Online putni nalozi u PANTHEON-u: organizirajte svoje poslovno putovanje direktno na telefonu
Nakon posjete klijentu ili poslovnom partneru, i dalje trebate organizirati detalje vašeg poslovnog putovanja. Zabilježite vrijeme polaska i povratka, provjerite kilometražu i priložite potvrdu o parkiranju. Ako zaposlenici ovo odgode za kraj sedmice ili mjeseca, teže im je zapamtiti detalje i moraju tražiti potvrde među ostalim dokumentima. U međuvremenu, računovodstvo čeka podatke koji su mu potrebni za obračun.
Online putni nalozi omogućavaju zaposlenima da neke od ovih obaveza obave dok su u pokretu. Pomoću Granule putnih naloga , oni mogu kreirati putni nalog na svom mobilnom telefonu, unijeti podatke o putovanju i dodati troškove sa pripadajućom pratećom dokumentacijom. Pripremljeni podaci i dokumentacija se zatim prenose u računovodstveni odjel PANTHEON-a.
Unesite informacije o ruti kada ih imate pri ruci.
Prilikom poslovnih putovanja, najzahtjevniji dio je često naknadno prikupljanje podataka. Zaposlenik provjerava adresu kompanije koju je posjetio, traži potvrdu o parkiranju i saznaje u koje vrijeme se vratio. Ako obavljaju više putovanja u istom periodu, također moraju paziti da troškove i priznanice pripišu ispravnom putnom nalogu.
Granula Putni nalozi omogućava brz online unos, čak i putem mobilnog telefona. Zaposlenik može kreirati novi putni nalog i dodati mu vozilo, te odabrati odredište iz šifranta subjekata ili ga potražiti pomoću Google pretrage. Dostupan je i automatski izračun kilometraže.
Opcija unosa uživo je posebno korisna za zaposlenike koji često posjećuju kupce, dobavljače ili različite poslovne lokacije. Mogu uređivati podatke dok su još uvijek upoznati s njima, umjesto da ih kasnije moraju sastavljati iz kalendara, poruka i faktura.
Kilometraža i dnevnice u okviru putnog naloga
Pored odredišta putovanja, prilikom pripreme putnog naloga važno je i trajanje putovanja. Prilikom unosa predviđenog vremena službenog putovanja, dnevnice se automatski obračunavaju, tako da ih zaposlenik ne treba posebno obračunavati.
Korištenje Google mapa pomaže s podacima o ruti i kilometraži. To omogućava zaposleniku da koristi povezanu funkcionalnost prilikom pripreme putnog naloga bez potrebe da zasebno provjerava udaljenosti i zatim ih kopira u drugu evidenciju.
Ovo pojednostavljuje pripremu podataka, a računovodstvo prima putni nalog koji prikuplja informacije za daljnju obradu.
Priložite potvrdu o parkiranju tokom putovanja.
Tokom poslovnog putovanja mogu se pojaviti i dodatni troškovi koji zahtijevaju dokaz. Na primjer, lako je staviti potvrdu o parkiranju u džep ili automobil i zaboraviti na nju dok se račun ne pripremi. Tada počinje pretraga, a ponekad je potrebno dodatno objasniti na koje putovanje se odnosi svaki trošak.
U Granuli Putni nalozi, zaposleni mogu dodati trošak i priložiti sliku računa koristeći kameru svog telefona. Na ovaj način mogu dodati dokaz prilikom unosa troška, kada ga imaju pri ruci.
Zaposlenik također ima uvid u troškove za koje je već dostavio dokaze i one za koje ih tek treba dodati. To olakšava provjeru šta treba dovršiti prije nego što dokumentacija bude spremna za računovodstvo.
Pregled vaših putnih naloga
Kod velikog broja poslovnih putovanja, važno je da zaposlenik može provjeriti i već unesene putne naloge. Lista putnih naloga omogućava zaposleniku da pregleda svoje naloge i njihove statuse, tako da može pratiti šta je već pripremio i kakav je status svakog naloga.
Ovo olakšava ažuriranje evidencije. Zaposleni se ne moraju oslanjati na vlastite bilješke ili pretraživati e-poštu kako bi vidjeli koje su informacije već dostavili računovodstvu.
Od online unosa do računovodstva u PANTHEON-u
Online unos je posebno koristan kada su podaci vezani za dalji rad u kompaniji. Pripremljeni putni nalozi se prenose u računovodstvo u PANTHEON-u zajedno sa dokumentacijom. Zaposlenik unosi podatke putem online rješenja, a računovodstvo ih prima u okruženju u kojem obavlja svoj posao.
Granule su dodatne usluge za kompanije koje koriste web licencu iz PANTHEON Web porodice. One omogućavaju pojedinačnim zaposlenima pristup odabranim funkcionalnostima, kao što su online putni nalozi, bez zakupa dodatnih krovnih licenci. Ovo omogućava zaposlenima kojima nije potreban pristup širem spektru funkcionalnosti programa da učestvuju u pripremi podataka.
Povezivanje s Granula Dokumenti i zadaci
Prilikom uređivanja dokumentacije, zaposlenik može koristiti i Granulu Dokumenti i Zadaci . U njoj unosi dokument, na primjer primljenu fakturu, i daje mu informacije o vrsti dokumentacije, klasifikaciji i predmetu. Također može dodati odgovarajuće datume i napomenu.
Korisnik snima dokument kamerom telefona i sprema ga u Dokumentaciju. Spremljeni dokument je zatim odmah vidljiv u PANTHEON-u korisnicima s odgovarajućim ovlaštenjima. Ovaj način rada je koristan za dokumente koje zaposlenik prima izvan ureda i želi ih odmah proslijediti kolegama na daljnju obradu.
Manje naknadnog prikupljanja podataka tokom poslovnih putovanja
Lakše je obraditi putni nalog ako zaposlenik unosi podatke u hodu, fotografira račun kada nastane trošak i kasnije može provjeriti da li su priloženi svi prateći dokumenti. To zaposleniku štedi posao prikupljanja dokumentacije po povratku, a računovodstvo ima podatke dostupne za daljnju obradu.
Granula Putni nalozi povezuju online unos, podatke o kilometraži, automatski obračun dnevnica i dodavanje troškova s dokumentacijom. Omogućava zaposlenima da dogovaraju poslovna putovanja putem telefona, a kompanijama pojednostavljuje proces od unosa podataka do njihovog prenosa u računovodstvo.
Želite li pojednostaviti upravljanje poslovnim putovanjima u vašoj kompaniji?
Pišite nam na godigital@datalab.ba i provjerite kako vam online narudžbe putovanja u PANTHEON-u mogu pomoći u tome.
