Digitalna kontrola procesa koja osigurava usklađenost poslovanja i odgovornost zaposlenika

U svakoj organizaciji postoje dokumenti koje zaposlenici moraju primiti, pročitati i formalno odobriti.

Sigurnosne procedure, pravila zaštite na radu i zdravlja, zaštita od požara i drugi interni dokumenti su osnova sigurnog i usklađenog poslovanja.

Izazov nastaje kada je potrebno osigurati da svaki zaposlenik zaista primi dokument, upozna se s njegovim sadržajem i potvrdi prijem u propisanom roku.

Kada se proces zasniva na papirnoj dokumentaciji, e-pošti ili ručnom prikupljanju potpisa, statuse je teško pratiti, a rizik od neusklađenosti je znatno veći.

Naše rješenje za slanje i potvrđivanje sigurnosnih procedura donosi transparentnost, sigurnost i potpunu kontrolu nad procesom.

Ujedinjeni proces umjesto ručnog praćenja

Rješenje digitalizira cijeli proces upravljanja obaveznim internim dokumentima – od pripreme i objavljivanja dokumenata do potvrde prijema od strane zaposlenika.

Svaki dokument:

• pohranjen je u centraliziranom sistemu za upravljanje dokumentima
• omogućava centralizovano upravljanje verzijama i promjenama
• automatski prosljeđuje odabranoj grupi zaposlenika
• omogućava praćenje inspekcije i potvrdu prijema

Na ovaj način, organizacija uvijek ima dostupnu jednu, važeću verziju dokumenta.

Potpuna transparentnost procesa

Nakon objavljivanja dokumenta, sistem automatski obavještava zaposlene da je nova procedura dostupna za pregled.

Ovo omogućava:

• Pregled svih podnesenih postupaka
• Uvid u to kome je dokument proslijeđen
• Praćenje statusa pregleda i odobrenja
• Identifikacija zaposlenika koji još nisu ispunili svoje obaveze

Odjel za ljudske resurse ima ažurirane informacije dostupne u svakom trenutku bez ručnog vođenja evidencije i dodatnih provjera.

Automatska potvrda prijema

Zaposleni pristupaju dokumentima putem korisničkog portala i, nakon što ih pregledaju, potvrđuju prijem i upoznatost sa sadržajem.

Sistem automatski bilježi:

• Datum i vrijeme pregleda dokumenta
• Potvrda o prihvatanju zaposlenika
• Sve dodatne saglasnosti ili izjave
• Historija svih aktivnosti vezanih za dokument

Svi podaci se čuvaju zajedno s dokumentom i predstavljaju pouzdan dokaz o ispunjenim obavezama.

Usklađenost bez dodatnih administrativnih opterećenja

Rješenje omogućava automatsko slanje podsjetnika zaposlenicima koji još nisu potvrdili prijem u predviđenom roku.

Na ovaj način, organizacija postiže:

• Veća usklađenost s internim pravilima i regulatornim zahtjevima
• Manje administrativnog posla za HR odjele
• Lakša implementacija internih i eksternih revizija
• Veća odgovornost zaposlenika u upoznavanju s procedurama

Sve aktivnosti ostaju trajno zabilježene i dostupne su za praćenje i dokazivanje usklađenosti.

Prednosti za vašu organizaciju

• Potpuna kontrola nad slanjem obaveznih procedura
• Veća usklađenost s internim i zakonskim zahtjevima
• Manje ručnog rada i administrativnih zadataka
• Brža implementacija novih i ažuriranih procedura
• Centralizirana evidencija svih potvrda zaposlenika
• Pojednostavite interne i eksterne revizije

Proces slanja procedura prestaje biti administrativni izazov i postaje kontroliran, transparentan i sljediv poslovni proces.

Kome je rješenje namijenjeno?

Rješenje je posebno pogodno za:

• Odjeli za ljudske resurse
• Usluge zaštite na radu i sigurnosti
• Organizacije sa velikim brojem zaposlenih
• Kompanije sa visokim zahtjevima za usklađenost
• Organizacije koje žele digitalizirati interne procese i komunikaciju

Ako je važno da svaki zaposlenik bude pravovremeno obaviješten i da postoji dokaz o prijemu i upoznavanju s dokumentom, ovo rješenje omogućava potpunu kontrolu nad procesom.

Ključna vrijednost rješenja

Ne dozvoljavamo vam samo slanje dokumenata.
Ne prikupljamo samo preporuke zaposlenika.

Osiguravamo sigurnost, transparentnost i kontrolu nad procesom, što osigurava usklađenost s poslovnim propisima i odgovorno ponašanje zaposlenika.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke