Značaj održavanja poslovnog softvera

Izračunajte: koliko dugo vi koristite trenutno poslovno rješenje?

Prosječno vrijeme korištenja poslovnog softvera u kompanijama je između 5 i 15 godina. Toliko dug period korištenja znači da poslovni softver postaje sastavni dio kompanije, a ne samo podrška poslovanju. Dakle, dio bez kojeg se ne može.

Kada razmislite malo bolje, dio bez kojeg se ne može je jako skupo mijenjati. Razlog je, pored dugog perioda korištenja, i taj što se za taj period unese ogromna količina podataka. Čak i za samo nekoliko mjeseci korištenja u poslovni softver je već unijeto mnogo podataka.

To znači da ćete, u slučaju promjene poslovnog softvera, sve te podatke morati ponovo prekucati ili pokušati da ih elektronski prebacite u novi softver. To je vremenski i finansijski zahtjevna operacija. Dodatno, to znači da je tokom tolikog perioda korištenja softver najčešće značajno prilagođen poslovnim potrebama kompanije, pa i takve promjene treba ponovo implementirati ili prilagoditi novom softveru. Također, vremenski i finansijski zahtjevna operacija.

Samo kratko da se podsjetimo šta je sve moglo da se prilagodi kompaniji tokom procesa implementacije: izgled dokumenata za štampu, povezivanje sa drugim alatima, šabloni knjiženja, izvještaji po želji, specifičnosti toka dokumentacije i sl. Koliko tih prilagođavanja su adekvatno propraćena dokumentacijom? Verovatno vrlo malo, na žalost.

Uzmite u obzir i vrijeme uloženo u učenje, obuku i uhodavanje za rad u postojećem poslovnom softveru. Teško mjerljivo, ali svakako nije nezanemarljivo. Često se kompanije sjete tog vremena tek kada su već krenule sa implementacijom novog rješenja, pa sjećanja počnu da naviru. Uglavnom su to bolna podsjećanja koja su se vremenom izgubila u tekućim zamjerkama, problemima i izazovima. Kao što reče neko: tekući problemi su najvidljiviji, a kad prođu brzo ih zaboravimo i sjećamo se samo lijepih stvari.

Sve ovo zajedno utiče na dnevne poslovne aktivnosti. Remeti poslovanje, pomijera fokus, povećava napetost, pritisak na sve u kompaniji jer pored tekućeg posla dio vremena se posvećuje učenju, prilagođavanju i obuci za novi softver.

Zbog svega gore navedenog, poslovni softver je jeftinije održavati i nadograđivati nego mijenjati.

Poslovni modeli

Svi ozbiljni proizvođači softvera nude neku vrstu održavanja ili nadogradnje. Bez obzira da li je u pitanju pretplatni model (softver kao usluga), aplikativni softver (npr. Microsoft Office) ili poslovni softver (ERP, CRM i sl.) održavanje i nadogradnje su standard. Kako se tehnologija razvija tako se javlja potreba za prilagođavanjem softverskih rješenja novim «nosećim» tehnologijama ili platformama (operativni sistemi, cloud,…).

Na taj način i proizvođač poslovnog softver i korisnik zadovoljavaju svoje poslovne interese. Proizvođač od prihoda dobija sredstva koja ulaže u dalji razvoj softvera, a korisnik plaćajući samo dio cijene od one koliko bi koštao razvoj od nule, dobija nove verzije softvera usaglašene sa novim trendovima bilo koje vrste (tehnološki, zakonodavni, ekonomski ili bilo koji drugi).

U tim modelima se suštinski javljaju razlike između poslovnog i aplikativnog softvera.

Kakva je razlika između poslovnog i aplikativnog softvera?

Poslovni softver se, već smo spomenuli, koristi između 5 i 15 godina. To je jedna odlika, a postoje i druge. Za poslovni softver velike promjene nisu česte. Najčešće se mijenja generacija softvera tek poslije dužeg vremena (primjer 2003 Pantheon 5.0 -> 2007 Pantheon 5.5 -> 2015 Pantheon X). Promjene između su inkrementalne, manje i donose unaprijeđenja koja su neophodna kako bi se održao korak sa promjenama uz zadržavanje kontinuiteta upotrebe. Tu dolazimo do jako važne stvari: kontinuitet. Kako poslovni softver često sadrži dosta podataka o poslovanju i to godinama unazad, jako je bitno da se održi kontinuitet i integritet tih podataka. Tokom životnog vijeka generacije poslovnog softvera uticaj spoljnih promjena (zakonodavstvo, promjena poslovnih modela, promjena u okruženju i sl.) je jako velika na poslovni softver. Zbog toga, poslovni softver mora da ispuni uslov i fleksibilnosti i integriteta u isto vrijeme, a to se postiže inkrementalnim nadogradnjama koje odgovaraju nastalim promjenama.

Za razliku od poslovnog softvera, aplikativni softver je drugačiji. Primjer koji vam može biti blizak je najpoznatiji aplikativni softver za kancelarijsko poslovanje: Microsoft Office. Ako posmatramo period od 2002 do danas dakle 15 godina. PANTHEON je doživio 3 generacije. Za to vrijeme Microsoft Office je promijenio 6 generacija (Office XP, Office 2003, Office 2007, Office 2010, Office 2013, Office 2016). Vrijeme upotrebe je dakle dosta kraće, promjene su češće, kontinuitet nije od pretjeranog značaja, a uticaj spoljnih faktora minimalan (osim tehnoloških promjena). Zbog toga se izmjene vrše tako što se zamijeni kompletan postojeći softver novom verzijom. Dakle ne nadogradnjom nego zamjenom.

Zbog ovih specifičnih razloga poslovni i aplikativni softver se značajno razlikuju. Poslovni softver više liči na kuću koju je potrebno održavati, a aplikativni softver više liči na pokućstvo koje s vremena na vrijeme kompletno zamijenite.

Svjetski standardi i lokalno iskustvo

Ako se pomognete bilo kojim pretraživačem interneta (google, bing ili neki treći) naći ćete slične podatke u vezi sa dužinom korištenja poslovnog softvera (5-15 godina). Dodatno, možete naći i prosječne procente godišnje nadogradnje poslovnog softvera, između 15% i 25% od tržišne vrijednosti kupljenih licenci.

Ono što se također može pronaći ne ohrabruje mnoge kompanije koje žele da odustanu od nadogradnje poslovnog softvera. Skupo je vratiti se.

Sa druge strane, čak iako ostanete na istoj verziji poslovnog softvera (nikad ne instalirate novu verziju) koja radi, vaše poslovanje će trpiti zbog neusaglašenosti sa promjenama u okruženju, manjak poslovnih unapređenja i skupe dodatne aplikacije koje služe da «zakrpe» rupe zbog nemanja novih izmjena u novim verzijama.

Tako da troškovi održavanja «verzije zamrznute u vremenu» postaju veoma visoki. Zbog toga je svjetska praksa takva da pokazuje da je jeftinije održavati postojeći softver nego ne održavati.

Lokalno iskustvo najčešće potvrđuje svjetsku praksu, ali kako je tržište još u povoju i dalje postoji vjerovanje da je moguće na neki način ostati zamrznut u vremenu, a i prostoru. Sjetimo se: jedino konstantno je promjena (panta rei).

Podrška, nadogradnja, osiguranje???

Podrška za softver i nadogradnja softvera se često mješaju iako označavaju dvije potpuno različite stvari. A najčešće se porede sa osiguranjem, a ni to nije ispravno.

Podrška služi za preventivno održavanje, tehničku podršku, bekap, rješavanje tekućih problema, prilagođavanje softvera tekućem poslovanju i prilagođavanju u skladu sa potrebama kompanija.

Nadogradnja softvera ili održavanje programskog koda služi za potpuno druge stvari: detektovanje problema na nivou koda, otklanjanje bagova, isporuku zakrpa, popravki i ispravki. Zatim služi razvoj novih verzija, zakonskih izmjena i usaglašavanja sa tehnološkim promjenama (operativni sistemi, hardver, baze podataka,…).

A osiguranje?

Česta zabuna je poređenje održavanja sa osiguranjem. Zgradu na primjer možete održavati i/ili osigurati. Ako ne održavate zgradu, morate prvo popraviti sve kvarove koji su se nakupili tokom godina zbog neodržavanja prije nego počnete redovno održavanje. Ako prekinete osiguranje i ništa loše se ne desi, vi možete nastaviti sa osiguranjem bez prethodnih troškova.

Datalab ulaže značajan dio vremena na razvoj, testiranje, održavanje razvojnog i test okruženja i alata kako bi mogli redovno da izbacujemo nove verzije našeg softvera. Čak iako neko od korisnika nema sklopljen ugovor o održavanju, to ne znači da ćemo prestati sa razvojem. Prosto rečeno, održavamo svoj proizvod iako pojedine kompanije ne učestvuju.

Podsjetimo se

Promjena poslovnog softvera je skupa zbog:

• Procjene složenih potreba i zahtjeva
• Migracije podataka u drugi softver
• Promjene radnih navika
• Podešavanja i prilagođavanja
• Strategije za naslijeđene podatke
• Novih licenci i hardvera

Održavanje znači da je mala naknada svake godine jeftinija u odnosu na veliku promjenu, kao i da ima manje inkrementalnih nadogradnji koje manje utiču na poslovanje.

Meni to ne treba?

Čak iako vaš biznis ostane 100% nepromijenjen, znamo da Microsoft izbacuje ispravke svojih aktuelnih operativnih sistema svakih nekoliko mjeseci. Baze podataka imaju sličan ciklus ispravki. Računari traju 3-5 godina,… Sa aplikativnim softverom situacije je takva da prosto kupite novi softver i pređete na novu verziju. Korisnici poslovnog softvera ne žele da mijenjaju kompletan softver kada se neka izmjena pojavi. Oni žele da proizvođači brinu o novim verzijama, praćenju propisa i inkrementalno unaprijeđuju svoj proizvod bez potrebe za migracijom. Kontinuitet je važan u poslovanju i u poslovnom softveru, skoro na isti način.

Zašto ste nam Vi potrebni u programu održavanja?

Naknada za održavanje je ključna za život i razvoj vašeg i našeg softvera. Mnogi od vas su zamijenili stari softver PANTHEON-om jer stari softver nije redovno ažuriran. Visok procenat obnove ugovora o održavanju drže nisku cijenu održavanja i povjerenje da će PANTHEON biti dugoročno rješenje. Rad na razvoju softvera je isti iako vi ne učestvujete u programu održavanja ili odustanete od istog.

Preporuke

Budite u toku sa novim verzijama kroz program održavanja. Odlaganje može ozbiljno povećati troškove, a preskakanje godine nadogradnje vjerovatno neće donijeti očekivane uštede.

Dodatno, iskoristite održavanje! Lakše je ispratiti novine u programu ako redovno održavate program na novoj verziji. Iskoristite nove funkcionalnosti – iznenađujuće je koliko se korisnici muče, a ne shvataju da su neki od problema već riješeni u najnovijoj verziji programa. Uz nadogradnju korisnici dobijaju i punu podršku za tekuće probleme bilo koje vrste.

Osim ukoliko ne planirate da ugasite svoju kompaniju ili da mijenjate svoj poslovni softver u narednih nekoliko mjeseci do godinu dana, vrlo je verovatno da je nadogradnja za vas najpovoljnija investicija u postojeće poslovanje.