Potpuna kontrola nad procesom kupovine od narudžbe do izdavanja fakture

U mnogim kompanijama, proces obrade dolaznih faktura i dalje uveliko zavisi od ručnog rada. Fakture dolaze u različitim formatima (e-računi, PDF dokumenti, skenirane fakture), a zaposleni moraju ručno pretraživati ​​odgovarajuće narudžbenice, otpremnice ili račune, provjeravati konzistentnost podataka, a zatim unositi fakturu u ERP sistem.

Ovakav način rada postaje sve problematičniji, posebno u kompanijama s velikim brojem dokumenata za nabavku i dobavljača, gdje čak i manje greške uzrokuju kašnjenja u knjiženju, dodatnu administraciju ili čak netačna plaćanja.

U praksi se kompanije često suočavaju sa sljedećim izazovima:

• ručno pretraživanje povezanih narudžbenica i računa,
• dugotrajna provjera usklađenosti između narudžbe, potvrde i fakture,
• velika količina ručnog unosa podataka,
• dupliranje administrativnog posla između nabavke i računovodstva,
• greške pri knjiženju zbog netačno povezanih dokumenata,
• netransparentan status individualnog računa u procesu potvrde,
• Dugoročna obrada faktura sa velikim brojem artikala.

Sa naprednom automatizacijom u PANTHEON-u, sistem automatski čita podatke sa primljene fakture, pronalazi odgovarajuću narudžbu ili račun, provjerava konzistentnost podataka i u slučaju potpunog podudaranja automatski priprema i knjiži fakturu bez dodatne ručne intervencije.

Automatsko prepoznavanje povezanih dokumenata

Po prijemu fakture, sistem automatski čita ključne podatke iz dokumenta:

• za e-račune direktno iz XML datoteke,
• za PDF dokumente korištenjem OCR prepoznavanja Typless paketa.

Sistem posebnu pažnju posvećuje podatku “Vezni dokument 2” (acDoc2) , koji predstavlja referencu na internu narudžbenicu ili dokument o prihvatanju. Da bi sistem radio, izdavalac fakture mora ovaj broj upisati na fakturu ili u XML u e-računima.

Nakon prepoznavanja, sistem:

• pronalazi odgovarajući dokument u ERP sistemu,
• provjerava usklađenost s internim dokumentom (više detalja u sljedećim tačkama),
• automatski kreira vezu između dva dokumenta,
• upisuje link u karticu Linkovi u dokumentaciji.

Faktura se tako prilikom uvoza povezuje s relevantnim poslovnim događajem i spremna je za daljnju obradu. Link osigurava da se informacijama o povezanom dokumentu može lako i brzo pristupiti s obje strane linka. Na DMS dokumentu, klikom na link otvara se relevantni interni dokument, a na internom dokumentu, primljena faktura se prikazuje u kartici dokumentacije u DMS-u.

Automatska kontrola između narudžbe/priznanice i fakture

Jedna od najvažnijih funkcionalnosti rješenja je automatska kontrola usklađenosti dokumenata (3-Way Matching).

Sistem upoređuje:

• narudžba, i/ili
• potvrda o prijemu ili otpremnica,
• sa primljenom fakturom.

Prilikom provjere, sistem provjerava:

• količine,
• cijene,
• rabate,
• poreske stope,
• uslove isporuke,
• ukupne iznose,
• konačni obračun dokumenta.

Ako su svi podaci konzistentni, sistem zapisuje dokument u unaprijed postavljenu vrstu dokumenta, označava ga kao verifikovanog i spremnog za automatsko knjiženje.
Ovo značajno smanjuje potrebu za ručnim provjerama i povećava pouzdanost cijelog procesa.

Automatski uvoz bez ručnog unosa

Kada sistem završi provjeru podataka povezanog dokumenta, obrazac za uvoz uvozi podatke iz XML (za e-račune) i .json datoteka (za PDF fakture) u unaprijed postavljeni tip dokumenta:

• zaglavlje dokumenta,
• sve pozicije,
• povezana narudžba i/ili otpremnica,
• finansijski podaci,

Računovodstvo tako dobija već provjeren i pripremljen dokument bez dodatnog prekucavanja.

Inteligentno upravljanje izuzecima i odstupanjima

U praksi, nisu sve fakture u potpunosti usklađene s narudžbama ili računima.
Stoga, sistem uključuje mehanizam za rješavanje izuzetaka.

Ako:

• povezani dokument nije pronađen,
• acDoc2 nije prepoznat,
• količine se ne poklapaju,
• cijene variraju,
• nedostaju podaci u zaglavlju dokumenta,
• nedostaju podaci o pojedinačnim pozicijama,

Sistem automatski kreira zadatak za odgovornu osobu. Unutar zadatka, odgovorna osoba otvara karticu za povezivanje obrasca dokumentacije, gdje korisnik ima mogućnost pretraživanja narudžbi i dokumenata o prihvatanju. U zavisnosti od entiteta zabilježenog u tabeli dokumentacije, korisniku se u listi veza prikazuju samo nepovezani dokumenti istog entiteta.

Kada odaberete opciju Sve, lista prikazuje sve dokumente ovog entiteta – povezane ili ne.

Nakon potvrde veze, proces se nastavlja s uvozom fakture. I ovdje: ako sistem ne pronađe sve potrebne podatke za automatski uvoz, korisniku se prikazuje zadatak unosa fakture. Gdje, prema standardnoj proceduri, provjerava i, ako je potrebno, popunjava zaglavlje i/ili podatke o stavci.

Potpuna sljedivost i kontrola procesa

Svaki korak obrade se automatski bilježi u dnevniku razgovora.

Korisnici mogu provjeriti u bilo kojem trenutku:

• ko je obradio dokument,
• koji su dokumenti bili povezani,
• koje su provjere izvršene,
• koja su odstupanja otkrivena,
• ko je odobrio dokument,
• kada je račun proknjižen.

Statusi dokumenata se automatski ažuriraju tokom cijelog procesa, osiguravajući potpunu transparentnost i evidenciju revizije.

Prednosti za vašu organizaciju

• Automatsko povezivanje faktura sa narudžbenicama i računima
• Automatsko prepoznavanje podataka iz XML i PDF dokumenata
• Automatizirana kontrola usklađenosti dokumenata (trostruko usklađivanje)
• Brže objavljivanje bez ručnog unosa podataka
• Manje grešaka i veća pouzdanost procesa
• Automatsko upravljanje izuzecima i odstupanjima
• Potpuna sljedivost svih aktivnosti
• Povećana produktivnost u računovodstvu i nabavci
• Kraće vrijeme obrade primljenih faktura
• Veća kontrola nad troškovima i procesom kupovine

Za koga je rješenje prikladno?

Rješenje je posebno pogodno za:

• proizvodne kompanije,
• trgovačke kompanije,
• kompanije sa velikim brojem dobavljača,
• organizacije sa velikim brojem primljenih faktura,
• kompanije sa uspostavljenim procesima nabavke,
• kompanije koje žele automatizirati kontrolu između narudžbe, prijema i fakture,
• organizacije koje žele smanjiti administrativni posao računovodstva.

Ključna vrijednost rješenja

Rješenje ne samo automatizira uvoz faktura, već i povezuje cijeli proces kupovine u jednu digitalnu cjelinu.

Automatskim prepoznavanjem povezanih dokumenata, automatskom kontrolom usklađenosti i opcijom automatskog knjiženja, kompanija dobija znatno brži, precizniji i potpuno sljedivi proces obrade primljenih faktura.

Rezultat je manje administracije, više kontrole, brže rezervacije i pouzdano upravljanje procesima nabavke i finansija bez nepotrebnih ručnih intervencija.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke