Digitalizacija nije trošak. Najskuplje je ostati pri papiru.

Kada kompanija razmatra digitalizaciju svog poslovanja, jedno od prvih pitanja je obično cijena. Koliko će koštati novi softver, koliko će vremena trebati za implementaciju i hoće li se investicija uopće isplatiti? To su potpuno legitimna pitanja, ali rijetko se pitamo koliko nas košta način rada na koji smo navikli.

Papirni dokumenti, ručni unos podataka, Excel zapisi i slanje priloga putem e-maila na prvi pogled ne izgledaju kao da imaju posebnu cijenu. Oni su u kompaniji godinama, zaposleni ih poznaju i rad se nastavlja uprkos svemu. Njihov trošak se stoga ne evidentira na jednoj fakturi, već se krije u vremenu koje svakodnevno provodimo pretražujući, kopirajući, provjeravajući i ispravljajući.

Upravo zbog toga postojeći način rada često izgleda jeftinije nego što zapravo jeste.

Papir je jeftin, ali rad s njim nije…

Štampanje fakture ili ugovora ne košta mnogo. Sama fascikla i prostor na policama također nisu veliki trošak. Potpuno je druga priča kada pogledamo cijeli put dokumenta kroz kompaniju.

Neko mora preuzeti fakturu, pregledati je i dostaviti pravoj osobi. Mora se unijeti u sistem, pravilno pohraniti i po potrebi preuzeti. Ako je dokument potreban kolegi na drugoj lokaciji, on se mora poslati ili skenirati, a sa svakom dodatnom kopijom postavlja se pitanje koja je verzija ispravna.

Isto važi i za ugovore, ponude, otpremnice i ostalu poslovnu dokumentaciju. Što više dokumenata ima i što više ljudi radi s njima, to je više vremena potrebno za njihovo uređivanje. Stoga, trošak poslovanja zasnovanog na papiru nije papir, već rad koji je potreban.

Mali zadaci koje niko ne mjeri koštaju najviše

U toku radnog dana postoji mnogo zadataka koji su toliko uobičajeni da o njima jedva razmišljamo. Neko kopira podatke iz fakture, kolega provjerava broj u drugom zapisu, treći traži stari ugovor u arhivi, a računovodstvo naknadno utvrđuje zašto se podaci u dvije tabele ne podudaraju.

Svaki od ovih zadataka traje samo nekoliko minuta, tako da kompanije obično ne prate njihove troškove. Ali pet minuta koje jedan zaposlenik provede nije mnogo samo jednom. Ako se isti zadatak ponavlja svaki dan, kod više zaposlenika i tokom cijele godine, on postaje prilično značajan dio radnog vremena.

Vrijeme nije jedini problem. Ručni rad također znači više mogućnosti za greške. Podaci mogu biti pogrešno prepisani, dokument poslan pogrešnoj osobi ili promjena unesena u jedan zapis, ali ne i u drugi. Ispravljanje takvih grešaka zahtijeva dodatno vrijeme, a ponekad utiče i na saradnju s kupcima i dobavljačima.

„Godinama to radimo na ovaj način“ nije nužno dobar razlog da se to i dalje radi na taj način.

Poslovni procesi se često postepeno razvijaju. Kada je kompanija mala, dovoljna je jedna mapa ugovora i nekoliko Excel tabela. Kada se pridruži novi zaposlenik, kreiraju se novi zapisi, s više klijenata dolazi i više dokumentacije, a svaki novi proces se prilagođava sistemu koji već postoji.

Nakon nekoliko godina, kompanija može koristiti način rada koji niko zapravo nije planirao. Nastao je iz niza malih rješenja za trenutne potrebe, a zaposleni su mu se vremenom prilagodili.

Takav sistem možda i dalje funkcioniše, ali to ne znači da funkcioniše efikasno. Dobar pokazatelj je ono što se dešava kada trebate pronaći dokument od prije dvije godine, provjeriti historiju promjena ili saznati ko trenutno radi na određenom problemu. Ako odgovor zavisi od toga da li je pravi zaposlenik tog dana u kancelariji, vjerovatno postoji mnogo prostora za poboljšanje.

Digitalizacija ne znači da morate sve promijeniti odjednom

Jedan od razloga za odugovlačenje je percepcija da je digitalizacija veliki projekat koji zahtijeva promjenu načina rada cijele kompanije preko noći. U praksi, često ima mnogo više smisla početi s procesom koji uzrokuje najviše nepotrebnog posla za zaposlenike.

Za jednu kompaniju, to može biti obrada dolaznih faktura, za drugu upravljanje dokumentima, a za treću razmjena podataka s računovodstvom. Nakon što je prvi proces uspostavljen, lakše je procijeniti gdje bi bila sljedeća najveća korist od promjene.

Cilj ovdje nije jednostavno zamijeniti papir PDF datotekom. Ako i dalje ručno spremamo dokument u mapu, šaljemo ga kolegi putem e-pošte i kopiramo njegove podatke u drugi zapis, promijenili smo format dokumenta, ali ne i način na koji radimo.

Poenta digitalizacije je u tome što informacije putuju kroz kompaniju uz manje ručne intervencije, dokumenti ostaju povezani s poslovnim procesima, a zaposlenici imaju podatke dostupne tamo gdje su im potrebni.

Kada su podaci povezani, mijenja se i svakodnevni posao

Prednost poslovnog sistema poput PANTHEON-a nije samo u tome što se podaci pohranjuju digitalno. Još važnije, pojedinačni dijelovi poslovanja su međusobno povezani, tako da iste podatke nije potrebno više puta unositi i provjeravati u različitim evidencijama.

Dokumentacija se može upravljati u PANTHEON DMS-u, elektronska razmjena dokumenata smanjuje potrebu za ručnim unosom, a poslovni podaci su dostupni korisnicima kojima su potrebni za rad. To smanjuje količinu administrativnih zadataka koji su gotovo neizbježni kod papirnih ili nepovezanih metoda rada.

Digitalizacija stoga nije pitanje može li kompanija poslovati bez nje. Naravno da može. Korisnije pitanje je koliko vremena i truda takav način poslovanja zahtijeva danas, a kako će izgledati za nekoliko godina, kada će biti još više kupaca, dokumenata i zaposlenika.

Prije investiranja, izračunajte i troškove nepromjene ičega.

Prilikom odlučivanja o novom poslovnom rješenju, ima smisla uporediti njegovu cijenu s alternativom. Alternativa nije besplatna, čak i ako za nju ne primate mjesečni račun.

Njegova cijena je u satima provedenim u ručnom prepisivanju podataka, pretraživanju dokumenata i provjeri zapisa. Postoje greške koje treba ispraviti i informacije na koje treba čekati. Kako kompanija raste, ovi troškovi se uglavnom ne smanjuju, već povećavaju s obimom poslovanja.

Stoga nema smisla digitalizaciju procjenjivati ​​samo kao cijenu nove tehnologije. Ponekad je mnogo skuplje istrajati na načinu rada koji je odgovarao kompaniji prije pet godina, ali više ne zadovoljava današnje potrebe.