciju u ovom scenariju, ali nećete izgubiti informacije u tim dokumentima, a to je ipak važnije.

Digitalna arhiva i centralizovana lokacija dokumenata

Pored sigurnosti, bezbjednosti i backup-a, postoji i nešto što možda nije očigledno na prvi pogled. To je pristup dokumentima (digitalnim) sa bilo kog mjesta u bilo koje vrijeme. Dosta dokumenata koje zakon propisuje treba imati na lokaciji centrale, poslovne jedinice ili maloprodajnog objekta. To znači da se na primjer dokument promjene cijene i pripadajuća odluka moraju naći svim objektima prije nego se počne sa tom operacijom. Kako su neki objekti dalje, neki bliže logično je da neće svi objekti dobiti u isto vrijeme potrebnu dokumentaciju. Sa pristupom DMS-u i kreiranjem dokumenta kroz centralizovan pristup cloud lokaciji svi dokumenti su svima dostupni onog trenutka kada su napravljeni. Odnosno, da budemo potpuno precizni, svima kojima je dodijeljeno pravo da pristupaju tim i takvim dokumentima. Dakle, digitalna arhiva nije nešto novo, ali centralizovana lokacija dostupna na svakom mjestu u svakom trenutku za neke firme može biti od značaja.

Lakša pretraga digitalne arhive uz DMS i ERP

Hajde za kraj da zaokružimo priču o pretrazi dokumenata koju smo na početku pomenuli. Pretraga i pronalaženje dokumenata mogu uzeti mnogo vremena. Analize koje se mogu pronaći prostom pretragom interneta pokazuju da su najniži troškovi kreiranja dokumenta, nešto viši ako je dokument pogrešno zaveden u arhivi, a da su najviši ako se dokument mora ponovo napraviti. Iste analize pokazuju da se oko 8% svih dokumenata izgubi, a 3% se pogrešno zavede u arhivi. To sve otežava pronalaženje adekvatnih dokumenta. Ista statistika kaže da zaposleni troše između 5% i 15% svog vremena na čitanje informacija i do 50% na traženje tih istih informacija.

Sad zamislite da imate ERP i DMS zajedno. U ERP sistemu se često unose ili prekucavaju dokumenti sa papira i to su najčešće ulazni računi. Ulazni račun za troškove npr. unijet u ERP predstavlja podatke koji su bili na izvornom dokumentu, ali kako izgleda originalni dokument? Tu na scenu stupa DMS i priloženi skenirani digitalni dokument originalnog računa. Na taj način, ako se ne možete sjetiti odakle neki račun, kliknete na dugme i dobijete original tog dokumenta. Ovo je najjednostavniji primjer, ali najčešći izvor frustracije, naročito ako u firmi postoji uspostavljen proces odobravanja troškova ulaznih računa od strane više ljudi. Sa DMS-om i PANTHEON Workflow ovaj bar problem više ne bi trebalo da postoji.

A mogu li bez toga svega?

Ovo je dosta često pitanje. Odgovor je naravno, ali ako želite da u svom radu imate fleksibilnost, povećanu efikasnost, niže troškove administracije i generalno lagodniji rad, onda je odgovor da bez svega ovoga ne može. Isto važi i za mnogo konkretniji i životniji primjer. Da li možete svoju robu iz magacina nositi na rukama do svakog kupca? Možete, ali ko to još danas radi?