Datalab OTOS za povezavo dislociranih enot

 

Datalab OTOS

Povezivanje dislociranih jedinica

Podaci dislociranih jedinica ne smiju biti nedostupni. I ove jedinice spadaju u preduzeće! Datalab OTOS je idealno rješenje za automatsku sinhronizaciju baza podataka za programsku opremu.

 

Šta je OTOS

DataLab OTOS je programski paket za automatsku sinhronizaciju baza podataka za programsku opremu Datalab. Za prenos program upotrebljava elektronsku poštu. DataLab OTOS ne zahtijeva korisničke intervencije (pod uslovom da preduzeće ima stalnu ili “dial-up” internet vezu).
Nakon pokretanja program sinhronizuje baze podataka i završi rad. Korisnički interface prikazuje status sinhronizacije, a sam program piše dnevnik rada, tako da možemo da pregledamo tok i nakon završetka rada.

S obzirom na to, da program upotrebljava internet za prenos podataka, trošak njegovog rada je izuzetno nizak. Bez obzira na to gdje se nalaze baze podataka, cijena prenosa je jednaka cijeni lokalnog poziva. Zbog toga su nepotrebne skupe stalne veze, što posebno dolazi do izražaja kod preduzeća koja imaju poslovnice u različitim državama. Upotrebom kompresije i diferencijalnog prenosa, smanjuje se vrijeme prenosa, a tako povezani troškovi se svode na minimum.

 

Kako radi?

Za lakše razumijevanje zamislimo slijedeći scenario:
Imamo preduzeće sa centralom i tri trgovine (poslovne jedinice). Centrala želi poslovnim jedinicama da šalje podatke o kupcima i identima. Od poslovnih jedinica želi da prima narudžbe i izdate račune i integriše ih u centralnu bazu podataka.
Preduzeće mora da otvori posebnu e-mail adresu (npr. transfer@company.com), koja će se koristiti za sve prenose između centrale i poslovnih jedinica. Centrala je u tom slučaju gospodar (master) prenosa, a poslovne jedinice su njene sluge (slave). Za svaku poslovnu jedinicu se u programu otvara poseban profil.

Profili sadrže sljedeće podatke:

  • Način prenosa
  • Koji podaci se prenose (šifarnici i poslovni dokumenti)
  • MEDT/SEDT polja.

 

Poslovni događaji

DataLab OTOS sinhronizuje podatke na osnovu dodavanja i mijenjanja podataka. Da bi osigurali pravilnu sinhronizaciju baza podataka, moramo se pobrinuti, da dva korisnika u isto vrijeme ne mijenjaju iste podatke. Zbog toga je potrebna pametna definicija vrsta dokumenata i autorizacija za njih. Pravilo je, da je potrebno za svaku poslovnu jedinicu, koju želimo da sinhronizujemo, otvorimo svoju vrstu dokumenta. Tako bi u našem primjeru strukturu vrsta dokumenata definisali kao na šemi. Vidimo, da centrala i svaka od poslovnih jedinica imaju otvoreno vlastito skladište. Pored vlastitog skladišta imaju i vlastitu vrstu dokumenta za prijem robe na skladište, izdavanje (prodaju) i blagajnički prijem/izdatak. Isto bi u slučaju, kada sve PJ prate narudžbe, morali da otvorimo i odgovarajuće vrste dokumenata za narudžbe. Ovakvo podešavanje je potrebno zbog nezavisnog rada svake lokacije, jer bi drugačije dolazilo do mogućih grešaka prilikom označavanja dokumenata. A ako šemu podesimo tako, kako je prikazano, svaka poslovna jedinica ima svoje dokumente, unutar kojih se obavlja označavanje nezavisno od drugih (sama brine o svojim vrstama dokumenata). Sa odgovarajućim podešavanjem autorizacija ovakav sistem je siguran i nezavisan.

Međuskladišni prenosi

Posebnu pažnju kod podešavanja vrsta dokumenata treba usmjeriti ka međuskladišnim prenosima. Međuskladišni prenosi između centrale i poslovne jedinice moraju uticati na stanje oba skladišta.Na raspolaganju imamo dva načina prenosa:

Nekontrolisani prenos
Kontrolisani prenos

Zaliha

Prenosi materijalnih prometa sa OTOS-om utiču na zalihe. OTOS dokumenta, koja prate stanje skladišta samo uvozi u bazu podataka ali ne izračunava novo stanje.Zbog toga je potrebno posle uvoza materijalnih prometa na centrali poslije zaključka uvoza podataka, obavezno pokrenuti obnavljanje zaliha. Prenosi materijalnih prometa sa OTOS-om utiču na zalihe. OTOS dokumenta, koja prate stanje skladišta samo uvozi u bazu podataka ali ne izračunava novo stanje. Zbog toga je potrebno poslije uvoza materijalnih prometa na centrali poslije zaključka uvoza podataka, obavezno pokrenuti obnavljanje zaliha. Na poslovnim jedinicama, na koje izvozimo stanje zaliha u centrali (i moguće na ostalim poslovnim jedinicama), moramo uvijek da pokrenemo samo obnavljanje zaliha skladišta poslovne jedinice. Ako bi u poslovnoj jedinici obnavljali zalihe svih skladišta, zbog nepostojanja drugih materijalnih prometa (oni se obično na PJ ne prenose) zaliha na svim ostalim skladištima, poslije obnavljanja, pokazivala bi stanje nula.

 

Prenos podataka u off-line računovodstva

 

Upotrebom računarske tehnologije i Datalab programske opreme, količina potrebnog rada može biti bitno manja i jeftinija. Preduzeće prati svoje poslovanje u PANTHEON-u. Unosi predefinisane primljene računa (pozicije, bez ili sa kontima) i izdaje račune. S obzirom na to, da su i ulaz i izlaz robe u sistemu, preduzeće tako samo vodi materijalno knjigovodstvo pri čemu stanje zaliha više nije tajna.   Na taj način predefinisane podatke preduzeće dnevno OTOS-om šalje u servis, koji ih knjiži na odgovarajuća konta glavne knjige i saldakonta. Servis knjiži još i banku (platni promet), izračuna i knjiži plate i neposredno iz prenešenih podataka kreira PDV evidencije. Kod slijedećeg prenosa (sinhronizacije) preduzeće od servisa prima finansijske podatke, koji su tako na raspolaganju poslovodavstvu za analize i donošenje odluka (saldakonta, RUC, dobit/gubitak).

Uštede rada u servisu su kod takvog načina rada i minimalnog uvođenja kod komitenta (preduzeća) izvanredne, jer je po našim dosadašnjim iskustvima iz uvođenja PANTHEON-a u računovodstvene servise moguće uštediti od 50-85% posla.
Računovodstveni servis je tako mnogo konkurentniji i profitabilniji. Zadovoljstvo je i na strani preduzeća, koja konačno dobijaju tekuće podatke i u slučaju da računovodstveni servis dio uštede ponudi dalje i komitentima i niže troškove.
Rješenja kao što je ovo, koja se temelje na win-win situacijama, su razlog za uvođenje moderne informacione tehnologije i potvrdu Datalab-ovog slogana “Pretvorite podatke u dobit”.

Pozovite (033) 652 101

Ukoliko želite da saznate nešto više o dodatnim rješenjima Datalab-a, uvijek smo vam na raspolaganju! Pozovite nas ili pošaljite upit putem e-maila.

prodaja@datalab.ba
X