Digitalna kontrola procesa koji direktno utiče na finansije, odnose i povjerenje

U svakoj organizaciji koja izdaje veliki broj faktura, reklamacije su neizbježne. Razlika nije u njihovom broju, već u načinu na koji se njima upravlja.

U praksi, pritužbe često dolaze putem različitih kanala: putem e-fakture, e-pošte, pisma, zahtjeva ili telefonskog poziva.

Informacije ostaju raspršene, odluke zavise od pojedinaca, a preispitivanje spornih iznosa i statusa postaje sve izazovnije.

Naše rješenje za upravljanje pritužbama unosi red, transparentnost i potpunu kontrolu u proces koji često prolazi nezapaženo sve dok ne postane problem.

Unificirani proces umjesto improvizacije

Rješenje digitalizira i standardizira cijeli proces podnošenja žalbi – od trenutka podnošenja žalbe na račun do konačne odluke i finansijske obrade.

Bilo kakva žalba:

• je povezan sa određenom izdanom fakturom,
• zabilježeno na jednom mjestu,
• ima jasno definisan status i odgovornu osobu,
• slijedi unaprijed određeni proces donošenja odluka.

Bez obzira da li žalba stiže elektronskim putem ili tradicionalnim kanalima, postupak je uvijek isti, transparentan i sljediv.

Potpuna transparentnost i kontrola

Odmah nakon reklamacije, faktura dobija odgovarajući status i pojavljuje se u pregledu reklamiranih dokumenata.

Ovo omogućava:

• jasan pregled svih aktivnih pritužbi
• pregled ukupnog iznosa spora
• transparentan pregled odgovornosti i faza procesa

Svi prilozi, komentari, razlozi za žalbu i odluke pohranjuju se zajedno s dokumentom, osiguravajući potpunu sljedivost i pregled cijele historije obrade.

Brže i sigurnije donošenje odluka

Proces podnošenja žalbe provodi se putem automatiziranih naloga, koji uključuju sve relevantne učesnike:

• odgovorne osobe
• konsultanti po potrebi
• šefovi odjela
• finansije
• i liderstvo u većim količinama

Manje reklamacije se brzo rješavaju, dok se veći iznosi automatski prosljeđuju na dodatno odobrenje.
Ovo postiže optimalnu ravnotežu između brzine i kontrole.

Finansijska sigurnost bez dodatnih opterećenja

Rješenje omogućava:

• jasno upravljanje osporenim zahtjevima
• kontrolisano izdavanje kreditnih nota
• ispravno poništavanje osporenih faktura
• ili pripremu novih, ispravljenih faktura. Nakon završetka postupka, stanje računa se automatski ažurira, a reklamacija se zatvara bez ručne intervencije ili dodatnih provjera.

Prednosti rješenja

• Kraće vrijeme rješavanja reklamacija
• Niži operativni i finansijski rizik
• Veća interna transparentnost
• Jasno definirane odgovornosti
• Profesionalniji odnos prema kupcima

Reklamacije više nisu nepredvidiv i dugotrajan zadatak, već postaju kontrolirani poslovni proces.

Kome je rješenje namijenjeno?

• Finansijski i računovodstveni odjeli
• Prodaja i naplata potraživanja
• Organizacije sa velikim brojem izdatih faktura
• Kompanije koje posluju s e-računima
• Timovima koji žele standardiziran i skalabilan proces

Kako obim poslovanja raste i sve više ljudi i odluka je uključeno u proces žalbi, ovo rješenje pruža strukturu koja podržava rast poslovanja.

Ključna vrijednost rješenja

Mi ne nudimo samo alate.
Ne bavimo se samo reklamacijama.
Donosimo sigurnost, transparentnost i kontrolu u proces koji direktno utiče na prihod i odnose s kupcima.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke