PANTHEON DMS: Jednostavno i sigurno upravljanje dokumentima

U svakodnevnom poslovanju dokumenti su srž procesa. Fakture, ugovori, putni nalozi, interne odluke – svaki od njih zahtijeva pažnju, vrijeme i kontrolu. Ako ste korisnik PANTHEON ERP-a, već imate alat koji prati poslovne tokove. S PANTHEON DMS-om sada možete potpuno digitalizirati upravljanje dokumentima i uštedjeti vrijeme, smanjiti greške i poboljšati preglednost.

Šta je PANTHEON DMS?

PANTHEON DMS nije samo digitalna arhiva. To je integrirani sistem koji povezuje dokumente s poslovnim procesima. Umjesto da tražite papire u ormarima ili e-mailovima, svaki dokument je centraliziran, pregledan i trenutačno dostupan.

S PANTHEON DMS-om možete:

• Pohraniti i organizirati sve vrste dokumenata

• Pratiti status odobravanja i tko je odgovoran za svaki dokument

• Automatski povezivati dokumente s modulima ERP-a (finansije, nabava, HR)

• Osigurati revizijsku evidenciju i kontrolu pristupa

Zašto koristiti PANTHEON DMS?

Korisnici često ne shvaćaju da već imaju sve što im treba za početak digitalizacije. Čak i 100 MB besplatnog prostora može poslužiti za prve stotine dokumenata i pokazati stvarne prednosti sistema.

Brža obrada dokumenata

Papirni račun putuje kroz ured i traži potpis, dok u digitalnom okruženju prolazi kroz cijeli proces za nekoliko minuta.
Prednosti:

• Manje čekanja i urgencija

• Smanjenje dvostrukog unosa i grešaka

• Bolja kontrola cash flowa

Sigurnost i kontrola

Svaki dokument ima svojeg vlasnika, evidenciju odobravanja i historiju promjena.
Prednosti:

• Nema izgubljenih dokumenata

• Nema nesigurnosti oko verzija ugovora

• Jednostavna priprema za reviziju i inspekciju

Transparentnost i standardizacija procesa

DMS povezuje dokumente s ERP modulima i poslovnim procesima.
Prednosti:

• Standardizirani tokovi smanjuju zavisnost od pojedinaca

• Bolji pregled nad troškovima i obavezama

• Jasna revizijska evidencija

Kako PANTHEON DMS pomaže različitim odjelima

Računovodstvo i finansije: brže odobravanje faktura, manje pogrešaka, trenutni uvid u obaveze i status plaćanja.

HR i kadrovski odjeli: digitalni ugovori, putni nalozi, odsustva i evaluacije zaposlenih bez papirne administracije.

Prodaja i nabava: praćenje ugovora, narudžbi i odobrenja, standardizirani procesi i manje grešaka u dokumentaciji.

Uprava i menadžment: jasna evidencija odluka, kontrola nad projektima i transparentnost poslovanja.

IT i administracija: centralizirano pohranjivanje, sigurnost podataka i podrška za rad na više lokacija.

Kako početi odmah

1. DMS već imate u PANTHEON-u

2. Uvezite prve dokumente (fakture, ugovore, interne odluke)

3. Postavite workflow i odredite odgovorne osobe

4. Uključite tim i pratite prve rezultate

Čak i mala količina digitalnih dokumenata odmah pokazuje uštede u vremenu i bolju kontrolu nad poslovnim procesima.

Zaključak

PANTHEON DMS nije dodatak ERP-u – on je sredstvo koje mijenja način poslovanja. Dokumenti prestaju biti teret, postaju organiziran, pretraživ i kontroliran resurs. Vrijeme je da prestanete gubiti sate na administraciju i pređete na digitalno upravljanje dokumentima. Pitanje više nije „trebam li DMS?“ nego „zašto to već ne koristim?“