Potvrđivanje primljenih faktura s većom kontrolom

Problem:
U organizacijama koje obrađuju veliki broj dolaznih faktura i imaju više nivoa odobrenja, proces odobravanja faktura je često spor, netransparentan i neefikasan.

Fakture se šalju ručno putem e-pošte ili drugih komunikacijskih kanala, i često nije jasno ko je odgovoran za njihovu obradu i u kojoj fazi procesa se nalaze.

Ovakav način rada uzrokuje kašnjenja u potvrđivanju i knjiženju troškova, povećava administrativno opterećenje zaposlenika i stvara dodatni rizik od grešaka ili gubitka dokumenata.

Dodatni izazov predstavlja nedostatak transparentnosti i kontrole nad procesom, posebno u kompanijama s više nivoa validacije troškova.

Na primjer, menadžer nižeg nivoa može odobriti fakture do 300€, menadžer srednjeg nivoa može odobriti fakture do 5.000€, a sve veće iznose mora odobriti menadžment kompanije.

Bez jasno definiranog i automatiziranog procesa, takva pravila se često ne primjenjuju dosljedno.
Fakture se prosljeđuju pogrešnim ljudima, zaglave u određenoj fazi procesa ili se odobravaju bez odgovarajućeg nadzora.

Korisnici nemaju jasan pregled gdje se dokument nalazi, ko ga trenutno obrađuje i gdje postoje uska grla u procesu.

Odluka:
Modul omogućava napredan proces odobravanja primljenih faktura kroz više nivoa odobravanja, uz automatsku distribuciju dokumenata odgovornim osobama i praćenje statusa procesa u realnom vremenu.

Po prijemu fakture, dokument se dodjeljuje unaprijed definiranim grupama na osnovu odgovorne osobe navedene za dobavljača u šifrarniku entiteta.

Centralizirana naplata računa

Sve primljene fakture se automatski prenose u Dokumentaciju. Pristup klasifikaciji može biti ograničen na ovlaštene korisnike koji imaju pravo pregleda svih faktura.

Automatska distribucija odgovornim osobama

Nakon prijema dokumenta, pokreće se poslovni proces distribucije faktura.
Sistem automatski određuje odgovornu osobu na osnovu podataka navedenih za dobavljača u šifrarniku entiteta.

Na ovaj način, svaki račun prolazi kroz unaprijed određene nivoe verifikacije i validacije.
Ako odgovorna osoba nije određena za dobavljača, dokument ostaje izvan automatskog procesa odobravanja, ali se može ručno poslati u proces odobravanja.

Kontrola dokumenata u bilo kojem trenutku

Status dokumenta znate u bilo kojem trenutku:
• u procesu odobravanja
• odbijen
• završeno

Statusi vam omogućavaju da lako vidite trenutni status svakog računa.

Transparentnost bez dodatnog pretraživanja informacija

Odgovorna osoba je prikazana u tabeli, tako da odmah možete vidjeti s kim je račun i u kojoj se fazi procesa nalazi.

Na ovaj način, korisnici mogu u bilo kojem trenutku vidjeti:

• ko je trenutno vlasnik dokumenta
• gdje je postojalo potencijalno usko grlo u procesu

Obrada faktura u računovodstvu omogućava fleksibilno knjiženje

Nakon završetka procesa validacije, računovodstvo može odabrati način knjiženja fakture:
• uvoz XML dokumenta
• ručni unos
• Obrada OCR faktura

Prednosti rješenja

Automatizirajte proces odobravanja faktura
Jasna kontrola nad odgovornostima i odobrenjima
Manje ručne distribucije dokumenata
Brži protok i obrada primljenih faktura
Transparentno praćenje statusa dokumenata
Lakša kontrola kašnjenja i odbijenih faktura
Povećana sigurnost i kontrola pristupa dokumentima

Kome je rješenje namijenjeno?
Rješenje je namijenjeno kompanijama koje imaju:
Više nivoa verifikacije računa
Decentralizovana validacija troškova
Potreba za kontrolom procesa certifikacije
Povećan broj primljenih faktura i korisnika uključenih u proces obrade

Ključna vrijednost rješenja
PANTHEON čini još više. Uz pravilno uspostavljen proces, postaje moćan alat za upravljanje dokumentima i odgovornost.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke