, ,

Prednosti e-Dokumenata za računovodstvo ‘u oblaku’

4 jan 2021

Brojne su prednosti primjene e-Računa i ostalih e-Dokumenata za uspješno poslovanje preduzeća. Primjena računovodstva ‘u oblaku’ podrazumijeva i korištenje e-Dokumenata, čime se postiže jednostavnije i efikasnije upravljanje svim poslovnim procesima u preduzeću. Upotrebom e-Dokumenata istovremeno se evidentiraju poslovne promjene u računovodstvenoj evidenciji preduzeća, što omogućava kvalitetnije upravljanje finansijskom, materijalnom, kao i nematerijalnom imovinom preduzeća, što e-Dokumenti suštinski i jesu.

Šta je elektronski dokument?

Elektronski dokument (e-Dokument) je bilo koji elektronski medijski sadržaj (osim softverskih programa i sistemskih datoteka) koji je namijenjen korištenju u elektronskom ili pisanom obliku. Izvorno su se svi (računalni) podaci uvijek ispisivali na papir, a razvoj digitalnih tehnologija učinilo je razmjenu elektronskih dokumenata mnogo prikladnijom od papirnih dokumenata, jer je omogućen pregled dokumenata na ekranu, te ušteda papira i prostora za pohranu ispisanih kopija dokumenata. Elektronskom dokumentu ne može se osporiti punovažnost samo zato jer je u elektronskom  obliku i ima istu valjanost kao i papirni dokument, ukoliko je sačinjen na odgovarajući način.

Upravljanje dokumentima i računovodstvo ‘u oblaku’

Izvorni dokumenti sastavni su dio računovodstvenog postupka. Prikupljanje i upravljanje izvornim dokumentima, bez obzira da li se radi o računovodstvenoj funkciji unutar preduzeća ili kada se koriste outsourcing usluge računovodstvenog servisa, može biti izuzetno izazovan poduhvat. Zbog kompleksnosti procesa prikupljanja izvornih dokumenata, u preduzeću se može neadekvatno upravljati sa dokumentima koji su predmet obrade u računovodstvenom sistemu.

Digitalizacija izvornih dokumenata, primjenom računovodstva ‘u oblaku’,  jednostavno znači prijenos ili rad sa dokumentima u digitalnom formatu. Digitalizacijom procesa prikupljanja izvornih dokumenata preduzeće može jednostavnije organizirati, pohraniti i obraditi sve izvorne dokumente. Osnovne prednosti digitalizacije su: smanjena upotreba dokumenata u papirnoj formi, mogućnost prenamjene prostora za pohranu dokumentacije, relativno ‘laka’ dostupnost dokumentacije uz uvažavanje sigurnosnih IT mjera i centralizirano spremište digitalnih dokumenata ‘u oblaku’. Digitalizacijom poslovanja u preduzeću se proaktivno upravlja procesom prikupljanja i obrade izvornih dokumenata, njihovim arhiviranjem, te naknadnim pregledom i korištenjem dokumenata za potrebe analize poslovnih procesa ili druge namjene. Na taj način, postiže se racionalizacija cjelokupnog poslovanja preduzeća, a ne samo računovodstvene funkcije u preduzeću. Digitalizacijom procesa prikupljanja izvornih dokumenata u cjelokupnom preduzeću, a ne samo u računovodstvenoj funkciji, postižu se uštede vremenskih resursa pri obradi i unosu podataka, te pronalaženju i upravljanju cjelokupnom poslovnom dokumentacijom.

Zašto primjena računovodstva ‘u oblaku’ olakšava upravljanje dokumentima?

Možda se u preduzeću već koristi neki od softvera za upravljanje dokumentima i finansijski menadžeri mogu imati dilemu: Zašto koristiti računovodstvo ‘u oblaku’ za razmjenu e-Dokumenata?

Izvorni dokumenti veoma su važni za poboljšanje kvalitete računovodstvenih podataka. Pri računovodstvenom evidentiranju finansijskih transakcija, većina računovođa će osim knjiženja stavki sa bankovnog izvoda, osigurati da se svaka transakcija provjeri i sa izvornim dokumentom. Raspoloživost izvornih dokumenata u elektronskom obliku ne samo da će postupak knjiženja učiniti bržim, lakšim i preciznijim, već će također pomoći u prikupljanju ‘čistih’ podataka koji se zatim mogu koristiti za potrebe detaljne poslovne analize finansijskog poslovanja preduzeća. Objedinjavanjem cjelokupne finansijske dokumentacije, primjenom računovodstva ‘u oblaku’, postiže se centralizirano prikupljanje i obrada finansijskih transakcija u preduzeću. Ovaj način centralizacije prikupljanja, evidentiranja podataka i pohrane izvorne dokumentacije znatno je fleksibilniji, nego u slučaju konvencionalnog računovodstva, jer su sva dokumenta istovremeno dostupna i za potrebe rada sa udaljenih lokacija odnosno decentraliziranog poslovanja preduzeća.

U slučaju kada se koristi jedan softver za upravljanje dokumentima ‘u oblaku’, a drugi softver za računovodstvo,  potrebno je da stručnjaci iz računovodstvene funkcije, u ili izvan preduzeća, imaju pristup i poznaju više od jednog softvera, ali i da vrše dodatnu razmjenu e-Dokumenata između 2 različita softvera, što samo upravljanje dokumentima čini neefikasnim, jer postoji mogućnost gubitka vremenskih i drugih resursa (npr. dokumenta). Na taj način ne postiže se integralno upravljanje dokumentacijim u računovodstvenoj funkciji preduzeća, koja treba biti nadležna i za njeno arhiviranje.

Kako računovođe mogu prepoznati koristi e-Dokumenata?

Iako se obično govori o prednostima računovodstva ‘u oblaku’ za uspješno finansijsko upravljanje, cilj ovog teksta i poglavlja je sagledati korisnost primjene e-Dokumenata za računovodstvenu funkciju u preduzeću ili pri suradnji računovodstvenog servisa i klijenata primjenom računovodstva ‘u oblaku’.

Primarna korist e-Dokumenata za računovođe, primjenom računovodstva ‘u oblaku’, je zaštita od katastrofa i ublažavanje drugih sličnih posljedica koje mogu nastati kao rezultat nepredvidivih rizika. Jedan od takvih nepredvidivih rizika je i aktualna pandemija, tokom koje je kao ‘novo’ normalano poslovanje postalo i poslovanje ‘u oblaku’. Računovodstvo ‘u oblaku’ jedan je od aspekata virtualnog poslovanja. Svi iz računovodstvene branše, koji su imali prethodno iskustvo i koristili prednosti računovodstva ‘u oblaku’, mogli su tokom pandemije nesmetano nastaviti sa razmjenom e-Dokumenata u preduzeću ili pri suradnji sa klijentima. U uvjetima prije pandemije, opisivati koristi e-Dokumenata i računovodstva ‘u oblaku’ za slučaj nepredviđenih okolnosti činilo se kao imaginarna situacija. Međutim, samo jedna vanjska okolnost na koju preduzeće nema uticaj, kao što je to aktualna pandemija, može u znatnoj mjeri zakomplicirati konvencionalni način poslovanja, koji još uvijek primjenjuje veliki broj domicilnih preduzeća. Stoga računovođe ne treba da čekaju pojavu vanjskih faktora uticaja kako bi prepoznali koristi e-Dokumenata i računovodstva ‘u oblaku’, nego je potrebno proaktivno upravljati digitalnom transformacijom poslovanja i iz aktualne pandemije izvući pouku za buduće bespapirno poslovanje preduzeća.

Zaključak

Digitalizacija poslovanja primjenom e-Dokumenata i računovodstva ‘u oblaku’ zahtijeva agilan i proaktivan pristup upravljanju promjenama u preduzeću.

Posjedovanje digitalnog i centraliziranog sistema za upravljanje e-Dokumentima, primjenom računovodstva ‘u oblaku’, omogućava preduzeću dugotrajniju stabilnost poslovanja u (ne)predviđenim okolnostima.

Ne propustite poduzetničke vijesti i savjete

Ukoliko biste željeli mjesečno na svoj mail primati koristan sadržaj napisan iz svakodnevnih situacija vašeg poslovanja i iskustva, zabilježite to u obrascu.

X