Provjerite da li pravilno vodite evidenciju radnog vremena i izbjegnite moguće kazne

Zaposleni su važan resurs svake kompanije čiji je učinak neophodno pratiti i mjeriti u svim područjima. Jedan od obaveznih elemenata ugovora o radu je radno vrijeme pa ga je neophodno evidentirati na svim lokacijama u svakom trenutku bilo da je rad organizovan u sjedištu kompanije ili kao rad od kuće. Nakon izbijanja epidemije korona virusa, veliki broj zaposlenih počinje da radi van sjedišta poslodavca tako da su stavljeni novi izazovi pred menadžere kako pratiti rad zaposlenih a brzo prilagođavanje postaje ultimatum.

Zakonski okvir

Evidencija o radnom vremenu provedenom na radu je zakonska obaveza.

Izbjegnite kazne! Poslodavac od 1.000 KM do 10.000 KM, odgovorno lice od 2.000 KM do 5.000 KM.

Vođenje evidencija je propisano Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima i drugim osobama na radu („Službene novine FBiH“, broj 92.16 od 18.11.2016. godine). Evidencije se vode na početku i na kraju radnog dana radnika i treba da sadrže:

Ukupno dnevno radno vrijeme sa terenskim radom.

Vrijeme zastoja, prekida, pripravnosti.

Neprisustva (odmori, spriječenosti, odsustva, dopusti, štrajk).

Posebni podaci o radnom vremenu (noćni, prekovremeni, smjenski, dvokratni i rad u vrijeme praznika).

Evidencija se vodi za obračunsko razdoblje za koje je utvrđena isplata plate.

Bitne napomene

Evidencija: uredna, razumljiva i ažurna.

Obrasci za evidenciju: propisan je sadržaj i način vođenja ali ne i obrasci.

Način vođenja: pisani ili elektronički oblik.

Rokovi čuvanja: pet godina a u slučaju da je pokrenut radni spor, kompanija je dužna čuvati dokumentaciju do pravomoćnog okončanja spora.

Kaznene odredbe: poslodavac od 1.000 KM do 10.000 KM, odgovorno lice od 2.000 KM do 5.000 KM.

Kompanija može zadužiti radnika za redovno vođenje i dostavljanje evidencija.

Rad od kuće

Zakon o radu (Član 26) propisuje da se ugovor o radu može zaključiti radi obavljanja poslova i izvan prostorija poslodavca (kod kuće radnika ili u drugom prostoru koji osigura radnik), u skladu sa kolektivnim ugovorom i pravilnikom o radu. Dakle, ako dođe do promjene radnog mjesta (izvan prostorija poslodavca, tj. rad od kuće), potrebno je da poslodavac zaključi novi ugovor ili aneks ugovora o radu sa promijenjenim mjestom rada. Zakon o radu (Član 43) i Pravilnik o evidencijama (Član 11) propisuju obavezu vođenja evidencija na radu i kada je mjesto rada izvan prostorija poslodavca.

Digitalna evidencija radnog vremena sa PANTHEON Web Light

Menadžerima i zaposlenima je omogućen pregled u realnom vremenu za sve zaposlene i angažovane osobe na radu po vrsti  prisustva /odsustva sa posla kao što su: rad u prostorijama poslodavca, rad od kuće, teren, službeni put, pauza, godišnji odmor i slično. Primjer: kod pregleda direktor ima momentalni uvid koje osobe su na sastanku, koje su na  terenu, na službenom putu, koje rade od kuće a koje su na pauzi ili godišnjem odmoru. Omogućen je i pregled planiranih i realizovanih sati od početka mjeseca te saldo sati.

Brzo i jednostavno evidentiranje

• Evidencija se radi klikom na dugme ikone a pored pisanja moguće su modifikacije i brisanje zapisa uz autorizacije.
• Prisustvo za aktuelni dan se vidi kroz brojač u realnom vremenu (sati, minute, sekunde).
• Brzi pregled Od-Do po vrstama prisustava/odsustava.
• Pregled godišnjeg odmora (odobreni, korišteni i preostali broj dana) iz PANTHEON-a.

Izvještaj o evidenciji radnog vremena za menadžere na klik

Menadžeri i zaposleni na jedan klik u gornjem desnom uglu na ikonu Ispiši dobiju izvještaj o evidenciji radnog vremena.

Sve evidencije se smještaju u PANTHEON:  Kadrovi | Personalna mapa | Radno vrijeme | Zadaci. Podaci se na jedan klik preko dugmeta Prijenos iz zadataka koji se nalazi u Plate | Priprema obračuna prenose u obračun plate. Podaci se lako izvoze i u Excel iz PANTHEON-a:  Kadrovi | Personalna mapa | Radno vrijeme | Zadaci, pritiskom na desni klik miša na podatke izvoz u Excel.

Za željeni period poslodavac na jedan klik generiše izvještaj o evidenciji radnog vremena iz čega se vrlo brzo može napraviti komparaciju usklađenosti podataka (prekovremeni sati, odsustva,…) u evidencijama i obračunu plata za potrebe inspekcije, interne kontrole i sl.

Zaštita ličnih podataka zaposlenog

U skladu sa Zakonom o zaštiti ličnih podataka omogućene su autorizacije za svakog korisnika tako da zaposlenik može vidjeti samo svoje podatke, a menadžer može vidjeti samo podatke zaposlenika kojima je nadređeni.

Evidencija sa bilo kojeg uređaja

Unos  podataka je moguć kroz web browser različitih uređaja (smartphone, laptop,…).

Rješenja u oblaku su ultimativna potreba

Situacija sa koronavirusom je još jednom ukazala na važnost tehnologije. Upotreba  IT alata utiče na produktivnost, brzinu i komunikaciju. Rad na daljinu je odlična prilika za razvoj novih dobrih poslovnih praksi i promociju kreativnosti. Upotreba tehnologija baziranih na cloud-u odavno više nije inovativna već ultimativna kojoj se kompanije moraju prilagoditi da bi uspješno nastavile u budućnost.