Zašto je DMS prvi korak ka digitalnom računovodstvu
Računovodstveni servisi su u posljednjih nekoliko godina napravili veliki korak naprijed – od fascikli i registratora do digitalnih rješenja koja štede vrijeme i smanjuju stres. Ipak, jedno područje i dalje stvara najviše glavobolje: dokumenti.
Dokumenti stižu od klijenata u papirnoj formi, kao prilozi e-mailova ili čak putem aplikacija za razmjenu poruka. Često završe na pogrešnom mjestu, različite verzije kruže među zaposlenima i niko više nije siguran koja je ispravna. Rezultat su izgubljeno vrijeme i nepotrebna frustracija.
Rješenje je jednostavno: PANTHEON dokumentni sistem (DMS).
Šta je PANTHEON DMS?
PANTHEON DMS je digitalni sistem za pohranu, uređivanje i pretraživanje dokumenata. Omogućava da u nekoliko sekundi pronađete ugovor, račun ili dopis – bez obzira na to kada je primljen i ko ga je obrađivao.
PANTHEON DMS nije samo „folder na računaru“, već cjelovito rješenje:
- dokumenta su centralno pohranjena,
- svaka verzija je zabilježena i dostupna,
- dokument možete elektronski potpisati i sigurno arhivirati,
- pristup moguć s bilo kojeg mjesta.
Zašto je PANTHEON DMS temelj automatizacije?
Ako dokumenti nisu digitalni, ne mogu se automatizirati. Fascikl u ormaru ne zna poslati podsjetnik, papirni račun se neće sam proknjižiti. Kada su dokumenti jednom digitalizirani, otvaraju se mogućnosti za sljedeće korake:
- eKnjiženja: automatsko knjiženje bankovnih izvoda.
- eRačuni: račun se uvozi direktno u sistem, bez prepisivanja.
- eProtokol: svi ulazni dokumenti (pošta, e-mail, eRačuni) se prikupljaju i pohranjuju na jednom mjestu.
- BetrSign: dokumente potpisujete digitalno, bez printanja i skeniranja.
- Podsjetnici: rokovi i zadaci se automatski evidentiraju.
PANTHEON DMS je, dakle, prvi korak. Kada su dokumenti digitalno uređeni, automatizacija postaje sljedeći logičan korak.
Primjer iz prakse
Računovođa je ranije trošila i do 30 minuta da pronađe jedan račun među fasciklima i e-mailovima. Danas isti dokument u PANTHEON-u pronađe za 30 sekundi. Umjesto da gubi vrijeme, sada ga koristi za provjeru podataka i savjetovanje klijenata.
3 razloga zašto PANTHEON DMS štedi vrijeme već u prvom mjesecu
- Nema više izgubljenih dokumenata. Sve je centralno pohranjeno i lako dostupno.
- Jednostavnije praćenje izmjena. Jasno se vidi ko je šta promijenio i kada.
- Veća sigurnost. Dokumenti su zaštićeni i usklađeni sa zakonskim propisima.
Zašto je ovo važno za računovodstvene servise?
Klijenti od računovođa danas ne očekuju samo „knjigovodstvene usluge“. Oni žele partnera koji im pruža ažurne informacije i savjete za donošenje odluka. Ako računovođa pola sata traži dokument, nema dovoljno vremena za ono što klijentu zaista treba.
Zato DMS nije samo tehničko rješenje, već osnova da računovodstveni servis napravi iskorak – od izvršioca ka savjetniku.
Zaključak
Digitalizacija računovodstva počinje od dokumenata. Kada su oni uređeni, otvara se prostor za automatizaciju, veću efikasnost i kvalitetniju saradnju s klijentima.
PANTHEON DMS vam omogućava da dokument koji ste ranije tražili pola sata, sada pronađete za nekoliko sekundi. To je temelj na kojem možete graditi budućnost svog servisa.
