Poslovna dokumentacija je jedan od najvažnijih izvora informacija u kompaniji. Narudžbe, ugovori, fakture, ponude, pisma i ostala dokumentacija svakodnevno cirkuliraju između različitih odjela, gdje ih zaposlenici pregledavaju, obrađuju i arhiviraju.

U mnogim kompanijama dokumentacija se i dalje pohranjuje na raznim lokacijama – u folderima na diskovima, e-mailovima, PDF-ovima ili čak u fizičkim arhivama. Kada zaposleniku zatreba određeni dokument, to često uključuje dugotrajno pretraživanje različitih sistema i foldera.

U praksi se kompanije često suočavaju s izazovima kao što su:

• dugotrajno pretraživanje dokumenata,
• nejasna organizacija dokumentacije,
• različite lokacije za pohranu dokumenata,
• gubljenje vremena na traženje starijih dokumenata,
• teško je pratiti status i historiju dokumenata,
• povećan rizik od gubitka važnih informacija.

S našim rješenjem za digitalno upravljanje dokumentima u PANTHEON DMS-u, cijeli proces je znatno jednostavniji, brži i transparentniji.

Pretraga dokumenata po sadržaju dokumenta

Klasična pretraga dokumenata zahtijeva poznavanje naziva dokumenta, broja dokumenta ili lokacije pohrane.

Korištenjem napredne pretrage sadržaja dokumenata (FTS), zaposlenici mogu pretraživati ​​dokument na osnovu riječi ili fraza koje se nalaze u samom sadržaju dokumenta.

Sistem automatski očitava:

• PDF dokumente,
• skenirane dokumente,
• ugovori,
• fakture,
• ponude,
• narudžbe,
• i ostala poslovna dokumentacija.

To znači da možete pronaći dokument čak i kada ne znate njegovo ime ili lokaciju pohrane.

Jedna digitalna arhiva za cijelu kompaniju

Umjesto pohranjivanja dokumenata na različitim lokacijama, svi dokumenti su organizirani u jednoj digitalnoj arhivi.

Dokumenti se automatski klasifikuju i organizuju prema poslovnim pravilima kompanije, što vam omogućava:

• brži pristup informacijama,
• bolja transparentnost dokumentacije,
• lakša saradnja između odjela,
• manje dupliranja dokumenata,
• efikasnije upravljanje arhivom.

Svaki dokument je uvijek dostupan ovlaštenim korisnicima, bez obzira na to kada je kreiran ili ko ga je kreirao.

Manje administrativnog posla

Ručno uređivanje i arhiviranje dokumenata često predstavlja značajno administrativno opterećenje.

Uz pomoć automatizovane klasifikacije dokumenata:

• smanjuje potrebu za ručnim sortiranjem,
• pojednostavljuje arhiviranje,
• poboljšava pregled dokumentacije,
• smanjuje mogućnost pogrešnog spremanja dokumenata.

Zaposleni mogu provoditi vrijeme na važnijim zadacima umjesto da traže dokumente.

Brži pristup informacijama

U modernom poslovanju, brzina pristupa informacijama je ključna.
Kada zaposleniku zatreba ugovor, faktura ili ponuda, dokument je dostupan za nekoliko sekundi.

Prednosti za kompaniju:

• brže rješavanje zahtjeva kupaca,
• efikasniji rad administracije,
• brže donošenje odluka,
• bolja odzivnost prema poslovnim partnerima,
• povećana produktivnost zaposlenih.

Potpuna sljedivost dokumentacije

Svaki dokument ima svoju historiju i dnevnik promjena.

Kompanija može provjeriti u bilo kojem trenutku:

• ko je kreirao dokument,
• ko ga je pregledao,
• koje su promjene napravljene,
• koja verzija dokumenta je važeća.

Ovo omogućava veću kontrolu nad poslovnom dokumentacijom i smanjuje rizik od grešaka.

Prednosti za vašu organizaciju

• Brzo pretraživanje dokumenata po sadržaju
• Jedinstvena arhiva digitalne dokumentacije
• Manje administrativnog posla
• Brži pristup informacijama
• Povećana produktivnost zaposlenika
• Bolja organizacija dokumenata
• Lakša saradnja između odjela
• Manja vjerovatnoća gubitka dokumentacije
• Automatska klasifikacija dokumenata
• Potpuna sljedivost i historija dokumentacije

Za koga je rješenje prikladno?

Rješenje je posebno pogodno za:

• administrativni odjeli,
• računovodstvo,
• nabavka,
• prodaja,
• usluge ljudskih resursa,
• kompanije sa velikom količinom dokumentacije,
• organizacije koje žele digitalizirati svoje poslovanje.

Posebno je efikasan u okruženjima gdje zaposleni svakodnevno pretražuju informacije u velikom broju dokumenata i žele smanjiti vrijeme provedeno na administrativnim zadacima.

Ključna vrijednost rješenja

Rješenje za digitalno upravljanje dokumentima nije samo elektronska arhiva, već potpuno novi način upravljanja poslovnom dokumentacijom.

To kompaniji donosi:
• brži pristup informacijama,
• bolja organizacija dokumenata,
• manje administrativnog posla,
• povećana produktivnost,
• veća kontrola nad dokumentacijom.

Digitalno arhiviranje i pretraga sadržaja dokumenata znače: manje pretraživanja, više transparentnosti i brže poslovanje.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke