Printani izvještaji vs. e-Izvještaji

Nov 15, 2018 | BLOG BA, Novosti, Opšte teme |

„Jedno drvo ne čini šumu.”

- Kineska poslovica

Ekološki aspekti poslovanja imaju sve veći uticaj na nove načine (finansijskog) izvještavanja, a e-Izvještaji se sve češće koriste kao zamjena za printane izvještaje, čime međunarodne korporacije nastoje smanjiti potrošnju papira, ali i ostalog repromaterijala (npr. tonera, registratora i sl.), te na taj način postići sniženje troškova za izvještajnu funkciju u računovodstvu, ali i za druge operativne aktivnosti koje imaju karakter izvještavanja na nivou međunarodne grupacije.

Finansijski izvještaji [1] su “proizvod” finansijskog računovodstva (knjigovodstva). Ostali računovodstveni izvještaji su “proizvod” upravljačkog računovodstva i računovodstva troškova (računovodstvenog planiranja, kontrole i analize). Finansijski izvještaji moraju istinito i fer prikazivati finansijsku situaciju, uspješnost poslovanja poduzeća, te sposobnost poduzeća da ostvaruje pozitivan novčani tok (da stvara novac). Temelje se na računovodstvenom procesiranju prošlih poslovnih događaja. Namijenjeni su investitorima i ostalim eksternim korisnicima.

Iz definicije finansijskih izvještaja, može se konstatovati da je računovodstvena funkcija jedan od potrošača papira i ostalog kancelarijskog materijala u međunarodnoj korporaciji. Računovodstvena funkcija ima zadatak da pravovoremeno izvještava interne i eksterne korisnike informacija o finansijskom poslovanju preduzeća, te je na njoj i odgovornost da sve izvještaje obezbjedi na vrijeme i u adekvatnoj formi. U digitalnom poslovnom okruženju, a naročito u okviru međunarodne grupacije, za papir kao formu izvještavanja ima sve manje potrebe. Na taj način međunarodne grupacije mogu ostvariti značajne uštede repromaterijala, ukoliko blagovremeno izvrše digitalnu transformaciju vlastitog poslovanja.

Lakša i sigurnija razmjena podataka, korištenjem e-Izvještaja samo je jedna od prednosti računovodstva ‘u oblaku’ , kada je u pitanju izvještajna funkcija u preduzeću.  Svi podaci koji se unose u program PANTHEON (npr. fakture, računovodstvo, plate, itd.) pohranjeni su u bazi podataka koja je obično na namjenskom računaru, odnosno serveru. Na taj način, krajnji korisnici izvještaja odnosno donosioci odluka imaju mogućnost da jednostavno i brzo pristupe informacijama sa bilo koje lokacije i u bilo koje vrijeme. Nadalje, ukoliko je riječ o konsolidovanom izvještavanju na nivou međunarodne grupacije printani izvještaji su odavno postali prahistorija, a konsolidovano izvještavanje je postalo nezamislivo bez izvještaja koji su u elektronskoj formi.

Tableti, pametni telefoni i drugi elektronski uređaji već duže vrijeme su primarni nosioci podataka, kao i pri finansijskom izvještavanju neophodnom za donošenje poslovnih odluka. Na poslovnim sastancima koji se organiziraju u preduzećima, u smislu prezentacije postignutih finansijskih rezultata, veoma rijetko se u suvremenom poslovanju koriste izvještaji u papirnoj formi, prvenstveno jer je takav način izvještavanja postao neefikasan, s obzirom na količine podataka koje je potrebno koristiti za potrebe poslovnog izvještavanja i odlučivanja.

Nažalost, svjedoci smo da pojedine administrativne funkcije u državnim organima ili banke još uvijek koriste papir kao primarni medij za izvještavanje opravdavajući to sa npr. nepostojanjem ili neprimjenjivanjem Zakona o elektronskom potpisu ili drugim proceduralnim pitanjima u ovoj oblasti. Ukidanje pečata i uvođenje elektronskog potpisa, pojednostavljenim rječnikom, znači manje čekanja na šalterima, manje administracije, birokratije, eliminiranje nepotrebnih birokratskih procedura i u konačnici brže dobivanje traženih dokumenata.

Kako za interno finanansijsko izvještavanje nije neophodno utvrđivanje autentičnosti izvještaja npr. primjenom (certificiranog) digitalnog potpisa, to međunarodne korporacije u svom poslovanju mogu koristiti e-Izvještaje i na taj način obezbjediti kvalitetnije izvještavanje na nivou cijele grupacije, kroz standardizaciju i automatizaciju svih poslovnih procesa, a ne samo procesa finansijskog izvještavanja.

Zaključak

Posmatrati izvještajnu funkciju računovodstva isključivo kroz dokumentovanje i kreiranje papirne arhivske građe, u 21. stoljeću, nije efikasan i produktivan način poslovanja.  Donosioci strateških odluka trebaju biti u mogućnosti prepoznati prednosti e-Izvještavanja i blagovremeno izvršiti neophodnu digitalnu transformaciju poslovanja. Ukoliko je digitalna transformacija poslovanja adekvatno izvršena, automatizacijom poslovnih procesa obezbjedit će se pravovoremeno finansijsko izvještavanje, na svim nivoima poslovnog odlučivanja, u međunarodnoj korporaciji.

Obezbjeđenjem adekvatnih e-Izvještaja, u međunarodnoj korporaciji, postiže se kvalitetnije finansijsko upravljanje. Kvalitetnije finansijsko upravljanje, primjenom e-Izvještaja, ima za cilj postizanje ušteda na svim troškovnim mjestima unutar međunarodne korporacije, što omogućava praćenje i nadzor efikasnog korištenja (ne)materijalnih resursa na nivou grupacije.

Printani izvještaji i papir kao forma izvještavanja neće biti moguće ‘trajno’ ukinuti, ali smanjenjem upotrebe papira pri (finansijskom) izvještavanju razvija se ekološka svijest na nivou međunarodne korporacije o značaju racionalnog upravljanja (ne)materijalnim resursima. Na taj način, stvaraju se pretpostavke za racionalnije upravljanje i u drugim poslovnim funkcijama preduzeća, a ne samo u izvještajnoj odnosno računovodstvenoj funkciji.

Ekološki aspekti e-Izvještavanja mogu izgledati gotovo zanemarivi, ali ako se u međunarodnoj korporaciji, kroz računovodstvenu funkciju iniciraju promjene i u ostalim poslovnim funkcijama, a način ekološkog promišljanja postane primaran pri donošenju poslovnih odluka i racionalnom upravljanju (ne)materijalnim resursima, tada na nivou međunarodne grupacije ne samo da će doći do digitalne transformacije poslovanja, nego će primjena e-Izvještaja usloviti kreiranje nove organizacijske kulture koja se zasniva na kontinuiranom unapređenju poslovanja, inovacijama i ‘zelenoj’ ekonomiji.

e-Izvještaje ne treba posmatrati isključivo kao ‘novu’ formu izvještavanja, u međunarodnoj korporaciji, nego prije svega kao sredstvo za cjelovitu promjenu trenutnog načina rada i efikasnije korištenje (ne)materijalnih resursa na nivou svih članica međunarodne grupacije.

[1] Izvor: http://www.efzg.unizg.hr/UserDocsImages/RAC/hpercevic/racunovodstvo/Financijski%20izvje%C5%A1taji.pdf 

lejla-softic

Autor: Lejla Softić, dipl.oec.  –  SoftConsulting s.p. 

Smatra da razvoj karijere bez kontinuiranog ulaganja u osobni razvoj i unapređenje znanja i vještina nije moguće postići u 21. stoljeću. Konstantno usavršavanje i stjecanje novih znanja i vještina podjednako važno, za uspješnu karijeru, koliko je značajno disanje za naš život i zdravlje.

X