Implementacija i koraci

Mar 13, 2019 | BLOG BA, Novosti

Statistike kažu da skoro 60% ERP implementacija ne uspijeva ili uspije djelimično. Zašto je to tako i kako pobijediti statistiku? Šta svaka kompanija može da uradi kako bi minimizovala rizik neuspješne implementacije? Da li očekivati neku magiju ili postoje realne i dostupne stvari koje se mogu uraditi?

Pravi koraci do dobre implementacije

Softver je onoliko dobar koliko se dobro implementira, staro je pravilo. Zbog toga je veoma važno ovom prvom koraku posvetiti dužnu pažnju.

Definišite uspjeh!

Ovo zvuči jednostavno, ali zapravo zahtjeva određeni napor i trud. Ako nemate jasan plan kuda idete velika je vjerovatnoća da nigdje nećete ni stići. Prečesto se dešava da kompanije imaju samo blijedu predstavu šta žele da postignu implementacijom ERP-a.

Uopšteno govoreći, ERP sistemi mogu pomoći povećanju prihoda, produktivnosti, efikasnosti i smanjenju troškova. Sve ovo mogu biti poželjni ciljevi, ali potrebno je uložiti napor i trud kako bi se tačno odredilo kako će ERP sistem riješiti Vaše eventualne probleme i omogućiti Vam da ostvarite ove ciljeve.

Identifikujte ciljeve i postavite prioritete

Činjenica je da se svi problemi mogu riješiti sa dovoljno novca i vremena. U praksi, često, nema dovoljno ni novca ni vremena da se riješe svi problemi. Zbog toga je veoma važno postaviti jasne prioritete!

Naravno, kako biste postavili prioritete potrebno je prvo da ustanovite koji su ciljevi implementacije i koje probleme rješavate. Ciljevi moraju biti SMART kako se danas često čuje, a to u prevodu znači:

  • Specific – specifični
  • Measurable – mjerljivi
  • Achievable – dostižni
  • Relevant – značajni
  • Time based – oročeni

Ako ne zadovoljavaju bilo koji od ovih kriterijuma, vjerovatno će biti nejasni i teško sprovodljivi u toku implementacije.

Izbjegnite pretjerana prilagođavanja ERP-a

Uz vrlo malo izuzetaka, pretjerano prilagođavanje ERP sistema je loša ideja. Zašto? Pretjerana prilagođavanja povećavaju troškove implementacije zbog toga što zahtjevaju dodatno programiranje za ispunjavanje specifičnih zahtjeva i produžavaju rok za završetak implementacije (najčešće). Zatim, pretjerana prilagođavanja povećavaju troškove kasnijeg održavanja i tehničke podrške zato što to više nije ERP koji ste kupili od proizvođača – to je sada VAŠA VERZIJA ERP-a! A to ima cijenu.

Dodatno, sve kasnije nadogradnje moraju uzeti u obzir prilagođavanja i promjene koje su pravljene specijalno za Vas. To također, ima cijenu koje je viša tokom korištenja sistema.

Ako izaberete adekvatno rješenje vjerovatno nećete morati mnogo da prilagođavate ERP svojim potrebama. Zato je izbor od izuzetne važnosti!

Pripremite se za promjenu

Čak i kada je promjena dobra, ona je stresna. I zbog toga je važno pripremiti se za promjenu. Što se više pripremite (zaposlene, rukovodioce, partnere i sl….) lakše će biti kasnije. Dobra i jasna komunikacija je ključ uspjeha u ovom djelu. Važno je da svi razumiju šta se mijenja, kako se mijenja i šta su očekivanja organizacije od promjene. Otvorene diskusije, iznošenje potencijalnih problema i razmatranje svih primjedbi vode transparentnosti cijelog procesa i pomažu kasnijoj implementaciji.

Priprema podrazumijeva i pripremu edukacije korisnika novog sistema, upoznavanje sa sistemom, razrješavanje dilema i sl. Dobra priprema štedi dosta vremena u toku implementacije. Loša ili nikakva priprema, sa druge strane, vodi do neuspješne implementacije.

Obezbjedite podršku menadžmenta

Podrška menadžmenta i tokom izbora i tokom implementacije je ključna za uspjeh cijelog projekta ERP implementacije. Menadžment je odgovoran za kreiranje vizije uspjeha, motivaciju projektnog tima, obezbjeđivanje neophodnih resursa i donošenje ključnih odluka. ERP implementacije bez aktivne podrške menadžmenta mogu vrlo lako propasti. Bez vidljive podrške menadžmenta veći je i otpor zaposlenih u korištenju novog sistema. To je i logično jer zaposleni imaju primarni posao koji rade svakodnevno, a ERP implementacija je nešto što ih u tome „ometa“ – ili je to bar najčešći izgovor. Zbog toga je važno da menadžment aktivno učestvuje u implementaciji.

Bez podrške menadžmenta ERP implementacije vjerovatno neće obuhvatiti strateške potrebe kompanije ni u trenutku implementacije ni u budućnosti. Zatim će često nedostajati resursa (prije svega ljudskih), aktivnosti i posvećenosti implementaciji, a nerjetko će rok za implementaciju biti probijen.

Zato je važno da se pronađe način na koji menadžment može doprinjeti i aktivno učestvovati (u skladu sa mogućnostima – a one se moraju stvoriti) u projektu ERP implementacije.

U budžet uključite i novac i LJUDE!

Naknade za licence, implementacija i održavanje su samo dio stvarnih troškova ERP sistema. Svakako je važno da se budžetiraju ovi troškovi, ali je često mnogo teže za kompanije da u budžet uključe i ne-finansijske troškove kao što su vrijeme i ljudi neophodni za uspjeh.

Ljudi su vjerovatno najvažniji i najograničeniji resurs u svakom procesu implementacije. Uspjeh apsolutno zavisi od angažovanja ljudi iz svakog odjeljenja kompanije. Rezultati će zavisiti od znanja i iskustva ljudi, kao i njihovog vremena, odnosno količine vremena, koju posvete implementaciji.

Zbog toga je važno identifikovati najbolje ljude i dati im ovlaštenja da u svom domenu rade na implementaciji sistema. Dodatno, za te ljude je važno naći i adekvatne „rezerve“ koje će uskakati i završavati redovan posao dok su ključni ljudi angažovani na implementaciji ERP-a.

Dodatno, važno je odabrati i vođu projekta koji će obezbjediti da se ove stvari odvijaju u skladu sa dogovorenim rokovima. To se često zaboravi!

Uspjeh je jednostavna stvar

Uspjeh ERP implementacije će biti rezultat izbora adekvatnog poslovnog rešenja, izbora pravih ljudi, iskustva implementacionog tima i donošenja odluka zasnovanih na pravim informacijama u pravom trenutku. Što dublje zaronite u projekat implementacije više ćete pitanja postavljati. Posljedično ostvarićete bolji rezultat i izbjeći statistiku sa početka teksta!

Kakva su vaša iskustva?

X