Planiranje i budžetiranje – 8 ključnih koraka

Umjesto da se unaprijed brinemo, bolje je da unaprijed razmišljamo i planiramo.

Poduzetnici obično nemaju izražene vještine planiranja odnosno većinu poslovnih odluka donose neplanski (intuitivno) tj. po ukazanoj poslovnoj šansi ili prepoznatoj tržišnoj prilici. Intuitivni način donošenja finansijskih i drugih odluka nije karakteristično za menadžment. Jedna od osnovnih funkcija menadžmenta je planiranje. Finansijsko planiranje tj. budžetiranje i kontrola budžeta stoga treba biti prepuštena finansijskim menadžerima u poslovnoj organizaciji.

Strateško planiranje[1] je osobina kreativnog predviđanja problema i pronalaženja rješenja za te probleme, a koji se mogu pojaviti na putu do ostvarenja nekog strateškog cilja, tj. cilja o kojem ovisi opstanak sustava u realnom okruženju. Pri planiranju je potrebno jednako dobro poznavati okruženje i veze s okruženjem, kao i sam sustav.

Budžetiranje[2] u užem smislu izjednačava se sa računovodstvenim planiranjem, a u širem smislu sa računovodstvenim planiranjem i kontrolom, te kao takvo ono je u nadležnosti računovodstva odgovornosti.

8 ključnih koraka

1. Kreirati strateški, taktički i operativni plan poslovanja

Svaka poslovna organizacija, bez obzira na veličinu, treba da ima strateški, taktički i operativni plan poslovanja u formalnom obliku. Strateške ciljeve treba da odredi strateški menadžment. Ukoliko strateški menadžment nije fokusiran na uspješnu realizaciju poslovnih ciljeva, tada niti poslovna organizacija neće pronaći adekvatan pravac i potrebnu dinamiku za realizaciju planiranih prihoda.

2. Utvrditi godišnji budžet

Budžet predstavlja vrijednosni izraz planiranih aktivnosti menadžmenta za određeno buduće razdoblje, te pomaže u koordinaciji i provedbi plana. Budžetiranje je temelj poslovnog planiranja i menadžerske kontrole čiji je zadatak sve aktivnosti poduzeća postaviti kao vrijednosne ciljeve. Temeljni je dio poslovnog plana. Izuzetak je kapitalni budžet koji se izrađuje za razdoblje od više godina, a odnosi se na planiranje i kontrolu investicija u dugotrajnu imovinu i kontrolu njihovih učinaka.

3. Mjesečno vršiti kontrolu budžeta

Kontrola budžeta je usporedba planiranih i ostvarenih rezultata u poslovnom procesu, a poduzima se kako bi se po potrebi izvršile korekcije u finansijskim aktivnostima preduzeća. Uslijed  zanemarenosti aktivnosti planiranja, nije moguće izvršiti kontrolu ostvarenih rezultata i ukazati na pozitivna ili negativna odstupanja od planiranog.

4. Poduzimati potrebne korektivne mjere

Za poduzimanje eventualnih korektivnih mjera poslovna organizacija treba imati definisane odgovarajuće finansijske parametre i to minimalno na mjesečnom nivou, a zatim i određenu ažurnost obrade finansijskih transakcija unutar obračunskog perioda.

5. Proaktivno upravljati finansijskim i operativnim rizicima poslovanja

Proaktivno upravljanje podrazumijeva preuzimanje odgovornosti za poslovne aktivnosti u skladu sa planiranim poslovnim ciljevima. Proaktivno upravljanje finansijskim i operativnim rizicima poslovanja omogućava kvalitetno predviđanje okolnosti koje bi se mogle dogoditi tokom realizacije plana (budžeta), te planiranje aktivnosti za slučaj da se iste zaista i dogode.

6. Pravovremeno investirati u razvoj poslovanja

Za razvoj poslovanja potrebno je istražiti tržište i načine zadovoljavanja potreba od strane krajnjih korisnika produkata ili usluga,  utvrditi korisnosti produkata ili usluga, ali kako to očekuju i doživljavaju krajnji korisnici, te promovirati vrijednosti konkretnog brenda riječima i djelima krajnjih korisnika produkata ili usluga. Pravovremeno investiranje u razvoj poslovanja započinje sa investiranjem u istraživanje tržišta.

7. Kontinuirano ulagati u modernizaciju i automatizaciju (finansijskog) poslovanja

Moderni kontroling sve više “zavisi” od suvremenih tehnologija: IT alata, baza podataka tvz. Big data, ali i stručnih kadrova koji na adekavatan način znaju postupati sa velikom količinom prikupljenih podataka, te posjeduju visok stupanj znanja i iskustva u analizi, simulaciji i pronalasku poslovnih povezanosti.

8. Kvalitet kao prioritet u poslovnom planiranju i budžetiranju

Poduzeće se ne može smatrati izvrsnim ako stvara proizvode ili usluge neodgovarajuće razine kvalitete. Sama kvaliteta zaposlenika nije jamac izvrsnosti. Isto tako, proizvod ili usluga koji su se smatrali izvrsnima to sutra možda neće biti ako se poduzeće ne prilagođava očekivanjima kupaca. Izvrsnost je stoga permanentna težnja ka boljemu koju treba sagledavati kao proces integriranoga, interaktivnoga i neprekidnoga unaprjeđenja poslovanja ( planiranja i budžetiranja).

Zaključak

Prezentiranih 8 koraka može izgledati kao jednostavan zadatak. Za realizaciju svakog od 8 koraka, ali i za realizaciju cjelokupno opisanog procesa planiranja i budžetiranja, kroz prezentirani model od 8 koraka, potreban je tim stručnjaka. Minimalan tim stručnjaka je strateški menadžer i finansijski menadžer, a optimalan tim stručnjaka uključuje i marketing menadžera odnosno prodajnog menadžera. Stoga poduzetnici i strateški menadžeri treba da budu svjesni činjenice da intuitivno vođenje poslovanja ne može biti dugoročno (trajno) poslovno opredjeljenje.

Razvoj poslovanja zasnovan na planskom pristupu i budžetiranju treba biti primarni način upravljanja poslovanjem, u 21. stoljeću, u svim poslovnim organizacijama i to bez obzira na njihovu veličinu. Mikro i mali privredni subjekti (poduzetnici) za nedostajuće kadrove u vlastitom timu mogu koristiti usluge vanjskih suradnika –  konsultanata iz oblasti finansija i marketinga.

^{[1] Izvor: Strateško planiranje ↩
[2] Izvor: Računovodstveno planiranje (budžetiranje) i kontrola troškova po segmentima preduzeća ↩}