Digitalno praćenje procesa koje povezuje HR odjel, zaposlenike i dokumentaciju

U organizacijama sa velikim brojem zaposlenih, dokumenti se kreiraju svakodnevno, a potrebno ih je sigurno dostaviti, evidentirati i trajno pohraniti.

Platni spiskovi, rješenja o ljetnom odsustvu, potvrde o prihodima i ostala kadrovska dokumentacija predstavljaju važan dio poslovnih procesa, tako da se njihovo upravljanje često još uvijek zasniva na e-pošti i lokalnom pohranjivanju dokumenata.

Takav način rada smanjuje transparentnost, povećava administrativno opterećenje i otežava brzo pronalaženje dokumenata i dokazivanje da je zaposlenik primio i pregledao dokument.

Naše rješenje za automatizirano slanje i arhiviranje kadrovske dokumentacije osigurava više reda, sigurnosti i potpuni pregled procesa.

Ujedinjeni proces umjesto raspršenih zapisa

Rješenje digitalizira i automatizira cijeli proces upravljanja dokumentacijom zaposlenika – od pripreme dokumenata do njihove isporuke, potvrde prijema i trajnog arhiviranja.

Svaki dokument:

• se automatski kreira iz ERP sistema
• dostavlja se zaposleniku putem sigurnog digitalnog kanala
• arhivira se u svom originalnom i nepromijenjenom obliku
• povezan je s relevantnim kadrovskim i računovodstvenim evidencijama

Bez obzira na vrstu dokumenta, proces je standardiziran, pregledan i potpuno kontroliran.

Potpuna transparentnost i sljedivost

Čim se dokument kreira, on automatski postaje dio centralizirane digitalne arhive zaposlenika.

Ovo omogućava:
Provjeren pregled svih izdatih dokumenata
Centralno skladištenje originalnih dokumenata
Cijela historija distribucije i pristupa
Brza pretraga dokumenata tokom revizija, ali na zahtjev zaposlenih

Svi dokumenti, potvrde, zapisi o pregledima i aktivnostima korisnika pohranjuju se na jednom mjestu i mogu se pratiti kroz cijeli životni ciklus dokumenta.

Sigurna dostava i potvrda prijema Rješenje omogućava zaposlenima pristup dokumentima putem digitalnog portala, bez korištenja e-pošte ili lokalne pohrane.

Zaposleni mogu:

• Kad god pregledaju svoje dokumente
• Potvrdite prijem dokumenta
• Oni potvrđuju pregled i daju saglasnost, kada je to potrebno

Sve potvrde i aktivnosti se automatski evidentiraju i postaju dio dokumentacije.
Na ovaj način, organizacija dobija pouzdane dokaze o dostavi i pregledu dokumenata bez dodatnih administrativnih procedura.

Centralizirana arhiva bez rizika od gubitka podataka

Sva dokumentacija o osoblju i plaćama ostaje trajno dostupna u sigurnoj digitalnoj arhivi.

Rješenje omogućava:

• Zbirka originalnih dokumenata bez izmjena
• Poštivanje pravila arhiviranja i zaštite podataka
• Uklanjanje ovisnosti o ličnim e-mail računima
• Brži pristup dokumentima tokom kontrola i revizija

Dokumentacija ostaje dostupna i organizaciji i zaposlenima bez ponovnog kreiranja ili periodičnog pretraživanja dokumenata.

Prednosti za vašu organizaciju

• Potpuni nadzor nad dokumentacijom zaposlenih
• Veća transparentnost kadrovskih procesa
• Manje administrativnog posla i papirologije
• Sigurno i dugoročno čuvanje dokumentacije
• Lakše revizije i dokaz usklađenosti
• Veća efikasnost zaposlenih i kadrovskih službi

Dokumentacija prestaje biti skup pojedinačnih datoteka i postaje kontrolirani i digitalizirani poslovni proces.

Kome je rješenje namijenjeno?

Rješenje je posebno pogodno za:

• Odjeli za ljudske resurse
• Obračun i administracija plaćanja
• Organizacije sa većim brojem zaposlenih
• Kompanije koje žele digitalizirati procese upravljanja osobljem
• Organizacije s visokim zahtjevima u pogledu usklađenosti dokumentacije

Ako se broj zaposlenih poveća i količina dokumentacije se poveća, rješenje pruža strukturu za sigurno i efikasno upravljanje dokumentima.

Ključna vrijednost rješenja

Ne nudimo samo digitalnu arhivu.
Ne bavimo se samo slanjem dokumenata.

Garantujemo sigurnost, transparentnost i potpuni nadzor dokumentacije zaposlenih – od kreiranja dokumenata do trajnog arhiviranja i potvrde prijema.

BAZA ZNANJA
Više informacija za bolje odluke