,

Prednosti primjene digitalnog workflowa za CFO

20 apr 2021

U finansijskoj funkciji postoje brojni zadaci koji se svakodnevno ili periodično izvršavaju, kao niz repetitivnih (ponavljajućih) operativnih postupaka. Ukoliko CFO želi imati adekvatnu kontrolu izvršenja ovih zadataka može koristiti prednosti digitalnih alata, koji su specijalno kreirani za praćenje radnih procesa tzv. workflow. Osnovna prednost primjene workflowa je mogućnosti analize i optimizacije poslovnih procesa zasnovanih na podacima iz svakodnevnog rada. Učinkoviti poslovni procesi cilj su svakog preduzeća, a CFO primjenom digitalnog workflowa ima mogućnost provjeriti da li se sve aktivnosti odvijaju u skladu sa definisanim procesima u finansijskoj funkciji i/ili preduzeću kao cjelini.

Šta je workflow diagram?

Dijagram toka (engl. Workflow diagram) je grafički pregled poslovnih procesa, koji koristi standardizirane simbole i oblike za prikazivanje toka rada ‘korak po korak’ odnosno prikazuje kako se poslovni proces izvršava od početka do kraja, ko je odgovoran za rad i u kojem trenutku izvršavanja poslovnog procesa. Koristan je kako bi se zaposlenicima pomoglo da razumiju njihove uloge i redoslijed kojima se rad izvršava, te za stvaranje više jedinstva unutar različitih odjela i preduzeću kao cjelini. Općenito se koristi za: analizu i poboljšanje procesa, upute za postupak, te praćenje i upravljanje.

Digitalni workflow za učinkovito finansijsko upravljanje

Pojedini poslovni procesi u finansijskoj funkciji, bez obzira što se možda radi i o automatiziranim postupcima koje je naizgled ‘jednostavno’ pokrenuti, mogu istovremeno biti i izuzetno radno intenzivni. Ukoliko se u finansijskoj funkciji koristi digitalni workflow poboljšava se produktivnost i bolje se upravlja vremenskim i drugim resursima u preduzeću. Ovo je naročito važno za preduzeća koja primjenjuju decentralizovano finansijsko upravljanje, sa ciljem jedinstvenog postupanja u svim organizacionim jedinicama i uspješnu realizaciju terminskog plana za pojedine operativne aktivnosti.

Primjenom digitalnog workflowa CFO ima mogućnost da:

– efikasno upravlja svim procesima u finansijskoj funkciji

– pojednostavi i sistematizuje izvršavanje (repetitivnih) zadataka

– delegira izvršavanje zadataka i prati napredak pojedinih zaposlenika

– otkloni nepotrebne postupke i aktivnosti koje su se s vremenom izmjenile

– prati i/ili spriječi mogućnost nastanka eventualnih finansijskih i operativnih grešaka.

Sistematizacija rutinskih finansijskih zadataka veoma je važna za unapređenje poslovanja preduzeća. Racionalizacija tokova rada u finansijskog funkciji, primjenom digitalnog workflowa, jedan je od primarnih ciljeva CFO pri učinkovitom finansijskom upravljanju.

Kako kreirati workflow?

Kreiranje ‘prvog’ workflowa za potrebe učinkovitog izvršavanja poslovnih procesa u finansijkoj funkciji može biti izazovan zadatak za CFO, ali to istovremeno omogućava i transparentnije finansijsko upravljanje. Za kreiranje workflowa potrebno je:

  • utvrditi ciljeve za provedbu toka rada u finansijskoj funkciji
  • definirati ‘korak po korak’ sve aktivnosti neophodne za izvršavanje procesa, identificirati nosioce aktivnosti i njihove uloge u toku procesa
  • testirati definirani proces rada, utvrditi uspješnost postizanja ciljeva, otkloniti eventualne propuste i izvršiti prilagodbe u procesu rada
  • implementirati planirane procese i izvršiti obuku zaposlenika za (nove) procese rada
  • nadgledati izvršenje i optimizirati poslovne procese.

Prednosti automatizacije tokova rada u finansijskoj funkciji

Automatizacija tokova rada ima direktan uticaj na učinkovitost i tačnost finansijskih procesa, uklanja prepreke pri finansijskom upravljanju i postizanju visokih performansi. Odobrenje proračuna (budžeta), naplata potraživanja, zahtjevi i troškovi nabavke, usklađivanje računa i bilo koji drugi finansijski proces može se automatizirati, čime se osigurava dosljednost i usklađenost pri njihovom izvršavanju.

Tok rada je jednostavno proces kroz koji prolazi zadatak od inicijacije do završetka. Na primjer knjiženje troškova, za koje je potrebno odobrenje CFO prije plaćanja, može izgledati kao ‘jednostavan’ zadatak. Ovaj zadatak može se izvršiti u nekoliko koraka, od dobijanja računa do konačnog odobrenja plaćanja, i to u nekoliko slijedećih koraka:

  • zaprimiti račun (trošak) za plaćanje
  • skenirati račun za potrebe digitalne arhive i upravljanja dokumentima
  • skenirani račun proslijediti CFO na odobravanje plaćanja
  • dobiti odobrenje za plaćanje računa
  • izvršiti plaćanje i knjiženje računa (troška).

U situaciji kada nije precizno definiran proces plaćanja računa (troška), za koji je potrebno dobiti odobrenje CFO, izostanak provođenja jednog operativnog koraka tj. dobijanja odobrenja, uslijed npr. nepoznavanja operativnih postupaka od strane ‘novih’ zaposlenika, može rezultirati značajnom finansijskom štetom ili neracionalnim upravljanjem finansijskim resursima. Preciznim definiranjem svih radnih tokova u finansijskoj funkciji i njihovom automatizacijom postiže se veća finansijska disciplina u preduzeću i odgovornije upravljanje finansijskim resursima, u okviru planiranog proračuna (budžeta).

Zaključak

Definiranje tokova rada od vitalnog je značaja za učinkovitost finansijske funkcije i poslovanje preduzeća. Kontinuirano optimiziranje trenutnih tokova rada u finansijskoj funkciji je veoma važno, a CFO treba pravovremeno prepoznati nepotrebne korake u trenutnim tokovima rada, kako bi se izvršilo optimiziranje poslovnih procesa. Digitalni workflow omogućava da CFO ‘lakše’ prepozna problematična mjesta u trenutnom toku rada i izvrši optimiziranje trenutnih poslovnih procesa u finansijskoj funkciji.

Automatizacija toka rada treba olakšati izvršavanje poslovnih procesa u finansijskoj funkciji i omogućiti prepoznavanje ostalih područja rada koja se mogu automatizirati kako bi se povećala učinkovitost. Prednosti automatizacije toka rada u finansijskoj funkciji su: lakše prepoznavanje operativnih ‘uskih grla’, zadovoljstvo zaposlenika jer se eliminira potreba za izvršavanjem potencijalno dosadnih i ponavljajućih zadataka, bolja unutarnja i vanjska komunikacija, više odgovornosti za to ko je za što odgovoran u preduzeću, ušteda troškova, skalabilnost – jer se automatizacija toka rada može mijenjati i dodavati po potrebi i učinkovitije upravljanje zadacima, putem softverskih alata za automatizaciju toka rada.

Ne propustite poduzetničke vijesti i savjete

Ukoliko biste željeli mjesečno na svoj mail primati koristan sadržaj napisan iz svakodnevnih situacija vašeg poslovanja i iskustva, zabilježite to u obrascu.

X