Optimizacija i digitalizacija poslovnih procesa kao temelj savremenog preduzeća
U mnogim preduzećima poslovni procesi nastaju postepeno. Dijelom zbog rasta, dijelom zbog novih zahtjeva, a dijelom zbog improvizacije. Rezultat su često nepovezani sistemi, ručni koraci, Excel tabele i dokumenti rasuti na različitim mjestima. Dok je obim poslovanja još uvijek pod kontrolom, ovakav način rada može funkcionisati. Međutim, kada preduzeće počne rasti, takav pristup vrlo brzo postaje kočnica.
Upravo tada optimizacija i digitalizacija poslovnih procesa postaju ključne teme. Ne kao popularni pojmovi, već kao odgovor na vrlo konkretne probleme koji se javljaju u svakodnevnom poslovanju.
Gdje preduzeća u stvarnosti gube najviše vremena
Kada preduzeća prvi put ozbiljno sagledaju svoje procese, često shvate da najviše vremena ne gube na kompleksne zadatke, već na sitne, ponavljajuće aktivnosti, kao što su:
- ručni unos podataka u više sistema,
- traženje dokumenata po različitim folderima i alatima,
- usklađivanje informacija između odjela,
- provjera koja je verzija podatka ili dokumenta uopće ispravna.
Ovakvi problemi se u pravilu ne rješavaju dodatnim naporom zaposlenih, već boljom organizacijom rada. U praksi to znači jasno definisane procese i alate koji te procese zaista podržavaju. ERP sistemi, poput PANTHEON ERP-a, ovdje često imaju ključnu ulogu, jer povezuju finansije, prodaju, nabavku, skladište, kadrove i dokumente u jedinstveno okruženje.
Digitalizacija nije cilj, već sredstvo
Jedna od najčešćih grešaka je uvjerenje da digitalizacija sama po sebi rješava probleme. Ako preduzeće digitalizira nepregledan ili neefikasan proces, taj proces će doduše postati digitalan, ali ne nužno i bolji.
Smislena digitalizacija podrazumijeva da preduzeće najprije razmotri:
- koji procesi zaista uzrokuju najveće zastoje,
- gdje dolazi do najviše grešaka ili dupliranja posla,
- koje korake ima smisla automatizirati, a koje ne.
Tek nakon toga dolazi izbor alata. ERP sistemi omogućavaju postepeno uvođenje promjena, automatizaciju ponavljajućih zadataka i bolju kontrolu nad cjelokupnim poslovanjem, bez gubitka fleksibilnosti preduzeća.
Zašto se preduzeća za ERP često odlučuju tek kada postane nužno
Mnoga preduzeća se na uvođenje ERP sistema odlučuju tek onda kada postojeći način rada počne stvarati ozbiljne probleme, kao što su:
- izvještaji više nisu pouzdani,
- isti podaci se pojavljuju u različitim verzijama,
- procesi postaju previše kompleksni za ručno upravljanje,
- menadžment više nema jasan pregled nad poslovanjem.
ERP sistemi, poput PANTHEON ERP-a, nisu namijenjeni samo velikim preduzećima. Naprotiv, često najveću vrijednost donose upravo kompanijama u fazi rasta, kada je još uvijek relativno jednostavno uspostaviti pregledne i sljedive procese – prije nego što se pravi haos zaista razvije.
Sigurnost, preglednost i manje improvizacije
Digitalizovani procesi donose i bolju kontrolu nad podacima. Pristupi su jasno definisani, promjene se mogu pratiti, a dokumenti su pohranjeni na jednom mjestu. To smanjuje rizike, olakšava osiguranje usklađenosti sa zakonodavstvom i, što je najvažnije, smanjuje potrebu za improvizacijom.
Umjesto pitanja ko ima najnoviju verziju dokumenta ili koji podatak je tačan, preduzeća imaju jedinstveni izvor istine. To je jedna od onih prednosti koju ne primijetite odmah, ali se vrlo brzo osjeti u svakodnevnom radu.
Digitalizacija kao dugoročna odluka
Optimizacija i digitalizacija poslovnih procesa nisu projekti koji se završavaju uvođenjem novog sistema. Radi se o dugoročnoj odluci koja utiče na način rada, kulturu preduzeća i sposobnost prilagođavanja promjenama.
PANTHEON ERP omogućava preduzećima da postave čvrste temelje za rast. Umjesto da energiju troše na ručnu administraciju i „vatrogasne akcije“, mogu je usmjeriti na razvoj, poboljšanja i stvaranje dodatne vrijednosti.
U okruženju u kojem se poslovni uslovi brzo mijenjaju, upravo to često pravi razliku između preduzeća koja se uspješno prilagođavaju i onih koja promjene preduhitre.
