Značaj standarda u poslovanju

12. 4. 2018. | BLOG BA, Poduzetništvo |

Danas, više nego ikada prije, kompanije se susreću sa temeljnim promjenama u načinu na koji rade. Digitalna transformacija, veliki podaci (Big Data), vještačka inteligencija (AI), mašinsko učenje (Machine Learning), Internet stvari (IoT – Internet Of Thing) samo su neke od novih skraćenica koje proširuju već postojeće relativno dobro poznate ERP, CRM, DMS, CMS i sl.

Poslovna praksa i teorija se danas stalno procjenjuju iznova i iznova kako bi kompanije opstale na tržištu, povećale tržišni udio, smanjile troškove, podigle kvalitet proizvoda ili postigle i zadržale konkurentnu prednost.

Globalna ekonomija postaje stvarnost, a izazovi standardizacije sve kompleksniji. Standardi su kritični za preživljavanje u globalnoj (digitalnoj?) ekonomiji. Sve prisutniji međunarodni ugovori pred lokalne kompanije stavljaju izazove takmičenja sa globalnim igračima. Standardizacija može biti put i način da se snize trgovinske barijere i uspješno konkuriše globalnim igračima.

U ovom uvodnom tekstu o standardima pokušat ćemo da za početak samo dodirnemo temu značaja standarda, da otvorimo priču o tome šta su standardi i kako mogu pomoći organizacijama.

 

Standardi. Sjajna stvar. Svako bi trebao da ima svoje.

- Jack Welch

Šta je standard?

Standard je suštinski dokument u koma je opisan proces i način obavljanja određene poslovne aktivnosti (poslovnog procesa), osnovnih osobina procesa i očekivanih rezultata procesa.

Koji standardi postoje?

Postoji mnogo standarda u poslovanju. Standardi postoje za skoro svaku djelatnost. Standardi mogu biti interni i eksterni.

Interni standardi predstavljaju definisana načine rada unutar kompanije zasnovanih i napisanih na osnovu iskustva te pojedinačne kompanije.

Eksterni standardi su oni koje definišu treće strane, nezavisni stručnjaci na lokalnom, državnom ili internacionalnom nivou. Najpoznatija međunarodna organizacija za eksterne standarde je svakako ISO (www.iso.org).

I jedni i drugi su značajni, a najgori scenario je da ne postoje nikakvi.

Neki od standarda su vam sigurno poznati. Standardi mogu biti razni:

  • Standardi u vezi sa proizvodima i uslugama (deklaracije, proizvođačke specifikacije, recepti, normativi,…)
  • Standardi upravljanja (Upravljanje kvalitetom ISO 9000, Upravljanje kontinuitetom poslovanja i sl.)
  • Standardi sigurnosti (ISO 27000 i sl.)
  • Lični standardi i certifikati (Pantheon sertifikati i sl.)
  • Građevinski standardi – za zgrade i sisteme koji se ugrađuju u kuće, zgrade ili neke druge građevinske objekte
  • I mnogi drugi…

Čemu standardi služe i kako pomaži kompanijama?

Standardi služe da opišu, dokumentuju, objasne i naznače načine, rezultate i aktivnosti poslovnih aktivnosti. Standardi služe i tome da se ne bi svakom pojedinačnom novom (ili starom) zaposlenom objašnjavalo usmeno kako nešto treba da se radi. Standardi služe i tome da se postave određeni parametri uspješnosti (KPI – Key Performance Indicators) poslovnih procesa, proizvoda ili nečeg trećeg kako bi se pratili efekti integracije.

Standardi omogućavaju uspostavljanje, praćenje i optimizaciju poslovnih procesa. Često kompanije imaju svoje interne standarde koji su čak strožiji u odnosu na eksterne internacionalne ili nacionalne standarde.

Standardi, dodatno, pomažu boljem upravljanju kompanijom. Standardi pomažu kontroli kvaliteta (ISO 9000). Standardi pomažu povećanju sigurnosti (ISO 27000).

Uloga informacionog sistema u standardima?

Kada govorimo o standardima, govorimo o dokumentovanim, mjerljivim i upravljivim poslovnim procesima. To znači da su mi potrebni opisi procesa, podaci i informacije, izvještaji i metrike, kao i jednostavan proces odlučivanja na osnovu prethodnog.

Informacioni sistem ERP kategorije, kao što je Pantheon, pomaže kompanijama upravo u definisanju, praćenju i mjerenju poslovnih procesa, zatim, pomaže smještanju podataka i informacija na jedno mesto, i izvještavanju i metrike na osnovu tih podataka.

Ako, primjera radi, kažemo da je proces naručivanja u našoj kompaniji standardizovan na sljedeći način: kupac šalje upit ili zahtjev za ponudu, prodavač provjerava raspoloživost i cijene i šalje ponudu kupcu, kupac prihvata ponudu i plaća dogovoreni iznos. Zatim prodavač šalje nalog magacinu za isporuku robe i roba se isporučuje kupcu. Svi ovi dokumenti (narudžbina, ponuda, otpremnica, račun) procesa naručivanja i isporuke se mogu naći u  informacionom sistemu, tako da smo tu zadovoljili osnovni princip dokumentovanosti informacija, a dodatno smo omogućili da se uradi  analiza efekata narudžbe i isporuke. Ako je standardom (internim ili eksternim) predviđeno da kupac od zahtjeva za ponudom do slanja ponude ne smiie da čeka duže od jednog dana, onda kroz informacioni sistem možemo provjeriti da li se to zaista i desilo. Kada kupac čeka duže od jednog dana, onda imamo neusaglašenost sa standardom i možemo pokrenuti korektivne mjere kako bismo otklonili tu neusaglašenost i popravili efikasnost. Dodatno, kupac koji odgovor na svoj upit dobije i brže od jednog dana vjerovatno je da će biti mnogo sretniji i zadovoljniji nego kupac koji čega predugo. Zamislite samo sebe u ulozi kupca i sjetit će te se da čekanje na odgovor nije toliko uzbudljiv i zanimljiv dio kupovine 😊

Dakle, povećanje ukupnih performansi kompanije kroz definisane procese, parametre uspješnosti, metrike i analitiku i brže i bolje poslovno odlučivanje. Informacioni sistem kao da je pravljen sa standardima na umu, zar se ne čini tako?

ERP pomaže u „skupljanju“ i „čuvanju“ znanja koje se nalazi u glavama ljudi u informacioni sistema koji je dostupan svima. Standardi se prirodno nadovezuju i opisuju ono što je već u ERP-u. A važi i obrnuto – ono što je u standardu, dosta pomaže implementaciji ERP rješenja.

Razmislite: da li zaista želite da sve procese, informacije i podatke čuvate na najnesigurnijem mjestu, vašoj glavi?

Da li su mi standardi zaista potrebni?

Odgovor je ovdje dosta jednostavan. Da, svakako. Standardi su neophodni za svako poslovanje. Čak i za mikro kompanije. Unaprijed definisan, dokumentovan način rada štedi vrijeme (i novac) čak i kada nije toliko očigledno. Sjetite se samo koliko se vremena uštedi kada umjesto da objašnjavate kako se nešto radi, samo proslijedite dokument u kojem je sve opisano. I to nije sve, naravno. Standardi podižu ukupne performanse kompanije (efikasnost, efektivnost), povećanje zadovoljstva kupaca, štede vrijeme i novac i na kraju, pomažu efikasnijem upravljanju kompanijama.

Pitanje za kraj je u stvari jednostavno: da li Vaša kompanija može da funkcioniše bez Vašeg svakodnevnog operativnog angažovanja? Ako je odgovor ne – vrijeme je za standardizaciju.

untitleddatalabDatalab tim

Simboličnim potpisom želimo da obuhvatimo sve pojedince, zaposlene, saradnike, partnere i korisnike sa kojima svakodnevno učimo, stičemo i razmjenjujemo iskustvo, znanje, probleme i rješenja. Bez svih zajedno svega ovoga ne bi bilo. Čitajte nas redovno i javite koje Vas teme i informacije zanimaju! Jer danas više nego ikad važi: kad imaš informaciju, imaš moć. Ekipa Datalaba svoje znanje dijeli sa vama! Podjelite dalje…

X