Digitalna razmjena dokumenata: kako unaprijediti procese već danas

Digitalizacija poslovanja i elektronska razmjena dokumenata postaju sve važniji dio svakodnevnog rada kompanija. Iako u Bosni i Hercegovini još uvijek nisu definisani konačni rokovi za obaveznu primjenu e-računa u poslovanju, iskustva zemalja iz regije pokazuju da kompanije koje s pripremama krenu ranije prolaze kroz promjene znatno jednostavnije i uz manje operativnih izazova.

Prelazak na e-račune nije samo tehnička promjena niti zamjena PDF dokumenta elektronskim formatom. Riječ je o prilagodbi poslovnih procesa – od načina izdavanja i zaprimanja računa, preko razmjene dokumentacije s kupcima i dobavljačima, do organizacije arhive i rada računovodstva.

Pravovremena priprema donosi bolju preglednost procesa, manje ručnog rada i jednostavniju tranziciju kada nove obaveze budu uvedene.

Zašto se ne isplati čekati?

Kod regulatornih promjena često postoji osjećaj da za prilagodbu uvijek ima dovoljno vremena. Međutim, praksa pokazuje da najveći izazov nije sama tehnologija nego usklađivanje svih učesnika u procesu.

Za uspješnu pripremu nije dovoljno samo odabrati odgovarajući alat – potrebno je organizovati način rada unutar kompanije i povezati ga s poslovnim partnerima.

To podrazumijeva:

• uspostavljanje elektronskog prijema i slanja dokumenata,
• usklađivanje procesa s kupcima i dobavljačima,
• prilagodbu ERP i poslovnih sistema,
• organizaciju digitalnog arhiviranja,
• edukaciju zaposlenih.

Kompanije koje pripreme započnu ranije imaju više vremena za testiranje procesa, otklanjanje izazova i postepeno uvođenje promjena.

Šta kompanije mogu urediti već danas?

1. Definisati način prijema elektronskih dokumenata

Prvi korak je odluka kojim putem će kompanija primati elektronske račune i drugu poslovnu dokumentaciju.

Važno je definisati jedan jasan i službeni kanal za prijem dokumenata kako bi se izbjeglo dupliranje, nepreglednost i greške u obradi.

Danas postoje različita rješenja i mreže za elektronsku razmjenu dokumenata, a njihova međusobna povezanost omogućava komunikaciju između različitih sistema.

2. Organizovati slanje e-računa i digitalnih dokumenata

Elektronska razmjena ne znači da svi učesnici moraju koristiti isti poslovni sistem.

Savremeni ERP sistemi omogućavaju razmjenu dokumenata s različitim poslovnim rješenjima i mrežama, pod uslovom da obje strane imaju omogućenu elektronsku komunikaciju.

Zato je važno na vrijeme provjeriti kako vaši kupci i dobavljači planiraju organizovati razmjenu dokumentacije.

3. Provjeriti spremnost poslovnih partnera

Jedno od najčešćih pitanja kompanija jeste: „Da li su naši partneri već spremni za digitalnu razmjenu?“

Odgovor na ovo pitanje vrijedi tražiti što ranije.

Uspješna digitalizacija ne zavisi samo od interne organizacije već i od spremnosti kupaca, dobavljača i računovodstvenih servisa da učestvuju u novom načinu rada.

Pravovremena komunikacija često spriječi najveći broj problema kasnije.

4. Urediti digitalno arhiviranje dokumentacije

Digitalna razmjena otvara i pitanje čuvanja dokumentacije.

Kompanije trebaju osigurati elektronsku pohranu dokumenata, jednostavno pretraživanje i brz pristup računima kada su potrebni zaposlenima, računovodstvu ili reviziji.

Digitalna arhiva omogućava veću kontrolu nad dokumentima i smanjuje zavisnost od papirne dokumentacije.

Šta ovo znači za računovodstvene servise?

Računovodstveni servisi će imati važnu ulogu u tranziciji svojih klijenata prema digitalnim procesima.

To uključuje podršku u:

• organizaciji elektronskog prijema dokumenata,
• postavljanju razmjene e-računa,
• definisanju procesa obrade dokumentacije,
• usklađivanju rada između klijenta, dobavljača i kupaca.

Pravovremena priprema omogućava računovodstvenim servisima da svoje klijente vode organizovano i bez dodatnog pritiska kada promjene postanu operativne.

A šta je s računima iz inostranstva?

Kompanije koje posluju s međunarodnim partnerima trebaju imati na umu da pravila elektronske razmjene nisu jednaka u svim državama.

Način razmjene zavisi od zemlje, regulatornog okvira i poslovnog partnera. Zato je korisno provjeriti koje opcije elektronske razmjene podržavaju strani partneri i da li koriste strukturisane elektronske dokumente.

Najčešće zablude

„Ovo ćemo riješiti neposredno prije uvođenja.“
Kasna priprema najčešći je razlog problema pri uvođenju novih procesa.

„E-račune možemo razmjenjivati samo ako koristimo isti sistem.“
Netačno. Savremena rješenja omogućavaju povezivanje različitih poslovnih sistema.

„Ovo se tiče samo računovodstva.“
Promjene utiču i na prodaju, nabavu, administraciju i menadžment.

„Radi se samo o tehničkoj postavci.“
Pored tehnologije potrebno je urediti i organizaciju rada te komunikaciju s partnerima.

Kako se pripremiti bez nepotrebnog pritiska?

Najbolji pristup je postepena priprema.

Kompanije koje već danas počnu uređivati procese prijema i slanja dokumenata, uključivati poslovne partnere i digitalizovati tok dokumentacije bit će spremnije za buduće promjene i lakše će ih implementirati.

PANTHEON u kombinaciji s rješenjima za elektronsku razmjenu dokumenata omogućava digitalnu obradu dokumentacije, pregled statusa, praćenje procesa i efikasnije upravljanje poslovnim dokumentima.

Ako želite procijeniti koliko su vaši trenutni procesi spremni za naredni korak digitalizacije, obratite se svom partneru za podršku ili kontaktirajte Datalab tim.

Želite saznati više?

Digitalna razmjena dokumenata, eFiskalizacija i automatizacija procesa već danas otvaraju pitanja kako organizovati prijem i slanje dokumenata, povezati poslovne partnere i pripremiti interne procese za efikasnije poslovanje.

Upravo zato pripremili smo webinar „Digitalna razmjena dokumenata, eFiskalizacija i automatizacija procesa uz PANTHEON“, kroz koji ćemo govoriti o praktičnim koracima koje kompanije mogu poduzeti već danas, iskustvima iz prakse i načinima kako postepeno graditi digitalnije i jednostavnije poslovne procese uz PANTHEON.

Više informacija i prijavu pronađite ovdje:

Digitalna razmjena dokumenata, eFiskalizacija i automatizacija procesa uz PANTHEON