Zašto se isplati prelazak na računovodstvo ‘u oblaku’?

Aug 23, 2018 | BLOG BA, Novosti, Računovodstvo |

„Prvi korak prema promjeni je svjesnost; drugi je prihvaćanje.”
- Nathaniel Branden

Promjena trenutnog načina rada i primjena novih IT alata u računovodstvu jedna je od dilema strateških menadžera, finansijskih direktora i računovođa u svakom preduzeću, a naročito u međunarodnoj grupaciji, koja želi  na kvalitetniji način upravljati cjelokupnim finansijskim poslovanjem.

Cost-benefit analiza[1] je metoda ekonomske analize kojom se uspoređuju i vrednuju sve prednosti i svi nedostaci nekog privrednog pothvata ili projekta analizom troškova (cost) i koristi (benefit). Važna je za donošenje ispravne odluke i za korekciju projekata. Ova tehnika sa jedne strane podrazumijeva sagledavanje svih prihoda i koristi investicijskog poduhvata, a sa druge strane svih troškova i gubitaka tog poduhvata. Svi prihodi i koristi odnosno troškovi i gubici moraju biti kvantificirani i svedeni na jednako mjerljivu jedinicu, a to je najčešće novac.

Prelazak na računovodstvo ‘u oblaku’ treba biti, prije svega, finansijska odluka strateškog menadžmenta. Prije donošenja ove finansijske odluke potrebno je izvršiti odgovarajuću ekonomsku analizu troškova i koristi, ali i definirati ciljeve koji se žele postići u narednom periodu primjenom novih IT alata pri finansijskom upravljanju poslovanjem u međunarodnoj grupaciji.

Zašto se isplati prelazak na računovodstvo ‘u oblaku’ za međunarodnu grupaciju? Može izgledati kao jednostavno pitanje na koje se može odgovoriti na slijedeći način: Prelaskom na računovodstvo ‘u oblaku’ dobija se integrisan poslovno-informacioni sistem i centralizirani podaci za planiranje, izvještavanje, analize, a sve opcije softvera mogu se prilagoditi konkretnim zahtjevima međunarodne grupacije, a zatim i veoma lako izvršiti njihovo multipliciranje na sva preduzeća kćerke

Osnovna prednosti integrisanog poslovno-informacionog sistema, na nivou međunarodne grupacije, ogleda se u tome da preduzeća kćerke ‘lakše’ rade u takvom sistemu, ne gube ‘previše’ vremena na administraciju i izvještavanje, a prilagođavanje internim pravilima grupacije ne uzima preduzećima kćerkama dodatne resurse. Isplativost računovodstva ‘u oblaku’ je očigledna, ali to je potrebno i finansijski vrednovati odnosno kvantificirati navedene koristi (benefite). Dok su troškovi korištenja usluga računovodstva ‘u oblaku’ unaprijed poznati, kvantificiranje koristi (benefita) koje se postižu sa prelaskom na računovodstvo ‘u oblaku’ može biti nešto složenije za analizu. Kako izračunati troškove dezintegrisanog poslovno-informacionog sistema? Logično je pitanje koje se može postaviti za potrebe analize prednosti prelaska na računovodstvo ‘u oblaku’ i pri izračunu nedostataka trenutnog (dezintegrisanog) načina rada u međunarodnoj grupaciji.

Računovodstvo je informacijski podsustav jedinstvenog informacijskog sustava poduzeća odnosno međunarodne grupacije s ulogom sveobuhvatnog, sustavnog i trajnog iskazivanja podataka i informacija, na osnovu dokumenata o svim elementima u poslovnim podsustavima i poslovnom sustavu poduzeća odnosno međunarodne grupacije kao cjeline. Informacije koje su rezultat računovodstvenog informacijskog sustava sadržane su u računovodstvenim izvještajima, odnosno obračunima, predračunima i analizama kao njihovim nositeljima koje se predočuju menadžmentu. Dakle, troškovi korištenja dezintegrisanog poslovno-informacionog sistema direktno se mjere stepenom učinkovitosti strateškog menadžmenta, pri donošenju poslovno-finansijskih odluka. Učinkovitije korištenje resursa međunarodne grupacije počinje od trenutka kada se definira način kreiranja informacionih tokova, gdje brži protok finansijskih podataka i informacija unutar međunarodne grupacije znači pravovoremeno donošenje odgovarajućih finansijskih odluka. Krilaticom „Vrijeme je novac“ najjednostavnije se može opisati finansijski značaj integrisanog u odnosu na dezintegrisani  poslovno-informacioni sistem, a prelaskom na računovodstvo ‘u oblaku’ ova krilatica poprima i svoj potpuni smisao, naročito ukoliko se preduzeća kćerke nalaze na lokacijama koje su u različitim vremenskim zonama i u situacijama kada je za potrebe strateškog odlučivanja određena finansijska informacija iz preduzeća kćerke bila potrebna ‘jučer’.

Centralizirani podaci za planiranje, izvještavanje i analize u međunarodnoj grupaciji koja u pravilu ima veliki broj zaposlenika odnosno korisnika softvera, koji su aktivno uključeni u proces kreiranja i razmjene finansijskih podataka i informacija, od posebnog je značaja za finansijsko upravljanje. S obzirom na to da su računovodstvene informacije pohranjene ‘u oblaku’ i da im se može pristupiti bilo kada, članovi tima mogu brzo i učinkovito dovršiti svoj posao gdje god se nalazili. Kada međunarodna grupacija primjenjuje usluge računovodstva ‘u oblaku’ korištenje podataka na više različitih platformi postaje jednostavno, što smanjuje vrijeme provedeno na npr. ručni unos podataka. Da se cjelokupni poslovni tim, a ne samo računovodstvena funkcija unutar međunarodne grupacije, može na kvalitetniji način „povezati“ i administrativno ujediniti dokazuju brojni primjeri iz prakse kada se računovodstvo ‘u oblaku’ primjenjuje prvenstveno kako bi se npr. modernizirala računovodstvena funkcija u međunarodnoj grupaciji, a zatim se pristupa integrisanju prodajne funkcije, sa ciljem optimalnog povezivanja rada svih zaposlenika u preduzećima kćerkama. Na taj način matično preduzeće putem softvera  tj.  računovodstva ‘u oblaku’  centralizira procese i zadržava nadzor nad cijelom korporacijom, a preduzeća kćerke ne troše dodatno vrijeme za npr. pripremu izvještaja, jer je izvještavanje automatizirano.

Ekološki aspekti prelaska na računovodstvo ‘u oblaku’ kao element ekonomske analize ne bi trebali biti zanemareni, kada se posmatra finansijska isplativost promjene trenutnog (dezintegriranog) načina rada u međunarodnoj grupaciji. Na globalnoj razini sve više raste nivo svijesti o potrebi zaštite okoliša, a poznato je da se pri tradicionalnom načinu rada troše velike količine npr. papirne dokumentacije i pri tome kreira značajan otpad, nakon isteka zakonskog perioda čuvanja finansijske dokumentacije. U tom smislu je sve aktuelnija tema i računovodstvo troškova okoliša. Računovodstvo troškova okoliša je sustav računovodstva troškova orijentiranog na tokove koji je baziran na sustavnoj uzročno posljedičnoj analizi. Računovodstvo troškova okoliša doprinosi internom sustavu cijena koje procjenjuje inpute, procese i proizvode njihovim stvarnim troškovima. Također stvara informacijsku bazu u sustavu menadžmenta okoliša koja pomaže prilikom donošenja odluka o planiranju i kontroli materijala i tokova energije. Da bi se to postiglo potrebno je prilagoditi postojeći sustav računovodstva u međunarodnoj grupaciji, a menadžment će pristati na promjene samo ako su koristi takvih dodatnih informacija veće od njihovih troškova. Primjena računovodstva ‘u oblaku’ i prednosti digitalne dokumentacije direktno utiču na troškove pojedinih inputa i procesa u međunarodnoj grupaciji. Digitalizacija poslovanja u administrativno-finansijskoj funkciji omogućava da se sniženje troškova okoliša iz ovih procesa proširi na upravljanje i promjenu, sa ciljem smanjenja troškova okoliša, u svim ostalim procesima (proizvodnja, nabava, prodaja, marketing itd.) odnosno na nivou međunarodne grupacije kao jedinstvene poslovne cjeline.

SoftConsulting sp Tuzla je prije 8 godina započeo sa realizacijom misije pružanja suvremenog poslovnog savjetovanja primjenom IT alata i na taj način se na BH tržištu pozicionirao kao prva virtualna kancelarija za poslovno savjetovanje.

Prigodnim poklonima SoftConsulting nagrađuje Vaše ukazano povjerenje u proteklom periodu,

Ostavljanjem svojih podataka, ispunjavanjem obrazca dobijate dva e-Priručnika!

lejla-softic

Autor: Lejla Softić, dipl.oec.  –  SoftConsulting s.p. 

Smatra da razvoj karijere bez kontinuiranog ulaganja u osobni razvoj i unapređenje znanja i vještina nije moguće postići u 21. stoljeću. Konstantno usavršavanje i stjecanje novih znanja i vještina podjednako važno, za uspješnu karijeru, koliko je značajno disanje za naš život i zdravlje.

X