Koliki dio vašeg poslovanja zavisi od jedne osobe?

U gotovo svakoj kompaniji postoji osoba za koju kolege kažu da „zna sve“. Znaju gdje se čuva ugovor s kupcem, koja je verzija cjenovnika ispravna, kako pripremiti određeni izvještaj i šta je dogovoreno s dobavljačem prije šest mjeseci. Ako se informacije ne mogu pronaći, najbrže rješenje je jednostavno: pitajte ih.

Takvi zaposlenici su izuzetno vrijedni za kompaniju, jer dobro poznaju njeno poslovanje i imaju iskustvo koje se ne može steći preko noći. Problem nastaje kada njihovo znanje više nije samo prednost, već postaje uslov za nesmetano odvijanje svakodnevnog rada.

To se često manifestuje u obliku potpuno rutinskog odsustva. Kolega ode na godišnji odmor, i već prvog dana počinju se pojavljivati ​​pitanja. Gdje je najnovija verzija ugovora? Kako se postupa s ovim kupcem? Ko je potvrdio promjenu narudžbe? Gdje možemo provjeriti šta je dogovoreno? Informacije vjerovatno postoje, ali niko ne zna tačno gdje ih pronaći.

“Pitaj Lejlu, ona će znati.”

Ovakav način rada se prirodno razvija u kompaniji. Tokom godina, ljudi koji su najduže u njoj upoznaju kupce, specifičnosti pojedinačnih procedura i bezbroj malih pravila koja nikada nigdje nisu zapisana. Budući da mogu brzo riješiti gotovo svaki problem, kolege im se počinju direktno obraćati.

Za mali tim, ovo može funkcionisati bez većih komplikacija duži vremenski period. Umjesto traženja informacija u sistemu, često je brže pitati osobu za susjednim stolom. Ali kako kompanija raste, povećava se i količina informacija, a istovremeno sve više ljudi treba pristup tim informacijama.

Vremenom, i najiskusniji zaposlenik može provesti veći dio dana ne radeći svoj posao, već odgovarajući na pitanja drugih, pretražujući dokumente i objašnjavajući procedure koje samo oni znaju. Njihovo znanje je i dalje vrijedno, ali način na koji kompanija pristupa njemu više nije efikasan.

Dokument negdje postoji, ali znate li kako ga pronaći?

Kompanija može imati pažljivo pohranjenu svu svoju dokumentaciju, a ipak biti u velikoj mjeri ovisna o pojedincima. Ugovori su u jednoj mapi, ponude u drugoj, neka komunikacija je u e-mailu, a važna bilješka o kupcu može biti u Excel tabeli koju koristi samo prodaja.

Dakle, dokument nije izgubljen. Problem je što morate znati gdje ga tražiti, kako se zove i ko ga je zadnji put uređivao. Ako trebate znati gdje pronaći informacije da biste im pristupili, sistem je mnogo manje transparentan nego što se na prvi pogled čini.

Isto važi i za poslovne podatke. Ako samo osoba koja upravlja određenom narudžbom može provjeriti status ili ako menadžer prvo mora prikupiti podatke od više kolega kako bi pripremio pregled, informacije postoje, ali nisu dostupne kompaniji kada su joj potrebne.

Odsustvo samo otkriva problem koji je postojao i ranije

Godišnji odmor je obično prvi put kada zaista primjećujemo ovu vrstu zavisnosti, ali je ujedno i najmanje problematičan primjer iste. Odsustvo je planirano, zaposlenik se vraća, a većina preostalih pitanja može se riješiti kasnije.

Postaje izazovnije kada ste na dužem bolovanju, mijenjate posao ili napuštate kompaniju. U takvim slučajevima nije dovoljno predati nekoliko fascikli i lozinki. Ako su se procedure razvijale tokom godina prvenstveno na osnovu iskustva pojedinca, vrlo je teško prenijeti dio njihovog znanja na druge zaposlenike.

Stoga, organiziranje informacija i procesa nije važno samo za brži svakodnevni rad. Također omogućava kompaniji da osigura da promjene u timu ne znače gubitak kontrole nad poslom koji je prethodno obavljala jedna osoba.

Dobar sistem ne umanjuje vrijednost iskusnih zaposlenika

Ponekad, prilikom standardizacije i digitalizacije procesa, postoji zabrinutost da želimo zamijeniti znanje ljudi tehnologijom. U stvari, poenta je upravo suprotna. Sramota je koristiti iskusnog zaposlenika kao pretraživač dokumenata ili živi priručnik za procedure koje bi trebale biti jasno regulirane.

Ako su dokumenti prikupljeni na jednom mjestu, podaci povezani s poslovnim procesima, a pristup organiziran prema ulogama zaposlenika, zaposlenici mogu sami pronaći mnoge odgovore. To omogućava iskusnijim članovima tima da posvete svoje vrijeme situacijama u kojima je njihova stručnost zaista potrebna, umjesto da moraju iznova i iznova objašnjavati osnovne procedure.

Isto važi i za uvođenje novih zaposlenika. Mnogo je lakše učiti o poslu u okruženju gdje je jasno gdje se informacije nalaze i kako se procesi provode, nego u kompaniji gdje prvo morate shvatiti koga pitati za svaki sljedeći zadatak.

Kako posao raste, informacija treba svoje mjesto

Sa pet zaposlenih, mnoge stvari se mogu dogovoriti direktnim razgovorom. Sa većim timom, različitim odjeljenjima i većim brojem klijenata, ovaj način rada postaje sve teže upravljati. Kompaniji je potrebno zajedničko okruženje u kojem su poslovni podaci i dokumentacija dostupni onima kojima su potrebni, bez obzira na to ko je taj dan u kancelariji.

PANTHEON omogućava integraciju različitih područja poslovanja u jedinstveni sistem, dok PANTHEON DMS omogućava uredno upravljanje poslovnom dokumentacijom. Umjesto da informacije ostanu raspršene po mapama, e-mailovima i ličnim evidencijama pojedinaca, kompanija ih može povezati s procesima u kojima se kreiraju i koriste.

To ne čini znanje zaposlenih manje važnim. Kompanija jednostavno osigurava da osnovne operacije ne zavise od toga da li je određena osoba dostupna u tom trenutku.

Najbolji zaposlenici ne bi trebali biti usko grlo

Ljudi koji najbolje poznaju kompaniju, njene kupce i njen način rada često su među njenim najvrijednijim zaposlenicima. Zato nema smisla da oni postanu jedini izvor informacija koji je svima ostalima potreban u svakodnevnom radu.

Dobro organizovana kompanija koristi znanje svojih ljudi za rješavanje složenih problema, poboljšanje procesa i donošenje boljih odluka. Dokumenti, osnovni podaci i utvrđene procedure moraju biti organizovani na način koji omogućava nesmetano odvijanje posla čak i kada neko nije prisutan.

Ako se fraza “sačekajmo da se vrati, znat će” ponovo pojavi u kancelariji tokom vašeg sljedećeg odmora, možda je dobro vrijeme da razmislite koliko je poslovnog znanja vaše kompanije zapravo pohranjeno u sistemu, a koliko još uvijek ostaje samo u glavama zaposlenih.