10 najčešćih grešaka u upravljanju dokumentima

Kada govorimo o organizovanoj poslovnoj dokumentaciji, obično prvo razmišljamo o tome da li su dokumenti pohranjeni i da li se mogu pronaći. Međutim, u praksi dobro upravljanje dokumentima obuhvata mnogo više. Važno je kako dokument ulazi u sistem, kako je klasifikovan, ko mu može pristupiti, šta se s njim dešava tokom obrade i koliko dugo se čuva.

Ovo su mjesta gdje se javljaju greške koje se često previde u svakodnevnom radu. Jedan pogrešno klasifikovan fajl nije veliki problem, ali kada kompanija obrađuje stotine ili hiljade dokumenata svakog mjeseca, nedosljednosti brzo postaju očigledne.

1. Sortirate dokumente bez jasnih pravila

Dobra klasifikacija dokumenata počinje dogovorom o tome koje vrste dokumenata kompanija koristi i kako se klasifikuju. Ako zaposleni sami donose odluke o tome gdje svaki dokument pripada, struktura će se na kraju početi širiti u svim smjerovima.

Jedan odjel može tretirati isti sadržaj kao ugovor, drugi kao klijentsku dokumentaciju, a treći ga može klasificirati po projektu. Nijedna od ovih odluka nije nužno sama po sebi pogrešna, problem nastaje kada kompanija nema jedinstveno pravilo kojeg se svi pridržavaju.

2. Oslanjate se prvenstveno na naziv datoteke

Naziv dokumenta je koristan, ali ne bi trebao biti njegov jedini opis. Poslovni dokument obično sadrži niz drugih informacija po kojima ćemo ga htjeti pronaći: datum, poslovni partner, vrsta dokumenta, broj, odgovorna osoba ili povezani poslovni događaj.

Ako se ovi podaci ne zabilježe na strukturiran način, pretraživanje ostaje prvenstveno ovisno o tome da li se neko sjeća kako je datoteka dobila ime.

3. Metapodaci su nepotpuni ili nekonzistentni

Čak ni kompanija koja koristi metapodatke nema mnogo koristi od njih ako ih svaki korisnik unosi drugačije. U jednom dokumentu, partner je naveden punim imenom, u drugom sa skraćenicom, a u trećem podatak nedostaje.

Konzistentni metapodaci omogućavaju filtriranje, sortiranje i pretraživanje dokumentacije korištenjem istih kriterija kasnije. Kako se obim dokumenata povećava, on postaje gotovo jednako važan kao i sam sadržaj dokumenta.

4. Postavite prava pristupa jednom i zaboravite na njih

Pristup dokumentima nije samo pitanje ko može otvoriti određenu mapu. Zaposleni mijenjaju poslove, preuzimaju nove odgovornosti i napuštaju kompaniju, a mijenja se i njihov legitimni pristup informacijama.

Stoga je razumno povezati prava sa stvarnim ulogama i odgovornostima i redovno ih preispitivati. Preširok pristup nije prikladan sa stanovišta sigurnosti informacija, dok preograničen pristup može nepotrebno zakomplicirati svakodnevni rad.

5. Ne možete lako provjeriti historiju dokumenta

Kada je u pitanju poslovna dokumentacija, nije uvijek samo trenutni status ono što je važno. Ponekad nam je potrebno i da znamo šta se s dokumentom ranije dogodilo, ko ga je mijenjao i kakav je bio njegov prethodni sadržaj.

Bez mogućnosti praćenja, kontekst se brzo gubi kada se naprave promjene. Ovo je posebno važno za dokumente koje dijeli i pregledava više osoba, jer mora biti jasno kako je nastala verzija koju danas koristimo.

6. Validacija dokumenata nema jasno definisan put

Faktura, ugovor ili neki drugi dokument koji zahtijeva odobrenje treba imati jasno definisan put od prijema do završetka. Ko ga prvi pregleda? Ko ga odobrava? Šta se dešava ako bude odbijen? Gdje možemo provjeriti u kojoj se fazi nalazi?

Ako proces nije jasno definisan, dokumenti nepotrebno čekaju, zaposleni provjeravaju svoj status, a odgovornost za sljedeći korak nije uvijek jasna. Uz višestepeno odobravanje, pojednostavljen proces postaje još važniji.

7. Dokument nije povezan s poslovnim događajem zbog kojeg je nastao

Ugovor je povezan s partnerom, otpremnica s isporukom, faktura s kupovinom ili prodajom, a lični dokument sa zaposlenikom. Ako dokument čuvamo kao samostalnu datoteku, gubimo dio njegovog poslovnog konteksta.

Povezivanje dokumentacije sa relevantnim poslovnim podacima omogućava korisniku pristup dokumentu iz procesa u kojem je potreban. Dakle, dokumentni sistem nije samo arhiva, već dio svakodnevnih poslovnih operacija.

8. Prijem dolaznih dokumenata nije organizovan

Dokumenti dolaze u kompaniju putem različitih kanala i u različitim formatima. Neki su elektronski, drugi se skeniraju, a treći se kreiraju unutar same kompanije. Ako ne postoji definisan proces za njihovo preuzimanje, može se desiti da od samog početka dokument nije pravilno klasifikovan ili opremljen potrebnim podacima.

Organizovano upravljanje stoga počinje kada dokument uđe u sistem. Što je dokument bolje definisan u trenutku njegovog prihvatanja, to će kasnije biti potrebno manje dodatnih uređivanja.

9. Pretraga se zasniva samo na strukturi arhive

Čak i vrlo dobro osmišljena struktura dokumentacije ima svoja ograničenja. Korisnici ne pretražuju uvijek na način koji je neko zamislio prilikom postavljanja arhive prije mnogo godina.

Ponekad znamo partnera, drugi put datum, a treći put samo dio sadržaja dokumenta. S velikom količinom dokumentacije, postaje važno moći pretraživati ​​informacije po različitim kriterijima i, ako je potrebno, po samom sadržaju, a ne samo otvaranjem pojedinačnih kategorija.

10. Skladištenje tretirate kao posljednji korak o kojem ćete razmišljati kasnije

Nakon što je dokument završen, rad na njemu može biti završen, ali njegovo upravljanje možda nije. Različite vrste poslovnih dokumenata imaju različite potrebe za čuvanjem, tako da nema smisla jednostavno sve pohranjivati ​​​​unedogled.

Prilikom dizajniranja sistema, dobro je znati koje dokumente kompanija čuva, koliko dugo su joj potrebni i šta se s njima dešava nakon isteka perioda čuvanja. Na ovaj način, arhiva ostaje upravljiva tokom godina, umjesto da postane repozitorij svega što je kompanija ikada kreirala.

Dobar sistem dokumentacije počinje s dobrim pravilima

Tehnologija može uveliko pojednostaviti upravljanje dokumentima, ali ne može zamijeniti jasan način rada. Ako kompanija ne zna kako želi organizirati dokumente, ko bi trebao imati pristup njima i kako bi se s njima trebalo postupati, dio neorganiziranosti će prenijeti u digitalno okruženje.

PANTHEON DMS omogućava centralno upravljanje dokumentima, pretraživanje, kontrolu pristupa i povezivanje dokumenata s poslovnim procesima i podacima u PANTHEON-u. Implementacija je ujedno i važna prilika za kompaniju da preispita postojeći način rada i definira pravila koja će biti korisna čak i kada postoji veći broj dokumenata, korisnika i procesa.

Ako se prepoznajete u nekoliko tačaka, prvi korak nije nužno migracija svih dokumenata u novi sistem. Mnogo bolji početak je identificirati gdje se u životnom ciklusu dokumenta danas javlja najviše nejasnoća i pojednostaviti proces prije digitalizacije.