Od faktura do bržih plaćanja – automatizirajte komunikaciju s kupcima

Faktura se priprema, šalje i registruje – bez dodatnih koraka i gubitka vremena.

U svakodnevnom poslovanju, pravovremena dostava faktura jedan je od ključnih koraka u naplati potraživanja.

Kašnjenja u slanju faktura često rezultiraju kašnjenjima u plaćanju, dodatnim pitanjima kupaca i nepotrebnim administrativnim opterećenjem za zaposlenike.

Kako bi ovaj proces bio lakši i pouzdaniji, PANTHEON vam omogućava automatsko slanje faktura putem e-pošte odmah nakon što su pripremljene, potvrđene ili poslane.

Rješenje eliminira potrebu za ručnim slanjem e-pošte i osigurava da svaka faktura stigne do odgovorne osobe na lokaciji kupca u pravo vrijeme.

Nakon unaprijed definiranog događaja u sistemu, kao što je potvrda ili knjiženje fakture, PANTHEON automatski priprema e-mail poruku i šalje je navedenom primaocu.

Faktura u PDF formatu i dodatna dokumentacija poput otpremnica, ugovora, specifikacija ili drugih dokumenata važnih za kupca mogu se automatski priložiti poruci.

Na ovaj način, kompanija osigurava da svaki klijent dobije potrebnu dokumentaciju na vrijeme, bez oslanjanja na ručne zadatke zaposlenih i bez rizika da fakture ne budu poslane.

Zašto automatizirati slanje faktura?

U mnogim kompanijama, zaposleni svakodnevno provode mnogo vremena pripremajući e-poruke, pretražujući relevantne kontakte, dodajući priloge i provjeravajući da li je faktura poslana.

Kako se broj računa povećava, takav proces predstavlja dodatno opterećenje, povećava mogućnost grešaka i usporava rad.

Automatsko slanje faktura putem PANTHEON-a eliminira sve nepotrebne korake.
Sistem preuzima cijeli proces slanja dokumenata i omogućava zaposlenima da se fokusiraju na aktivnosti s većom dodanom vrijednošću.

Istovremeno, smanjuje se mogućnost da faktura bude poslana pogrešnoj osobi, bez priloga ili sa zakašnjenjem.
Važna prednost rješenja je standardizacija komunikacije.

Svaka poruka se šalje prema unaprijed definiranom predlošku, s profesionalno pripremljenim sadržajem i jasnim informacijama o računu, iznosu, roku plaćanja i drugim važnim podacima.

Na ovaj način, kompanija osigurava ujednačenu i profesionalnu komunikaciju sa svim kupcima.
Veća efikasnost i bolja kontrola procesa

Automatizacija slanja faktura koristi ne samo zaposlenima, već i upravi kompanije.

Budući da je proces automatiziran, kontrola nad distribucijom finansijske dokumentacije je značajno povećana.

Svaka poslana faktura može se evidentirati u sistemu, što osigurava potpunu sljedivost i jednostavnu provjeru kada je dokument poslan, kome je poslan i pod kojim uslovima.

Ovakav način rada smanjuje potrebu za dodatnim provjerama i komunikacijom između odjela te povećava pouzdanost cijelog procesa.

Finansijski odjel dobija garanciju da su svi dokumenti dostavljeni na vrijeme, a klijenti dobijaju potrebne informacije bez čekanja ili dodatnih zahtjeva.

Brži oporavak i bolje korisničko iskustvo

Pravovremena dostava faktura je prvi korak ka uspješnoj naplati.

Što prije kupac primi dokument, prije može započeti internu obradu i zakazati plaćanje.

Automatizacijom ovog procesa, kompanija direktno utiče na bržu naplatu potraživanja i poboljšani novčani tok.

Pored finansijskih pogodnosti, klijenti stiču utisak organizovanosti, profesionalnosti i pouzdanosti.

Dokumentacija stiže odmah nakon što je isporuka ili usluga završena, bez dodatnih poziva, podsjetnika ili zahtjeva za slanje faktura.

Takvo iskustvo gradi povjerenje i doprinosi boljim poslovnim odnosima.

Kome je rješenje namijenjeno?

Rješenje je namijenjeno svim kompanijama koje žele poboljšati proces izdavanja i slanja faktura, bez obzira na veličinu ili djelatnost.

Posebno je koristan za organizacije koje svakodnevno obrađuju veliki broj izlaznih dokumenata i žele smanjiti administrativne zadatke, ubrzati naplatu i povećati kontrolu nad finansijskim procesima.

Automatsko slanje faktura je jednostavno, ali izuzetno efikasno rješenje koje povezuje finansijske procese sa modernom poslovnom komunikacijom.

Korištenjem funkcionalnosti koje nudi PANTHEON, kompanije postižu veću produktivnost zaposlenih, bržu razmjenu informacija, pouzdaniju dostavu dokumenata i viši nivo usluge za svoje klijente.

Ključna vrijednost rješenja

Jedna faktura manje za ručno slanje, više vremena za zadatke s većom dodanom vrijednošću. Automatizirajte dostavu faktura i ubrzajte put od izdavanja do plaćanja.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke