Koliko vas zapravo košta jedno “Samo da ovo ručno završimo”?
“Ma nije problem, treba mi samo dvije minute.”
Koliko ste puta ovu rečenicu čuli u svojoj kompaniji?
Možda kada treba prepisati podatke s računa. Možda kada treba pronaći dokument koji nije tamo gdje bi trebao biti. Ili kada neko kaže da će još jednom poslati e-mail jer prethodni nije dobio odgovor.
Svaka od tih situacija djeluje beznačajno. Nekoliko minuta ovdje, nekoliko minuta tamo. Međutim, kada ih posmatrate na nivou cijele kompanije, upravo one često postaju najveći “kradljivci vremena”.
Male radnje koje svakodnevno usporavaju poslovanje
Većina administrativnih zadataka traje kratko. Zato ih rijetko doživljavamo kao problem.
Ali pogledajmo nekoliko primjera.
Ručni unos podataka s računa. Nekoliko minuta po dokumentu možda ne zvuči mnogo. Međutim, ako tokom mjeseca obradite stotine računa, to postaje značajan dio radnog vremena.
Traženje dokumentacije. Ugovor je možda u e-mailu. Ili na zajedničkom disku. Ili u registratoru. Ili kod kolege. Nekoliko minuta pretrage lako se pretvori u desetine sati na godišnjem nivou.
Odobravanje dokumenata. Dokument čeka potpis jer odgovorna osoba nije u kancelariji. Zatim se šalje novi e-mail, pa podsjetnik, pa još jedan telefonski poziv. Proces koji je mogao trajati nekoliko minuta produži se na dane.
Putni nalozi. Popunjavanje obrazaca, prikupljanje računa i obračun troškova često oduzimaju mnogo više vremena nego što je potrebno.
Komunikacija s klijentima. Slanje pojedinačnih obavijesti, podsjetnika ili informacija zaposlenima postaje dodatni administrativni posao koji se svakodnevno ponavlja.
Nijedan od ovih zadataka sam po sebi nije veliki problem. Problem nastaje kada ih ima stotine.
Vrijeme se ne gubi odjednom
Često razmišljamo o velikim projektima koji zahtijevaju mnogo vremena. Međutim, produktivnost kompanije mnogo češće narušavaju sitnice koje se neprestano ponavljaju.
Dvije minute za unos jednog računa.
Pet minuta za pronalazak dokumenta.
Tri minute za slanje dodatnog e-maila.
Deset minuta za ručni obračun putnog naloga.
Na kraju mjeseca, to više nisu minute. To su deseci, pa čak i stotine sati koje bi zaposleni mogli iskoristiti za aktivnosti koje donose novu vrijednost kompaniji.
Kada tehnologija preuzme rutinske zadatke
Digitalizacija nije zamjena za ljude. Njena uloga je da preuzme poslove koji se ponavljaju, kako bi zaposleni mogli više vremena posvetiti analizi, komunikaciji s klijentima i donošenju odluka.
Zato sve više kompanija automatizuje procese poput:
- prepoznavanja i knjiženja ulaznih računa
- digitalnog upravljanja dokumentacijom
- elektronskog odobravanja dokumenata
- vođenja kadrovskih evidencija
- obračuna putnih naloga
- automatskog slanja obavijesti klijentima i zaposlenima.
Rezultat nisu samo brži procesi. Manje je grešaka, informacije su dostupne kada su potrebne, a administracija prestaje biti prepreka svakodnevnom radu.
Odakle početi?
Mnoge kompanije smatraju da unapređenje poslovanja mora biti veliki projekt. U praksi je često dovoljno krenuti od jednog procesa koji zaposlenima svakodnevno oduzima najviše vremena.
Zapitajte se:
- Šta vaši zaposlenici najčešće rade ručno?
- Koji proces izaziva najviše čekanja?
- Gdje se podaci unose više puta?
- Koji zadaci se ponavljaju iz dana u dan?
Odgovori na ova pitanja često pokažu gdje se kriju najveće prilike za unapređenje.
Iskoristite ljeto za pametna unapređenja
Mirniji ljetni period odlična je prilika za analizu poslovnih procesa i uvođenje funkcionalnosti koje će olakšati rad u drugoj polovini godine.
Zato je Datalab pripremio posebne ljetne pogodnosti za postojeće i nove PANTHEON korisnike.
Kupovinom novih ili dodatnih PANTHEON licenci, kao i licenci u hostingu, ostvaruje se vrijednost u obliku vaučera koji se mogu iskoristiti za implementaciju dodatnih rješenja i usluga. Vaučeri se mogu iskoristiti za unapređenja poput eKnjiženja, eDokumentacije, eObavijesti te PANTHEON Granula, uključujući Kadrove, Putne naloge i Dokumente i zadatke.
U okviru akcije dostupan je i jedan sat besplatnog individualnog savjetovanja s Datalab stručnjacima, koji će pomoći da prepoznate gdje se u vašem poslovanju kriju najveće prilike za uštedu vremena i optimizaciju procesa.
Akcija traje do 31. jula 2026. godine, a ostvareni vaučeri mogu se iskoristiti do kraja godine.
Svaka minuta se računa
Najveći gubici u poslovanju često nisu posljedica velikih problema. Nastaju zbog malih zadataka koje svakodnevno ponavljamo jer smo navikli da ih radimo na isti način.
Ako ste se prepoznali u nekim od navedenih situacija, možda je pravo pitanje: koliko bi vaše poslovanje bilo efikasnije kada bi se svi ti zadaci obavljali automatski?
Ponekad upravo nekoliko ušteđenih minuta dnevno napravi najveću razliku na kraju godine.
