U ovom periodu nastaju ključni dokumenti, bilansi, temeljnice i izvještaji koji predstavljaju finansijsku sliku preduzeća te služe kao dokaz ispravno provedenog završnog obračuna poslovne godine i pravilno uspostavljenog početnog stanja novog poslovnog perioda.

U praksi su, međutim, ovi dokumenti često pohranjeni na različitim lokacijama – u folderima na računaru, elektronskoj pošti, na lokalnim diskovima ili u fizičkim arhivama. Pristup podacima je nepregledan, provjera usklađenosti oduzima mnogo vremena, a dokazivanje provedenih aktivnosti često zavisi od pojedinaca.

Često se dešava da menadžment, direktori, vlasnici ili revizori određene podatke i dokumente zatraže u vrlo kratkom roku, dok ih računovodstvo mora tražiti kroz različite foldere, ispise ili arhive. To uzrokuje dodatni gubitak vremena, povećava opterećenje zaposlenih i stvara nepotrebnu zavisnost od osoba koje poznaju strukturu dokumentacije.

Uz naše rješenje, svi ključni dokumenti završnog obračuna godine organizovani su na jednom mjestu, pa ovlaštene osobe mogu samostalno pristupiti potrebnim dokumentima, dok ih računovodstvo može pronaći i dostaviti znatno brže i efikasnije – bez dugotrajnog pretraživanja temeljnica, izvještaja, elektronske pošte ili foldera na računarima.

Ujedinjena i strukturirana dokumentacija na kraju godine

Rješenje omogućava pohranjivanje svih ključnih dokumenata na kraju godine na jednom mjestu – unutar dokumentacije, pod jednom klasifikacijom.

Ovo osigurava:

• centralizirano i sigurno skladištenje konačne dokumentacije,
• lakši i efikasniji pristup ključnim finansijskim podacima,
• jasna struktura svih završnih dokumenata i izvještaja,
• dugoročna sljedivost dostavljenih, odobrenih i arhiviranih dokumenata,
• i mogućnost kontrolisanog uvida u finansijsku situaciju takođe
• korisnicima koji nemaju pristup glavnoj knjizi ili nisu dovoljno upoznati s pregledom temeljnica i računovodstvenih izvještaja.

Na osnovu odgovarajuće dodijeljenih prava pristupa klasifikacijama, menadžment, direktori, vlasnici ili druge ovlaštene osobe mogu samostalno pristupiti ključnim dokumentima završnog obračuna godine i brzo dobiti uvid u finansijsko stanje preduzeća – bez dodatnog angažovanja računovodstva i pretraživanja dokumentacije kroz različite sisteme i foldere.

Potpuna transparentnost finansijskog stanja

U dokumentni sistem mogu se pohraniti svi ključni dokumenti završnog obračuna godine, kao što su:

• bruto bilans,
• početni bruto bilans,
• temeljnice raspodjele dobiti ili gubitka,
• stanje transakcijskih računa,
• otvorena potraživanja i obaveze,
• bilans stanja,
• bilans uspjeha,
• predati finansijski izvještaji,
• te druga važna finansijska dokumentacija.

Na ovaj način odgovorne osobe uvijek imaju pristup provjerenim i usklađenim podacima, bez potrebe za pretraživanjem različitih izvora.

Provjerljivost, transparentnost i sigurnost podataka

Jedna od ključnih prednosti rješenja je to što su svi važni dokumenti za kraj godine prikupljeni na jednom mjestu i spremni za trenutni pregled.

Ovo kompaniji daje jasan i provjerljiv uvid u sve ključne korake u procesu zatvaranja godine. Svaki važan dokument ostaje trajno povezan s periodom na koji se odnosi, što značajno olakšava provjere konzistentnosti podataka i naknadne interne ili eksterne kontrole.

Rješenje omogućava strukturirano pohranjivanje:

• završni i početni bruto bilansi,
• temeljnice zatvaranja kontnih razreda,
• finansijski izvještaji i bilansi,
• otvorene stavke,
• te druga dokumentacija povezana sa završnim obračunom poslovne godine.

Ovakav način rada smanjuje mogućnost grešaka, gubitka dokumentacije ili zabune u vezi s tim koja je verzija dokumenta korištena na kraju godine.

Još jedna važna prednost je dugoročna sljedivost podataka. Tokom kasnijih provjera, revizija ili poređenja između perioda, kompanija može brzo provjeriti kakva je bila situacija na kraju određene finansijske godine i na osnovu kojih dokumenata je izvršeno zatvaranje.

Svi dokumenti ostaju sigurno arhivirani, a pristup je reguliran jasno definiranim pravima i klasifikacijama.

Radite brže bez nepotrebnog pretraživanja

Nakon što se dokumenti uploaduju u sistem za dokumente:

• više ih ne morate tražiti u mapama, e-pošti ili lokalnim arhivama,
• svi ključni dokumenti su prikupljeni u strukturiranom i transparentnom obliku,
• važni podaci i ispisi su uvijek dostupni na jednom mjestu,
• Kraj godine postaje znatno transparentniji i organizovaniji proces.

Korištenjem klasifikacija, korisnik može filtrirati i pregledati cijelu dokumentaciju pojedinačnog perioda zatvaranja u nekoliko sekundi, što značajno smanjuje vrijeme potrebno za pripremu dokumentacije za menadžment, revizije, interne kontrole ili naknadne poslovne preglede.

Prednosti za vašu organizaciju

• Veća sigurnost finansijske dokumentacije
• Centralizirana i organizirana arhiva na kraju godine
• Brže revizije i interne kontrole
• Manji operativni rizik
• Jasna dokazivost izvršenih postupaka
• Bolja transparentnost finansijskog stanja kompanije
• Lakša saradnja između računovodstva i menadžmenta
• Manja ovisnost o pojedincima i njihovom znanju o pripremi izvještaja
• Brža priprema podataka za menadžment, vlasnike ili revizore
• Lakši pristup ključnim dokumentima čak i bez pristupa glavnoj knjizi
• Veća transparentnost u pogledu završnih i početnih stanja
• Standardizirani proces zatvaranja na kraju godine
• Manje administrativnog posla pri pronalaženju i pripremi dokumentacije

Zaključak godine tako postaje strukturiran, sljediv i profesionalno vođen proces.

Rješenje je posebno pogodno za:

• računovodstvenim servisima,
• finansijsko-računovodstvenim odjelima,
• preduzećima koja imaju zahtjeve za revizijskom sljedivošću,
• organizacijama s većim brojem korisnika i različitim nivoima pristupa,
• preduzećima s većim obimom dokumentacije završnog obračuna,
• preduzećima u kojima menadžment često treba brz uvid u finansijske podatke i završne izvještaje,
• organizacijama koje žele digitalizovati, standardizovati i dugoročno urediti proces završnog obračuna poslovne godine te upravljanje dokumentacijom i izvještajima povezanim s tim procesom.

Posebno je koristan u okruženjima gdje više ljudi učestvuje u zatvaranju godine, gdje je važna jasna podjela odgovornosti i gdje je kompaniji potrebna pouzdana, transparentna i dugoročna arhiva finansijske dokumentacije.

Ključna vrijednost rješenja

Rješenje predstavlja ne samo digitalnu arhivu dokumenata, već i reguliran i kontroliran proces upravljanja konačnom dokumentacijom kompanije.

Omogućava kompaniji veću transparentnost nad finansijskim podacima, bolju sljedivost izvršenih procedura i sigurnije i dugoročnije skladištenje ključnih dokumenata na kraju godine.

Zatvaranje godine u DMS-u znači: manji rizik, više kontrole i potpunu sljedivost svih ključnih finansijskih dokumenata.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke